向比爾·蓋茨學習處理電子郵件
越來越多的經理人,工作中已經離不開電子郵件。不過,離不開的,還有越來越多的苦惱。
比爾。蓋茨的苦惱是,他收穫鉅額的個人財富的同時,也收穫了每天400萬封電子郵件,其中大多數是垃圾郵件。
傑里米。伯頓,美國硅谷大公司veritas software corp的市場營銷部副總裁,苦惱的是,每天不得不花上多達兩個小時,處理電子郵箱裏的400封郵件。他一怒之下,禁止手下的240名員工每週五收發電子郵件。
遭受電子郵件“肆虐”的經理人,怎樣有效地管理數不清的電子郵件呢?
比爾。蓋茨等經理人的做法值得借鑑。他們的祕訣是:第一、採用郵件過濾機制;第二、削減電子郵件總數目;第三、先回應,後回覆的兩步策略。
採用郵件過濾機制
微軟公司的比爾。蓋茨採用了郵件過濾機制,確保對重要信件的及時回覆。
他説:“通過郵件過濾機制,我接收的電郵全部來自於曾經同我有通信聯繫或者我認識的人,例如微軟、英特爾、惠普及其它合作伙伴公司的人員。我們所面臨的挑戰是要確保將時間用於最重要的電子郵件。”
削減電子郵件總數目
拒絕消耗大部分時間的普通郵件。某跨國公司總裁要求下屬減少“抄送”或“僅供參考”的郵件,僅這一項,就使他收件箱減少了50%的郵件數目。
利用全職助理。jp摩根的高管斯科特。貝克斯德要求她的助手,對自己的郵件進行初步處理,而重要的郵件留待自己處理。
而某一銷售經理的做法是,在自己拜訪客户或者參加展會等外部活動,不能正常收發郵件的時候,告訴祕書幫助他初步處理一些郵件。比較緊急需要回復的郵件,祕書會電話告之,由他口述後回覆。
經理人要注意的是,必須告訴助理或者祕書哪些是至關緊要的信息。
先回應,後答覆
某美國公司的女性高管每天要處理200封郵件,她總結處理郵件的有效方式是兩步走:先回應,後回覆。比如,她常常採用的迴應語“信已收到,已讀過,下週細讀過後回信”;此後,她會選擇在承諾的時間範圍內,利用早晨醒來、坐車、坐飛機的空閒時間來高效地回覆郵件。
這一做法的優點是,可以給對方及時地迴應,也可以給自己留下時間來回復郵件,合乎情理地解決了對方的期望。
除此之外,經理人在管理電子郵件時,要注意避免三個陷阱。一是電郵不能代替面對面溝通;二是電子郵件的溝通無法解決充滿爭議和複雜的問題;三是如果口頭溝通更有效率,請不要使用電子郵件溝通,因為,一個三分鐘的電話足以包含七八封電子郵件所涵蓋的信息量。
出處:世界經理人-
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