函的概念
一、
函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題,或者向有關主管部門請求批准事項時所使用的公文。
函作為公文中惟一的一種平行文種,其適用的範圍相當廣泛。在行文方向上,不僅可以在平行機關之間行文,而且可以在不相隸屬的機關之間行文,其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面,它除了主要用於不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答覆問題外,也可以向有關主管部門請求批准事項,向上級機關詢問具體事項,還可以用於上級機關答覆下級機關的詢問或請求批准事項,以及上級機關催辦下級機關有關事宜,如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外,函有時還可用於上級機關對某件原發文件作較小的補充或更正。不過這種情況並不多見。
二、函的特點
(一)溝通性。函對於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題,起着溝通作用,充分顯示平行文種的功能,這是其他公文所不具備的特點。
(二)靈活性。表現在兩個方面:一是行文關係靈活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文或向下行文,沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關係的限制。二是格式靈活,除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比較靈活自便,也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版,也可以沒有文頭版,不編髮文字號,甚至可以不擬標題。
(三)單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點,一份函只宜寫一件事項。
三、函的分類。
函可以從不同角度分類:
(一)按性質分,可以分為公函和便函兩種。公函用於機關單位正式的公務活動往來;便函則用於日常事務性工作的處理。便函不屬於正式公文,沒有公文格式要求,甚至可以不要標題,不用發文字號,只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間並加蓋公章即可。
(二)按發文目的分。函可以分為發函和覆函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。覆函則是為回覆對方所發出的函。
(三)另外,從內容和用途上,還可以分為商洽事宜函,通知事宜函,催辦事宜函,邀請函、請示答覆事宜函,轉辦函,催辦函,報送材料函等等。
四、函的結構、內容和寫法
由於函的類別較多,從製作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規範性公函的結構、內容和寫法。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下:
(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。
1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。
2、主送機關。即受文並辦理來函事項的機關單位,於文首頂格寫明全稱或者規範化簡稱,其後用冒號。
(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
1、開頭。主要説明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容,然後用“現將有關問題説明如下:”或“現將有關事項函覆如下:”等過渡語轉入下文。覆函的緣由部分,一般首先引敍來文的標題、發文字號,然後再交代根據,以説明發文的緣由。
2、主體。這是函的核心內容部分,主要説明致函事項。函的事項部分內容單一,一函一事,行文要直陳其事。無論是商洽工作,詢問和答覆問題,還是向有關主管部門請求批准事項等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敍寫清楚。如果屬於覆函,還要注意答覆事項的針對性和明確性。
(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題,或請對方及時覆函,或請對方提出意見或請主管部門批准等。
(四)結語。通常應根據函詢、函告、函商或函覆的事項,選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等。有的函也可以不用結束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。
() (五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。
署名機關單位名稱,寫明成文時間年、月、日;並加蓋公章。
五、撰寫函件應注意的問題
函的寫作,首先要注意行文簡潔明確,用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文,都要注意語氣平和有禮,不要倚勢壓人或強人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套。至於覆函,則要注意行文的針對性,答覆的明確性。
其次,函也有時效性的問題,特別是覆函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣,及時處理函件,以保證公務等活動的正常進行。
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