主持人的作用
1、在主持會議時要注意細節。
有時候,主持人無論對自己所講的話題做過多好的準備和演習,或者這一話題對自己來講已經熟悉,但在主持前,一想到台下那麼多的人,仍然會感到緊張。這時千萬不要讓壓力控制自己的情緒,一旦讓緊張情緒控制了自己,就會使自己根本無法發揮最佳水平,一些都白費了。
當遇到這種情況時,主持人可自我放鬆,情緒一旦放鬆,思維就會走上正常的途徑,主持就會得心應手。
2、注意會議的總結
會議在達成決議後,主持人還要在散會前作出綜合和總結,這才算是圓滿地主持了一個會議。無總結,便是虎頭蛇尾。
在總結和綜合中,主持人提綱挈領地將會議中提及的重點強調,讓繕寫會議記錄的同事核對一下資料,也同時提醒與會者不要忘記這些重點。對於會議的決定、建議及結論,清楚明確地再重申一遍。這樣做,有三個目的:
⑴ 可以讓紀錄會議的同事更方便地核對資料。
⑵ 可以即時檢查主持人和與會者之間有沒有溝通障礙,彼此對事情的理解是否一致。若大家對結論有未盡同意之處,此時便要立即提出修正,以免錯誤地載入會議記錄中,日後造成尷尬局面。
⑶ 主持人可以再作出總結時,重申一次分工的安排,令所有與會者都清楚知道各自要在會議後跟進什麼事項,最好還列出時限和檢查方法。
這樣,主持人便能確保與會者之間沒有溝通不善的問題存在,日後如未能在工作上解決問題,一定是其他因素影響
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