現代公文寫作與處理：公文要素之公文語言

一、公文語言的特點

（一）準確性

要使公文語言做到準確無誤，要注意以下幾點：

1 .概念準確，避免歧義。

2 .措詞得體，防止誤用。

3 .把握分寸，褒貶適當。

4 .前後照應，杜絕矛盾。

5 .細心檢查，排除錯漏。

（二）簡潔性

要做到公文語言的簡潔，主要有以下幾點：

1 .開門見山，直陳其事，不要兜圈子，玩文字遊戲，説空話、套話。

2 .使用規範化公文用語。

3 .使用規範化簡稱。

4 .多用陳述句、祈使句，少用描寫句、疑問句或感歎句。

5 .慎用多義詞，避免使用容易產生歧義的詞語。

（三）莊重性

具體説來要注意幾下幾點：

1 .注重客觀性。

2 .使用書面語。

3 .使用專用語。

（四）規範性

要注意以下幾個方面：

1 .要使用規範的文字，不寫錯別字，不用不規範的簡化字。

2 .要使用規範的詞語，尤其是具有特定含義的專用詞語。不生造詞語。不用半文半白、生捏硬拼的詞語。

3 .要正確使用標點符號。

4 .要按國家標準使用漢字數字和阿拉伯數字。

二、公文語言的詞彙

( 一 ) 稱謂語

稱與對方有關的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文則宜用敬辭“貴”，如“貴部”、“貴局”、“貴市”、“貴會”、“貴社”、“貴公司”、“貴單位”等。

稱與自己有關的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本會”等。

公文中間接稱呼有關的人或單位常用“該”，如“該同志”、“該人”、“該地區”、“該單位”等。

( 二 ) 起首語

對下級機關或人民團體來文有所批覆時，起首常用“關於《……的報告》收悉”、“關於……的電文已悉”等。

《通知》常用“為了……”開頭。

( 三 ) 承啟語

在公文的緣由表述完畢後，常用“為此，特作如下通知”、“特此命令你們”等領起下文。

( 四 ) 結尾語

是各類公文正式結尾時表收束、強調、祈請等的用語，可用“以上各項，望各地遵照執行”、“請結合本地區、本部門實際情況，認真貫徹執行”、“是否有當，請予批覆”、“當否，請批示”、“請予審批”、“以上報告如無不妥，請批轉各地、各有關部門執行”。

三、公文用詞的特殊性

所謂公文用詞的特殊性，是指公文有一套較常用的專用詞語，這些詞語用起來能體現公文的嚴肅性和準確性。

開頭用語有：“按照”、“為了”、“根據”、“鑑於”、“依照”、“據查”、“關於”、“報告悉”、“電悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“據”、“……報稱”、“……電稱”、“制定”、“特派”、“任命”、“茲聘”、“派”、“驚悉”、“閲悉”、“謹悉”等。

結尾用語有：“望”、“請”、“特此函告”、“為盼”、“是否可行”、“當否”、“請批示”、“祈請批覆”、“盼回覆”、“望遵照執行”、“特此通知”、“請批轉……執行”、“特此佈告”、“此復”、”此致”、謹呈”、“謹報告”、“特此電陳”、“此令”、“此批”、“此布”、“此令”、“為荷”等。

過渡用語有：“為此”、“為此……特……”、“對比……”、“為……”、“結合……”等。

稱謂用語有：“貴省”、“貴局”、“該地區”、“我市”、“我縣”、“本鎮”等。

表時間的模糊詞語有：“最近”、“近期”、“適當時候”、“現在”、“將來”、“曾經”、“同時”、“有時”、“一直”等。、，

表範圍的模糊詞語有：“有關”、“各部門”、“鄉 ( 縣、市、省 ) 內外”、“國內外”、“左右”、“上下”等。

表條件的模糊詞語有：“在可能的情況下”、“在……情況下”、“在……基礎上”、“符合一定條件”、“在特殊情況下”等。

表數量的模糊詞語有：“許多”、“多數”、“廣大”、“某些”、“有此”，“一些”、“個別”、“部分”等。

表程度的模糊詞語有：“很”、“一般”、“更加”、“進一步”、“基本上”、“顯著”、“一定……”、“較”等。

表頻率的模糊詞語有：“經常”、“不斷”、“有時”、“反覆”、“再三”、“多次”、“偶爾”等。

四、公文寫作常用詞語

在長期的公文寫作實踐中，由於行文關係和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用詞語。

五、公文語言的表達方式

在公文寫作中，常用的表達方式主要有三種，即敍述、議論和説明。

（一）敍述

敍述是一種敍説、介紹人物經歷和事物發展過程的表述方式。敍述常用兩種人稱（也就是立足點的問題），一種是主觀的第一人稱，另一種是客觀的第三人稱；但具體到一篇公文中，通常只用一個人稱，主觀或客觀，不能主客觀混用。敍述按時間順序可以分為順敍、倒敍、插敍、補敍和分敍，常用的敍述方式只有順序、倒序和插敍。

