通知函的格式
通知函的格式
通知函,一種公文形式。它除了主要用於不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答覆問題外,也可以向有關主管部門請求批准事項,向上級機關詢問具體事項,還可以用於上級機關答覆下級機關的詢問或請求批准事項,以及上級機關催辦下級機關有關事宜,如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。
【函的格式】
(一)標題
函的標題一般由發文機關、事由和文種構成,有時也可以只由事由和文種構成。
(二)正文
1.開頭。
寫行文的緣由、背景和依據。
一般來説,去函的開頭或説明根據上級的有關指示精神,或簡要敍述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。
覆函的開頭引用對方來文的標題及發文字號,有的覆函還簡述來函的主題,這與批覆的寫法基本相同。繼而,有的覆函以“現將有關問題覆函如下”一類文種承啟語引出主體事項,即答覆意見。
2.主體
寫需要商洽、詢問、答覆、聯繫、請求批准或答覆審批及告知的事項。
函,或去函和覆函的事項一般都較單一,可與行文緣由合為一段。如果事項比較複雜,則分條列項書寫。
3.結語。
不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回覆,則結語常用“特此函告”、“特此函達”。若是要求對方覆函的,則用“盼復”、“望函覆”、“請即覆函”等語。請批函多以“請批准”、“請大力協助為盼”、“望能同意”等習慣用語收束。覆函的結語常用“特此覆函”、“特此回覆”、“此復”等慣用語。也有的函不寫結語。
(三)落款
寫上通知人或單位名稱,和通知時間。
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