祕書辦事的學問大綱
祕書人員有兩大任務,一是辦事,二是當參謀。近幾年來,當參謀問題引起了祕書界極大重視,大量的理論性、經驗性文章見諸報刊。相比之下,對於辦事的學門卻議論較少。出於拋磚引玉的想法,試就"辦事"的學問作一番探討。
一、如何辦好領導交辦事項
(一)接受工作任務要弄清"三要素"
領導交辦工作任務,大體都有"三要素":一是內容--辦什麼事;二是時限--什麼時間完成;三是要求--工作質量, 注意事項等等。祕書人員在接受領導交辦任務時,一定要把"三要素"搞清楚,為把事情辦好創造前提條件。
(二)優化辦事成果"三比較"。
辦事的目的是為了獲得好的結果,排除或縮小壞的結果,因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性,比較地説,一是利,一是弊。優化辦事成果,要進行三個方面的比較,這就是"利利相交取於大,利弊相交取於利,弊弊相交取於小"。
(三)把握好辦事"三形式"
辦事可能出現三種形式:1.單一辦事--在同一時間內完成一項工作任務;2.交叉辦事--同時受領兩項工作任務或者兩位領導分別賦予不同任務,需要在同一時間或交叉時間內完成;3.穿插辦事--三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。
(四)檢驗辦事效率"三標準"
祕書人員完成領導交辦工作之後,要進行工作效率自我檢驗,標準有三:l.工作質量,是不是達到了領導要求的限制條件,有沒有潛在的問題和漏洞;2.工作速度,有沒有超過工作時限,有沒有浪費拖延時間的情形;3.對社會和羣眾的影響,辦事全過程對社會、羣眾有沒有不良影響。
(五)向領導覆命"三注意"
工作任務全部結束,或告一段落,應向賦予任務的領導覆命,彙報完成任務的效果、時間,講明存在和可能出現的問題,以及對後續工作的看法等。覆命時要注意三點:1.不失真。對完成任務情況要一是一,二是二,不擴大,不縮小,不隱匿問題和缺點。2.不吹噓。不借機自我誇耀,不喋喋不休地表功、訴苦。3.不邀利。不因為完成了領導交辦工作。
二、如何辦好請辦事項
做好請辦工作的基本要求是,祕書人員和部門事先搞好情況調查和了解,認真地進行分析研究,提出可行的工作建議,並且通過科學的請辦方式和程序,使領導對請辦建議表示贊同或者賞識,以體現出祕書人員在請辦工作中的參謀助手作用。
(一)精心準備,提出合理建議
(二)講究方法,選擇適當形式
(三)注重程序,堅持逐級請辦
(四)提高藝術,優化請辦效果
(五)以緩應急,避免緊張出錯
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