練好三種功夫做好文祕工作
人類社會的領導部門為了頒佈命令、制訂規章制度、記錄事件,以實施管理,由此產生了公務文書;公務文書需要有人擬製、處理、保管,由此產生了祕書人員和祕書工作。祕書最重要的就是為領導做好文祕工作。“政以文彰,文以輔政”,説的就是這個道理。如何做好新時期、新形勢下的文祕工作,當好領導的助手?我們要求祕書人員必須練好三種功夫,不斷提高文祕寫作水平。
一、練好深入實踐的功夫
黨委領導的工作思路、工作點子、工作實績來源於祕書工作生活、來源於祕書工作實踐。離開基層,脱離羣眾,領導機關就會成為空中樓閣,辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。正是這種工作的實踐性,決定了祕書要有全局的、戰略的思維方式和思考能力,對領導的思路進一步修訂完善,從理論上提煉和總結歸納。胡喬木同志曾精闢地論述:“祕書一定要正確觀察、分析、判斷形勢,尤其是政治形勢。只要頭腦中始終牢牢把握住這根弦,不論是處理領導交辦的重大問題,還是草擬重要文稿,都能取得政治上的主動和工作上的成功。”如何才能作到正確的觀察、分析和判斷呢?唯一的方法就是深入基層,科學實踐。“問渠哪得清如許,為有源頭活水來”。為了培養祕書人員深入實踐的功夫,我們主動圍繞某地委出台的重大決策開展調研,並採取祕書到村社、社區掛職鍛鍊的方式,讓祕書深入到經濟建設主戰場和改革開放的最前沿,腳踏實地的深入到最基層的工人、農民、知識分子中去,與方方面面的同志交朋友,建立工作友情,不放過每一個調查對象、線索、數據、情節,做到“打破沙鍋問到底”,真正從實踐中獲取新知。僅去年我們就共撰寫了具有一定深度的調研文章**篇,提出富有指導性意見“祕書工作”餘條,起草對全某地工作具有指導性的文件**個,對全某地工作產生了積極的影響。
二、練好善於領悟的功夫
黨委辦公室的工作主要是為黨委領導服務的,是黨委領導的窗口和紐帶,如果對領導的意圖缺乏領悟,是絕對做不好工作的。我們在文稿撰寫過程中,緊跟領導思路,貼近領導決策,在把握政策、推動實施上創新。
一是事前善借,為我所用。在網絡時代、信息時代,知識經濟、信息高速公路、自動化技術等新的課題讓人應接不暇,各種資料數據是成幾何倍數地增長,祕書工作的綜合性離不開智能結構的優化,需要廣博的知識積累。但如果只是一味地實行拿來主義,勢必會造成知識的泛濫和積壓。因此作為祕書,要賦予“借”字以更豐富的內涵,要懂得借鑑,善於借鑑,“為我所用”。在文稿起草前,我們先要研究領導關注的熱點是什麼,力爭上下思維對接,實現“同頻共振”,然後再按照領導的思路,有針對性地查閲、收集資料。我們為辦公室的每一位祕書都配備了一台微機,分類別、有針對性地儲存、整理和篩選適合各自所聯繫工作的原始資料。在起草工作前,祕書就會根據實際工作,結合借鑑吸收的內容,提供相關的基礎性材料,從而更加準確地把握政策,以便形成高質量的文稿。
二是事中善思,觸類旁通。“學而不思則罔,思而不學則殆。”善於思考,就是要善於開動腦筋,善於聯想,向主觀要效益,在現有材料中找米下鍋,通過觸類旁通,借別人的題材,做自己的文章。我們在積極貼近領導工作部署的基礎上,努力培養祕書人員做到“思考先半拍、行動快半拍”。先是思考宏觀,政治氣候有何特徵,上級有何要求,下級有何希望,都要心中有數;然後是思考微觀,其時其地有何特點,講話的對象是什麼人,也要了然在胸;最後才是在掌握的素材中進行取樣、加工,儘可能準確、嚴謹、獨到地理解和把握領導的意圖。
三是事後善結,摸索規律。這雖是一項務虛的工作,但它與前面兩點有着千絲萬縷的聯繫,它是善借的另一種形式,是善思的必然結果。對祕書來説,草擬的文稿所涉及的工作內容,某些時候是比較陌生的,囿於時間、人手等因素,難以在第一時間水落石出,一目瞭然。這時善結的作用就可以發揮了。我們在初稿形成後,並不是急於“交差”,而是要求祕書對領導工作思路進行歸納總結,努力摸索其中帶有規律性的東西,“關起門來當領導”,跟領導同步思維,互換角色。通過這種方式使文稿拔高層次、增加份量,讓人感到文稿是“在其中”與“在其外”的完美結合,是來自現實又高於現實的集中體現。XX年,我們共為某地委領導起草各類文稿“祕書工作”多篇。其中如《統籌兼顧開拓創新努力推動經濟社會持續快速協調健康發展》(全委會報告)等大型會議文稿受到了領導的充分肯定。
三、練好精於表達的功夫
表達能力,是辦公室工作人員的基本功,是祕書素質的綜合反映。如果沒有較強的表達能力,就不能客觀地反映事物,體現領導的意圖。為了向領導提供更高質量的服務,我們從三個方面入手,鍛鍊祕書精於表達的能力。
一是在大型會議文稿撰寫過程中,採取“集中討論、分頭起草、統一串聯”的方式,堅持在擬定提綱時,通過集中討論,準確把握領導思路、表現領導主張、體現領導要求,做到“文如其人”;在分頭起草時,各位祕書堅持大量蒐集資料,各自在觀點、格式、語言上創新,集思廣益,形成初稿;文章雛形定型後,就由一名語言綜合能力較強的祕書進行串聯,通過加工、提煉、歸納,使文章前後渾然一體,具有“真、實、準、啟”的特點,讓大家聽後或看後能受到教育和啟迪。
二是在日常文稿的起草過程中,採取“一帶一”的方式,由一名經驗豐富的祕書與一名新進同志結對子。新進同志發揮思維敏捷、知識面廣的優勢,初步形成比較有份量的一稿;而老同志則着重在語言組合、內部邏輯順序上把關。通過優勢互補,既擴允了知識的全面性,又講求了文章的系統性,提高了文章的表達能力,達到了彰顯合力的目的。
三是在文稿修改過程中,採取“校讀”的方式,力求文章表達準確。在文稿初步形成以後,我們通常都會採取“校讀”的方式,由一名祕書作為演講者,其他祕書作為聽眾,進行現場演講,通過身臨其境的模擬,進一步對文章的語句順序、詞語組合搭配進行調整,增強文稿的感染力,表達領導意圖更為準確、精闢。
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