12月文檔管理個人總結
本站精心整理了《XX年5月文檔管理個人總結》,望給大家帶來幫助!
在不久前我還苦於不知這方面的工作總結怎麼寫,但經過一番詳細的思考,我理清了思路。在這裏,我們對如何進行文檔管理分三個階段來闡述。
1、生成期文件的管理
生成期的文件,處於製作、接收、處理與發出的過程中,需要檢閲文件或發給其他部門及外單位。因此,需要建立非文件負責人也能隨時找出文件的管理系統。對此類文件的管理,可建立以下一個流程:文件→文件套→雜誌匣→文件櫃。
按事由用文件夾對文件進行分類;按照一件事一個文件套的原則,每個人準備若干個文件套;按類別或內容將使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的顏色對文件類別進行區分。將文件套收集到輕便雜誌匣中;把文件套整齊地擺放在輕便雜誌匣裏並立於桌面上;責任人外出或離職時,務必將輕便雜誌匣放到“使用中文件櫃”上;用標籤紙製作雜誌匣的標籤,可做到整潔美觀並易於分類;由於可看到文件夾的標籤,還易於檢索;每個人都應該備有“使用中的輕便雜誌匣”,並在標籤處填入人名。將輕便雜誌匣放在文件櫃裏;將辦公室用的文件櫃的部分空間劃分出來,作為“使用中的文件櫃”,可使辦公室每個人每天的工作一目瞭然,方便工作交接及管理,並可臨時性地存放文件資料;使用開放式文件架,檢索、管理都很方便,避免文件私有化。
2、保存期文件的管理
有些保管在辦公室裏的文件過了幾年後利用率就會下降,這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立一個“保存中心”的形式進行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質上分為永久保存和定期保存兩類,把需要定期保存的文件轉移到保存型文件盒,保存型文件夾,保存型文件箱中,並標明“作廢日期”,文件保存到期後立即廢棄、扔掉或銷燬。而對於需永久保存的文件資料,可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾,不過,如果使用保存型文件夾將會更經濟一些。如果把利用率低的保存型文件仍舊放在辦公室,將造成辦公室的擁擠膨脹,浪費空間,防礙高效的管理。因此,建議選擇經濟的地方建立“保存中心”。
3、文件的廢棄
保管型文件隨着時間的流逝,其利用價值會降低,如果不及時清理,就會氾濫成災。堅決要扔掉不需要與過期的文件,減少文件的數量,有效利用辦公空間,節約費用。參照之前所述的文件管理方法,對於文件的廢棄,可按照一下的方法進行:
(1)、按文件進行廢棄;
(2)、按文件夾進行廢棄;
(3)、按項目進行廢棄;
(4)、按顏色進行廢棄。
隨着計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展,電子文件大量產生。對於電子文件的管理,需要注意以下幾個方面。
1、對電子文件要進行分門別類地管理,要進行科學的分類。通過分類、標引、組合,使電子文件存儲處於一種有序狀態。
2、對電子文件要定期、及時的進行備份。以避免由於技術故障導致的文件丟失。
3、由於電子文件利用途徑的多樣化,尤其是在網絡高度發達的今天,要做好電子文件的保密工作,即準確設定電子文件的訪問權限。
-
鎮財政所個人工作總結(通用5篇)
鎮財政所個人工作總結篇1我所全體成員在所長的領導下,在縣財政局的指導下,團結協作,完滿地完成年度任務的70%,取得不俗的成績。我們協助鎮政府做好鎮的財政統籌,為我鎮經濟發展做出了應有的貢獻。一、加強學習實踐,強化法律意識1、上半年以來,財政所認真按照縣財政規...
-
普通職員個人總結怎麼寫2023(通用3篇)
普通職員個人總結怎麼寫2023篇1在我們物流公司工作已經一年多了,去年剛剛畢業進入社會工作,來到我們公司這個平台上時,我還有很多不理解、不擅長的地方,是領導以及我們部門的同事們耐心的教我,帶我,才讓我有了現在這樣的水平,真的很感謝。一年已經過去了,時間飛快在消...
-
七年級數學備課組學期工作總結範文(通用12篇)
七年級數學備課組學期工作總結範文篇1本期我七年級數學備課組共有7名教師,我們互相信任、互相幫助、互相學習、互相探討、互相研究、互相提高。一學期以來,我們七年級數學備課組在學校、教務處的帶領下,全組教師堅持教育、教學理論的學習,積極參加聽評課等教研活動...
-
監理個人的工作總結大全(通用5篇)
監理個人的工作總結大全篇1一、工程概況望京外環路(第三段)道路工程,起點為朝科開發區3號路,終點為新望京外環路幹道,道路全長755.58m,本路規劃為城市主幹路,紅線寬57m。本工程設計起點為朝科開發區3#路,樁號為K0+094.42~K0+850,為配合望京新興產業區的開發建設,解決雨污水...