1.順敍

所謂順敍，就是按照事情發展的順序來敍述，從發生、高潮到結局一脈相承；層次段落和事物發展過程基本一致。

2.倒敍

所謂倒敍，就是把事件的結局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面敍述，然後再從事件的開頭順敍下來的表達方式。

3.插敍

所謂插敍，就是在原來的敍述進程中，暫時中斷一下，插入另一段敍述，插敍完後再接着原先敍述的線索繼續進行下去。

4.補敍和分敍

所謂補敍，就是整個事件進程敍述完了之後，再補充交代一下個別地方的表達方式。所謂分敍，就是對同一時間內發生在不同地方或單位的事件，先敍述一件再敍述另一件的表達方式。這兩種方式在公文中都用得不多。

敍述的基本要求：一是語言要概括。二是交代要明白。三是詳略要得當。

（二）議論

議論是闡明事理、發表見解、表明觀點的一種表達方式，它的主要目的是以理服人。議論的特點是運用概念、判斷、推理的思維手段來議事論理，在許多情況下，它與敍述常被結合起來使用，此即所謂的夾敍夾議。

1.議論的三要素

議論有三個要素：論點、論據和論證。一般而言，這三個要素都是不可缺少的。

論點就是公文作者的觀點、主張和看法，是論據所要證明的對象。論點回答的“是什麼”的問題，因此，論點必須明確、鮮明、深刻和具有針對性。論點有中心論點和分論點之分。

論據是議論中所使用的材料，用來證明論點的理由和依據。論據回答的是“為什麼”的問題，因此，論據必須可靠、充實和典型。論據分為事實論據和理論論據。

論證是用論據來證實論點正確的過程。論證要回答的是“怎麼樣”的問題，因此，論證要求以理服人、有的放矢，有嚴密的邏輯性，做到無可辯駁。

論點、論據和論證是公文“議論”中不可分割的三個因素，它們分別回答了“是什麼”、“為什麼”和“怎麼樣”的問題。它們之間的關係是：論點是主題和統帥，論據是支柱和基礎，論證是方法，也是論點和論據之間的邏輯聯繫。

2.議論的方法

公文中議論的方法也就是論證的方法，論證主要是指立論。一般説來，公文中常用的議論方法有例證法、引證法、比照法和因果推論法。

例證法就是以事實為論據，通過列舉事實來證明論點的一種方法。

引證法就是以觀念材料為論據，通過引用經典論著、科學定理、格言成語等來證明論點的一種方法。

比照法就是把相同或相反屬性的事物和一個事物的不同側面列舉出來，經過對照或比較得出自己觀點的議論方法。

因果推論法就是由原因推導結果，或反過來由結果推導原因的論證方法。

議論常與敍述緊密結合在一起，表現為“夾敍夾議”的方式。夾敍夾議就是一邊擺事實，一邊講道理。運用這種方式要請注意兩個問題，其一，敍述要真實、典型，議論要中肯、精闢；其二，事實與道理要和諧一致，防止出現事大理小或事小理大的錯位現象。

（三）説明

所謂説明，就是用簡練的語言對事物的狀態、性質、特徵、成因、關係、結構等進行解釋的表達方式。它常用來解説事物和闡明事理，是公文寫作中最核心的表達方式，常與敍述和議論結合在一起使用。

説明的方法非常多，常用的包括定義説明、舉例説明、比較説明、分類説明、數字説明、引證説明、解釋説明。

1.定義説明

所謂定義説明，就是用簡明扼要的語言揭示事物的本質屬性，從而給人以一個明確的概念。

2.舉例説明

所謂舉例説明，就是通過列舉事例來揭示諸種事物的共同特徵。

3.比較説明

所謂比較説明，就是通過對不同事物的相互比較來揭示諸種事物的內在聯繫與區別。

4.分類説明

所謂分類説明，就是把被説明的事物，按照一個統一的標準劃分為若干類別，然後逐類加以説明。

5.數字説明

所謂數字説明，就是運用數字和數據，從數量上對事物的情況和特徵加以説明。

6.引證説明

所謂引證説明，就是運用權威性的材料來説明事物。

7.解釋説明

所謂解釋説明，就是對事物或事理的某一方面加以解説，也稱詮釋説明。