現代公文寫作與處理：公文要素之公文結構

公文結構的概念和作用

（一）公文結構的概念

公文結構是指公文內容的組合和構造。換句話説，也就是如何按照主題的需要，安排材料、組織成文的方式，比如全文分哪幾個部分，每部分安排哪些內容，怎樣使公文首尾一致，形成一個有機整體，等等。

（二）公文結構的作用

1 .便於閲讀和理解

2 .利於公文寫作

二、公文結構的基本內容

公文結構內容包括開頭和結尾、層次和段落、過渡和照應等，安排結構就是在總體結構思路的指導下，組織安排好這些環節，構成相互緊密聯繫的有機整體，組成條理清晰、前後連貫、首尾圓合的篇章形式。

（一）公文的開頭與結尾

一篇公文中，開頭與結尾，一個居前，一個殿後，地位都相當重要。

1 .開頭

開頭是公文正文部分的起點和入筆處，又稱導語，用以喚起讀者注意，引導閲讀。最常見的公文開頭，大致有以下幾種：

① 起因式開頭。一開始先講問題的緣起，即為什麼要寫這篇公文，一般使用“由於……”、“鑑於……”或“隨着……”等開頭。

② 目的式開頭。開宗明義，第一句就説明本文目的，一般使用“為了……”、“為……”。

③ 根據式開頭。一開始先説明製作公文的依據，多用“根據”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據某公文要求，遵照上級某指示精神，按照某會議的決定等。

④ 時間式開頭。一開始先點明某事、某情況的時間。有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日來”、“近來”、“最近”等比較模糊的時間開頭，有的則用“……之後”句式開頭。

⑤ 引文式開頭。一開始先引用公文或領導指示中的一段話作為引子或點明主題。

⑥ 事情式開頭。即一開頭就把事件、情況簡明扼要地介紹清楚。

2 .結尾

公文的結尾，又稱結語，用以維護公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準確而有效地處理公文奠定基礎，同時，也防止在正文之後被添加偽造。

公文中的結尾也是多種多樣的，常用的有如下幾種：

① 總結式結尾。在結尾部分對全文作出總結，概括與深化主題，幫助讀者進一步理解全文。

② 希望號召式結尾。在結尾部分提出希望，發出號召，鼓舞鬥志。

③ 強調式結尾。對主題意義再次強調以引起重視。

④ 專用式結尾。如“以上請示是否妥當，請批覆”、“當否，請指示”等。

（二）公文的層次與段落

段落是形式範疇的概念，即自然段，其行文標誌是“另起一行，空兩格”；層次是內容範疇的概念，即意義段，沒有明顯的行文標誌。

1 .層次

所謂層次，又叫意義段，結構段，是公文在表達主題過程中形成的相對完整的思想內容單位，也是結構的基本單位。

層次的劃分是有其客觀依據的，有時按照事物發展的時間來安排層次，有時根據事物的空間來安排層次，有時按照事物的功能和特徵的主次來安排層次，有時按照公文的邏輯聯繫來安排層次。

公文往往採用總分、並列、遞進、因果和連貫等方式。

① 總分式。總分式也叫主從式，是指構成公文的全部層次中，先從總體上概括內容，然後再具體分述；或先提出總的觀點、主張，然後再具體説明。這種方式在簡報、調查報告、總結、計劃、通報、報告中多以先概述後分述的形式出現。有命令、決定、通知、通告等公文中多是先交代觀點，而後具體陳述主張和辦法。

② 並列式。這種安排層次的方式是從橫向邏輯聯繫入手，把材料按其性質歸類，組成層次，分別從不同方面對問題加以説明，各個層次表現為平等並列關係，以其內在聯繫構成有序的完整篇章。公文多用分條列項的方式表述既有聯繫又各不相同的內容，形成並列式層次。條例、規定、辦法、細則、計劃等多為這種層次。

③ 遞進式。這是按照內容的逐層推進，層層加深而安排層次的一種方式，層次之間為一層深似一層的遞進關係。在公文中命令、決定、決議、請示、報告、調查報告等有時採用這種方式。

④ 因果式。這是以分析事物形成和發展的原因、結果為線索安排層次的一種方式，層次間為因果關係。其中有的先説因、後説果，有的則先交代結果，後分析原因。

⑤ 連貫式。這是按照事物發展的自然順序安排層次的一種方式，其中有的以時間的先後為序排列，有的以事件發展的前後進程排列，有的以空間的前後轉換排列，有的以認識的過程排列。公文中採用這種方式的以時序的推進為多。如簡報、報告、會議紀要等常用這種方式。

2 .段落

段落是構成一篇公文的基本單位，人們習慣上稱之為自然段。

段落的劃分要注意四點：一是單一性，即一個段落只能表達一箇中心內容，不能把幾個不同的內容拼湊、糅合在一起；二是完整性，即一箇中心內容必須在一個段落裏説清楚，而不能分散在幾個段落裏講；三是連貫性，就是説前後段的內容要有承繼關係，不能彼此脱節或用不相干的文字段落從中間打斷；四是勻稱性，即段落的長短劃分要適度，不能長的太長、短的太短，避免給人以不太協調的直觀印象。

（三）公文的過渡與照應

1 .過渡

過渡是指公文層次、段落之間的銜接與轉換，在公文中起着橋樑和紐帶的作用，使全文渾然一體，邏輯性強。

公文寫作時，在下面幾種情況下一般需要過渡。一是思想內容轉換時。二是表達方式轉換時。三是結構形式轉換時。

常用的過渡方法主要有三種。一是詞語過渡。常用的表示關聯和轉折的詞語主要有：不過、既然、因為、所以、雖然、但是、那麼、然而、首先、其次、以上、以下、總而言之、綜上所述，等等。二是句子過渡。在段落或層次之間，有時也用一個句子將上下文銜接起來，這樣的句子就叫做過渡句。過渡句可以設在前一段的末尾，也可以放在後面一段的段首，應根據具體情況，靈活掌握。三是段落過渡。凡是兩層或兩段文字之間意思相隔較遠，或表達方式、結構形式變換幅度較大時，可用段落來進行過渡。這種在層次和段落之間起承前啟後作用的段落，叫做過渡段。

2 .照應

照應是公文內容上的前後照顧呼應。

公文中常用的照應方法主有：一是首尾照應，讓公文的開頭與結尾遙相呼應，使開頭説的話在結尾處得到深入的補充和強調。二是前後照應，讓公文的前後內容之間互相照顧，彼此呼應，使公文的結構緊湊、主題鮮明、邏輯性強。三是題文照應，使正文與標題相照應，起到展開主題、深化主題的作用。

三、公文結構的基本要求

公文結構的安排，應當服從於和服務於公文主題表達的需要，要以正確地反映事物的內在規律和外部聯繫為原則，並充分注意公文法規對不同種類公文的結構安排的具體規定。在此基礎上，力爭達到自然、完整、嚴謹、連貫、勻稱等要求。