經理會議大綱

一、經理會議的基本特點

１。經理會議就是具有經理身份的人研究和決定企業經營管理事宜的會議。

２。落實董事會已確定的企業目標和方針，並通過具體的管理經營活動體現出來。

３。經理會議受董事會議的控制，在不違背董事會所確定的目標和原則的前提下，有權決定和處理企業管理經營活動中所遇到的一切問題。

４。一般由負責全面工作的經理以例會的形式召集。也可由任何一名經理或部門領導提議召開，研究決定公司的重要決策、工作部署、上報文件等重要工作。

二、需要注意的問題

與部門會議不同，經理會議的參加者是各個部門的經理，會議的內容往往是討論、研究企業在經營管理方面的事務，是比部門會議高一個層次的會議，因此，提高經理會議的效率就更為重要。實際上，在前面“如何提高部門會議的效率”中提到的一些問題，如：會議時間的選擇，會議衝突的化解等同樣適用於提高經理會議的效率。當然，會議的參加者不同，會議的內容不同，提高會議效率的方法也就不同。

會前

會議的坐次：圓桌會議是解決問題並能讓所有人享有均等與會權利的最佳方式。所以，如果有可能，可以考慮採用圓桌方式。

如果參加會議的人較多（約9人～20人），可以使用u字形桌，這樣最方便與會者溝通。 對於不得不使用長方形桌開會的人而言，主席最好坐在較長一邊中間的位置。這樣使得主席能接觸到較多的人，也可使討論重心集中。要巧妙地控制“好發言者”的説話時間，可讓他們坐在主席兩側。讓他們有較少的機會直視主席，可以減少其發言時間，增加其他人的發言機會。主席也有機會多注意其他發言者。

２。開場白的準備

好的開場白可以使會議很快步入軌道，是會議成功的基石。所以會議主席應在開會之前準備一個好的開場白。經理會議通常要就某些問題進行討論，開場白應點明主題，主席可以根據下面的小知識來檢查自己所設計的開場白。

３。主席的開場白

（１）清楚地將問題、討論的目的與步驟向與會者陳述。

（２）為與會者提供下列資料。a．問題產生的背景因素；b．目前的情況；c.一般所認為的起因；d．問題若無法解決則可能產生的後遺症；

（３）尋求應對之策的難處。a．問題所觸及的範圍；b．已知的難處；c．應對之策所應符合的標準（金錢、時間、資源、政策等）。

（４）指定會議記錄人。

（５）徵求對議程安排的相關意見，使與會者對會議進程無異議。

４。會議議程設計

好的會議議程設計有助於討論上軌道，也就是能在預定的時間內討論相關議案細節。同時，好的議程設計可以避免討論離題，系統地幫助與會者一步步達到目標。

設計安排會議程首先要明確此次會議有多少個議題。如果是多個議題，要明確議題之間的相互關係，每個議題準備通過哪幾個議程來實現；各議題在議程安排上是否有交叉重疊；各議程之間的轉換和銜接等。

總之，主席在開會之前，應做好會議的議程設計，並在開會之初向與會者闡明，徵求與會者意見，使與會者對會議議程無異議。

會中

除了在部門會議中提到的“扮黑臉”者的重要性及意見衝突的化解外，在經理會議中還應注意以下幾點。

１。發言時間的分配

研究表明，造成小型會議溝通不良的關鍵，在於時間分配不當。相反，效率較高的會議在時間分配上也較為均衡。

由於經理會議是由各個部門的經理參加，人數相對來説不是很多，所以下面給出一個理想的6人會議的發言時間分配比例，以供參考。

主席——25％；

會議記錄員——15％；

v成員甲——15％；

成員乙——15％；

成員丙——15％；

成員丁——15％。

２。會議進度的掌握

會議進度的掌握，向來被認為是主席的重大責任。如果會議進度掌握不好，則會議很難達到其預定目標，會議也就很難起到其應有的作用。如何有效地控制會議的進度呢？

（１）控制發言時間。

有太多的“饒舌者”可能會使討論超過預定時間。這些人話雖多，內容卻可能無關緊要或無重點。主席應觀察哪些人有這種毛病，在請其發言時，要求儘可能簡短扼要。

發言者如重複已經説過的話，主席適當提醒或制止，因為時間控制不當，會降低會議效率。

（２）在會中儘量減少與議題無關的爭辯與討論。

（３）可以採取有聲互動法和無聲互動法控制會議進程。

有聲互動法：

某些暗示性的話語或聲調，可以鼓勵發言者繼續發言或暗示其該閉嘴了。通常面帶微笑地説：“嗯”、“對！我瞭解”、“不錯！繼續講”都是對發言者的正面迴應。相反，如果面無表情地搖頭，或是説：“哦！是這樣嗎？”就暗示發言者應該停下來，思考一下其論點。以上這些暗示性的話可以幫助主席巧妙地控制與會者的發言時間及內容。

無聲互動法：

無聲互動也是掌握會議進程的一種方法。主要包括：點頭、轉移視線、微笑、以目光暗示“繼續講”或“該閉嘴了”。

其他肢體動作有：以手敲桌，暗示“説得好！”或“然後呢？” 而改變坐姿或蹺腿則可用以暗示“快失去耐心了”以及感到挫折。

適度地運用無聲暗示法，對會議控制有顯著的功效。

３。結束會議

許多會議常常超過原定的結束時間，而在與會者不得不離席的情況下，才草草結束，這實際上降低了會議的效率。因此，我們應注意以下幾點：

（１）預留出足夠的時間做結語。

一般來説，1小時的會議結語時間約為5分鐘～7分鐘，用以歸納總結以達成的共識及哪些議題可以留待下次討論。之所以結語時間很重要，是要避免與會者忘記已討論的事項，使會議前功盡棄。

（２）準時結束會議。

如果每次主席都能準時結束會議，久而久之，與會者自然能在預定時間內完成討論的議案。