祕書與上司的注意事項

祕書崗位是與領導崗位相伴生的，有了上司才有祕書的存在，那麼着兩者相處時有哪些注意事項?下面本站小編給大家介紹關於祕書與上司的注意事項，希望對您有所幫助。

祕書與上司的注意事項

1.祕書要服從領導，認真領會領導意圖，圓滿完成領導交辦的各項工作。

2.尊重體諒領導，虛心接受領導批評，受到誤解不在人前辯駁，如有必要，可找合適的機會解釋。

3.維護領導的威信，不在背後議論領導，給領導提意見和建議一定注意場合與時機。

4.領導工作中出現失誤，祕書要積極採取措施彌補和消除影響。

5.善於總結領導的活動規律，在工作上與領導步調一致，為領導提供高效率的服務。

6.加強與領導思想上的溝通和交流，建立起祕書與領導相互信任的和諧關係。

7.不假借領導的名義以權謀私，損害領導的名譽。

8.加強自身修養，樹立服務意識，提高工作能力，當好領導的參謀和助手。

祕書的職業特徵

【(一)祕書的職業特徵】

服務的直接性和穩定性

知識化和專業化

年輕化和女性化

【(二)祕書日益成為現代社會急需的軟人才】

祕書是"軟人才"中的代表之一。

祕書的職業通道很長，中國加入WTO，為祕書提供了更加無限廣闊的發展空間。

工作性質

【(一)祕書的根本性質——輔助性】

輔助性是祕書部門天生的屬性

輔助性是領導工作對祕書工作的必然要求

輔助性是由祕書部門在管理體系中的地位所決定的

【(二)祕書工作的特徵】

與其他具有輔助性職能的工作相比，祕書工作具有以下的特徵：

1、中介性

祕書部門的這種中介性特徵一方面決定了祕書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用，另一方面也決定了祕書工作是非獨立性的輔助工作。

2、直接性

祕書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上

3、全面性

是體現在職能輔助的全面性上

是體現在過程輔助的全面性上

4、服務性

人們把祕書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把祕書工作説成"沒大沒小，沒完沒了"。

5、被動性

祕書工作的的被動性。要求祕書人員一定要不越權、不越職。

祕書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

6、潛隱性

祕書工作的潛隱性表現在三個方面：

活動名義的假借性

活動過程的幕後性

勞動成果的潛在性

7、機密性

關於這點，我們將在後面具體闡述。

工作要求

主要可概括為"四個轉變"和"六個要求"

【(一)祕書工作的"四個轉變" 】

祕書工作"三服務"(為中央服務;為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務;為人民服務)

祕書工作應該發揮"四個作用"(參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用)

實現"四個轉變"

1、從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策;

2、從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息;

3、從被動服務轉變為主動服務：

4、從憑老經驗辦事轉變為科學化管理。這四個轉變其實是對祕書人員提出了更高的要求，即祕書工作應該向着綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發展，而這也是發達國家祕書工作的特點。

【(二)祕書工作的六個強調】

強調調查研究工作

強調信息工作

強調信訪工作

強調協調工作

強調督察工作

強調黨務、政務服務工作

工作內容

職能和職責的區別

職責是祕書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特徵，解決的是祕書應當做什麼的問題

職能則是祕書人員在職責範圍內一切活動所產生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特徵，它不僅解決祕書工作做什麼的問題，還要解決祕書工作為什麼做和應當怎樣做的問題。

【(一)祕書的職能】

1、輔助決策

(1)輔助決策的含義：在決策過程中，在知識(包括理論)、能力(包括技術)、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

(2)輔助決策的特徵：體現在以下幾個方面：

輔助內容的綜合性

輔助時間的經常性

輔助環節的全過程性

(3)輔助決策的原則

超前原則

定位原則

信息原則

諫諍原則

(4)輔助決策的過程

協助領導確定目標

協助領導設計方案

協助領導評優選優

協助領導實施反饋

2、協調關係

(1)協調關係的含義：祕書的協調是指祕書人員在自己的職權範圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關係，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

(2)協調關係的特徵

從屬性

廣泛性

間接性

(3)協調關係的原則

政策指導

客觀公正

平等協商

注重整體

靈活適度

(4)協調關係的過程

摸清情況

找出癥結

恰當協調

督促落實

檢查反饋

3、處理信息

(1)處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表徵事物消息和信號中的內容。

(2)處理信息的原則

及時性原則

保真性原則

適用性原則

預測性原則

(3)處理信息的內容

歷史信息

上級信息

內部信息

公眾信息

社會信息

(4) 處理信息的過程

信息的收集

信息的加工

信息的傳遞

信息的反饋

信息的儲存

4、辦理事務

(1)辦理事務的含義：事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

(2)辦理事務的特徵

綜合性

服務性

繁瑣性

突擊性

(3)辦理事務的原則

被動中求主動

原則中求靈活

繁雜中求規範

(4)辦理事務的程序

自然程序

理論程序

指令程序

法定程序

技術程序

習慣程序

【(二)祕書的職責】

大致也有以下11個方面：

日常事務管理(辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理)

接待事務(來訪接待、安排服務等)

會議事務(會議安排、會場佈置、會議服務、會議文件的處理等)

行政事務

信訪事務(羣眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)

調查研究事務(蒐集信息，提供可行性的方案供領導選擇)

文書檔案事務(文書撰寫、製作、處理和檔案管理)

寫作事務(各種文體的寫作)

協調工作(政策、工作、地區、部門、人際關係等)

督察工作(督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況)

其他領導臨時交辦的任務