公關接待會談中要注意哪些禮儀
對經理們來説,內部和外部的公關接待會談是一種工作方法,一種禮儀藝術。那麼,我們在公關接待會談中要注意哪些禮儀呢?
公關接待會談中要注意哪些禮儀:公關接待的準備
從接到來客通知後,接待工作就開始進入準備工作階段。這是整個接待工作的重要環節,一般應從下面幾個方面來準備:
1、瞭解客人基本情況
接到來客通知時,首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業、級別、人數等。其次要掌握客人的意圖,瞭解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達的日期、所乘車次、航班和到達時間,然後將上述情況及時向主管人員彙報,並通知有關部門和人員做好接待的各項準備工作。
2、確定迎送規格
按照身份對等的原則,安排接待人員。對較重要的客人,應安排身份相當、專業對口的人士出面迎送;亦可根據特殊需要或關係程度,安排比客人身份高的人士破格接待。對於一般客人,可由公關部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。
3、佈置接待環境
良好的環境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環境應該明亮、安靜、整潔、幽雅,配置沙發、茶几、衣架、電話,以備接待客人、進行談話和通訊聯絡之用。室內應適當點綴一些花卉盆景、字畫,增加雅緻的氣氛。還可放置幾份報刊和有關本單位的宣傳材料,供客人翻閲。
4、做好迎客安排
與行政或公交部門聯繫,按時安排迎客車輛;預先為客人準備好客房及膳食;若對所迎接的客人不熟悉,需準備一塊迎客牌,寫上“歡迎× × × 先生(女士)”以及本單位的名稱;若有需要,還可準備鮮花等。
公關接待會談中要注意哪些禮儀:接待會談的禮儀
表情與姿態:面對面的會談比書信所需詞語更少,因為表情、身勢語、説話的方式均能幫助人們表達思想。如果像木頭人一樣端坐着,面無表情,無精打采,或像和尚唸經一般講個不停,交際的目的很難達到。
動作和行為:坐的姿勢可以採取身子略朝前傾,使對方覺得你談話頗有誠意;視線不時地離開對方可能使談及的內容聽上去似乎更穩;微微一笑可能加重極平常的“謝謝”二字的分量,使感激之情得到更充分的表達;把手放在對方的肩上,注視着對方的眼睛,不用説一句話便可倒出全部心裏話。這些並非適用於每一個人,動作和行為因性別、年齡而異。
語速與情緒:有時候,聽者似乎在全神貫注地傾聽,而事實上卻並非如此,完全可能心不在焉。所以,講話人要儘量使用短句、簡單明瞭的詞語和明確的措辭。講話的速度快慢得當,太慢可能使聽者感到無聊,太快通常使聽眾覺得你很緊張、胸無成竹。接受採訪、參加面試或表演時,人人都會感到緊張,身居最高職位的人也不例外。
語調與聲態:高聲叫嚷毫無意義,吼出的話別人更難聽懂。面對面的會談中最常見的錯誤是説得太多太快。如果是閲信,沒有讀懂可以重讀,可談話、面試則不可重複進行。如果信太長,閲信人可以從中找出要點,面談中如果話説得太多,要點則會不清楚、不突出。
無聲與有聲:大多數人認為,面對面的會談如同寫信或寫報告,非使用語言不可。事實上,在許多場合,如果僅僅指望語言完成交際任務,有可能説得太多,效果更糟,也會有失禮儀。面對面的會談中,詞語僅僅是交際手段之一,即使雙方一聲不吭,各種信息照樣互相傳遞。不用語言也能達到交際目的。一些演員就是擅於通過眼神、頭部或四肢來表達情。
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