户外俱樂部年會策劃方案
XX年户外俱樂部會策劃方案
第一部分:年會籌備
第一節 方案制定
一、年會目的:
為了增進xx户外羣友之間的交流和溝通,表達彼此的關懷與問候,值此辭舊迎新之際,誠邀廣大羣友歡聚一堂,共敍xx户外情緣!
二、年會主題:“辭舊迎新春,情緣xx羣”
三、時間:XX.12.27(週五)晚6點——10點。
四、地點:待定
五、參加人員:所有參加報名的羣友
六、組織形式:由xx户外統一組織。
七、人員分工:
1、總統籌:黃xx
職責:負責整個活動策劃、以及活動過程中各環節人員的分工,工作成果驗收等。被分工的負責人要服從工作安排。
2、總協調:李斌
職責:負責整個活動過程中各個任務組的銜接,協調工作,確保整個活動有序、
順利的進行,避免內耗。另外總協調也要負責活動過程中各個環節的銜接,並
合理安排整個年會節目,除了各人準備的節目外,另外策劃組織一些其他的節
目如歌舞、小遊戲等,令節目內容多元化。
3、主持:婚慶公司
職責:負責整個年會的主持。主持風格以風趣大方,有親和力為宗旨,根據節目單,提前準備好台詞,搭好場,儘量讓整場活動散發親切、熱鬧、喜慶的味道。
4、經費管理:待定
職責:選出二人擔當財務(會計、出納)管理,負責來賓的簽到及整個活動經費的收集與管理,做好整個活動的出入賬明細,活動結束之前,結清帳目。
5、會場選址以及會場、舞台佈置:黃xx牽頭
職責:負責選定年會的活動場館,在活動前佈置好會場、舞台,燈光、音響。
6、活動宣傳:xxx
職責:負責整個年會的宣傳工作,比如年會橫幅、節目單的製作等。建議把全年的出行活動照片製作成福來詩,做為音樂背景在活動過程中插播。
7、攝影、攝像:建議羣友自助
8、採購員:待定
職責:負責整個活動過程中所需物品的採購,如道具、晚宴食品等的採購工作以用現場音樂設備的租賃、安裝,返還工作。
八:年會內容:
1、播放全年活動精彩瞬間的幻燈片,羣主致詞。
2、晚宴
3、娛樂表演,穿插小遊戲活動。
九:晚宴方案:每桌xx人
1、標準:xx-xx元/桌
2、酒類:白,啤。
3、飲料:大瓶可樂、雪碧、果粒橙等。
十:費用預算:
1、獎品費用:
2、道具費用:
3、菜品、小食品、酒水及水果費用:
第二部分:年會流程
第一環節 現場準備
一、舞台佈置
當天下午提前將橫幅或羣旗、舞台背景佈置完成,建議會場掛氣球、主席台擺鮮花、餐桌配水果或瓜籽等小食品。(5點前完成)
二、音響、燈光調試:
當天下午對音響、手麥等進行調試,準備好開場音樂、幻燈片播放以及節目所需音樂(5點前完成)。5點半開始播放輕音樂,插播幻燈片,迎接來賓入會。
三、來賓簽到:
6點前為來賓簽到時間。經費管理員提前候場,備好籤到簿,簽到筆,負責簽到和收費。
四、座位引導及人員統計:
人員待定,提前候場,引領來賓入座,與簽到人員隨時溝通聯絡,6點前把入會人
員安排就序,年會於6點準時開始。
第二環節:年會
一、“辭舊迎新春,情緣xx羣”年會6點準時開始,主持人開場白。
二、羣主致辭。
三、晚宴開始。推杯換盞,祝酒盡興。稍後即安排節目表演,確保晚宴始終處於一個熱鬧,喜慶,開放的狀態,避免冷場。
四、節目娛樂。7點羣友才藝展示正式開始,按節目單演出。其中可穿插幾個遊戲:如鐵人三頂即連續完成吃金橘10個+喝啤酒5杯+吹爆氣球3個繞椅子五圈後跑到終點速度最快優勝。醜鴨賽跑即用膝蓋夾住氣球,不落,不破,跑到終點速度最快優勝。
五、娛樂期間(10點以前),採購員和財務管理員檢查、清點物品消耗,做好結算,彙報給羣主。
第三環節:會後
一、10點主持人宣佈年會結束。
二、羣主與財務管理公開帳目,多退少補。
三、後勤負責人員清理現場。
1、 將清點的剩餘物品統一集中處理。
2、 將租借的東西歸還。
3、 最後檢查現場是否有遺落的物品。
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