商務信函的寫法大綱
信函是公司的臉面,它對於公司樹立良好的形象有着極為重要的意義。典型商務信函的內容應包括如下幾點:
信頭:一般來講,商業信函均使用印有"letterhead"的公函信箋,這樣信頭就不必自己再寫了。
信內地址:寫在信紙的左上角,編號和日期下方。順序是從小到大:
公司名稱或收信人姓名、職務
房屋或大樓名稱
大樓號碼及所在街道或路的名稱
省市名稱及郵編
國家名稱
稱呼敬語:如知道對方姓名,就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓,如不知道對方姓名,可用dear sir, dear madam, 也可用:to whom if may concern。如對方職務較高,則最好用其職務名稱,如: dear prof. smith, dear dr. henson等。 稱呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。
正文
結束敬語:如稱呼用dear sir/dear sirs/dear madam", 結束敬語就應用yours faithfully。如稱呼用dear mr. john/dear mr. smith, 結束敬語就應用yours sincerely。
署名
英文信函中講究五c原則,也就是要求做到正確(correctness)、清晰( clearness )、簡明( conciseness )、完整( completeness )和禮貌( courtesy )。 信函的語調也是同樣重要的,它表達了你對收信人的態度,適當的語調將會給雙方創造良好的溝通氣氛。
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