迎送國外貴賓禮儀
迎來送往是常見的社交禮節。在國際交往中,對外國來訪的客人,通常均視其身份和訪問性質,以及兩國關係等因素,安排相應的迎送活動。
各國對外國國家元首、政府首腦的正式訪問,往往都舉行隆重的迎送儀式(詳見本章第十節)。對軍方領導人的訪問,也舉行一定的歡迎儀式,如安排檢閲儀杖隊等。對其他人員的訪問,一般不舉行歡迎儀式。然而,對應邀前來訪問者,無論是官方人士、專業代表團還是民間團體、知名人士,在他們抵離時,均安排相應身份人員前往機場(車站、碼頭)迎送。對長期在本國工作的外國人士和外交使節、專家等,他們到離任時,各國有關方面亦安排相應人員迎送。
一、 確定迎送規格
對來賓的迎送規格各國做法不盡一致。確定迎送規格,主要依據來訪者的身份和訪問目的,適當考慮兩國關係,同時要注意國際慣例,綜合平衡。主要迎送人通常都要同來賓的身份相當,但由於各種原因(例如國家體制不同,當事人年高不便出面,臨時身體不適或不在當地等等),不可能完全對等。遇此情況,可靈活變通,由職位相當的人士,或由副職出面。總之,主人身份總要與客人相差不大,同客人對口、對等為宜。當事人不能出面時,無論作何種處理,應從禮貌出發,向對方作出解釋。其他迎送人員不宜過多。也有從發展兩國關係或當前政治需要出發,破格接待,安排較大的迎送場面。然而,為避免造成厚此薄彼的印象,非有特殊需要,一般都按常規辦理。
二、掌握抵達和離開的時間
必須準確掌握來賓乘坐飛機(火車、船舶)抵離時間,及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化,應及時周知。由於天氣變化等等意外原因,飛機、火車、船舶都可能不準時。一般大城某地,機場離某地區又較遠,因此,既要順利地接送客人,又不過多耽誤迎送人員的時間,就要準確掌握抵離時間。
迎接人員應在飛機(火車、船舶)抵達之前到達機場(車站、碼頭)。送行則應在客人登機之前抵達(離去時如有歡送儀式,則應在儀式開始之前到達)。如客人乘坐班機離開,應通知其按航空公司規定時間抵達機場辦理有關手續(身份高的客人,可由接待人員提前前往代辦手續)。
三、獻 花
如安排獻花,須用鮮花,並注意保持花束整潔、鮮豔,忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。有的國家習慣送花環,或者送一、二枝名貴的蘭花、玫瑰花等。通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導人與客人握手之後,將花獻上。有的國家由女主人向女賓獻花。
四、介 紹
客人與迎接人員見面時,互相介紹。通常先將前來歡迎的人員介紹給來賓,可由禮賓交際工作人員或其他接待人員介紹,也可以由歡迎人員中身份最高者介紹。客人初到,一般較拘謹,主人宜主動與客人寒暄。
五、陪 車
客人抵達後,從機場到住地,以及訪問結束,由住地到機場,有的安排主人陪同乘車,也有不陪同乘車的。如果主人陪車,應請客人坐在主人的右側。如是三排座的轎車,譯員坐在主人前面的加座上;如是二排座,譯員坐在司機旁邊。上車時,最好客人從右側門上車,主人從左側門上車,避免從客人座前穿過。遇客人先上車,坐到了主人的位置上,則不必請客人挪動位置。
六、對一般客人的迎接
迎接一般客人,無官方正式儀式,主要是做好各項安排。如果客人是熟人,則可不必介紹,僅向前握手,互致問候;如果客人是首次前來,又不認識,接待人員應主動打聽,主動自我介紹;如果迎接大批客人,也可以事先準備特定的標誌,如小旗或牌子等,讓客人從遠處就能看到,以便客人主動前來接洽。
七、迎送工作中的幾項具體事務
(一) 迎送身份高的客人,事先在機場(車站、碼頭)安排貴賓休息室,準備飲料。
(二) 安排汽車,預定住房。如有條件,在客人到達之前將住房和乘車號碼通知客人。如果做不到,可印好住房、乘車表,或打好卡片,在客人剛到達時,及時發到每個人手中,或通過對方的聯絡祕書轉達。這既可避免混亂,又可以使客人心中有數,主動配合。
(三) 指派專人協助辦理入出境手續及機票(車、船票)和行李提取或託運手續等事宜。重要代表團,人數眾多,行李也多,應將主要客人的行李先取出(最好請對方派人配合,及時送往住地,以便更衣。
(四) 客人抵達住處後,一般不要馬上安排活動,應稍作休息,起碼給對方留下更衣時間。
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