商务公函谈判型公函
什么是商务公函
商务公函是用来商洽工作、联系业务,询问和答复有关具体实际问题的一种公文。
商务公函的特点
1.多向性。在公文中,商务公函的使用最为灵活,行文方向没有严格的限制,主要适用于不相隶属机关单位之间,有时也适用于平级机关、上下级机关之间的行文。
2.多属性。商务公函的适用范围很宽,在一定条件下,可以代行“通知”、“报告”、“请示”、“批复”的功能。如在乎级或不相隶属的单位之间,需要告知有关事项,不宜使用“通知”行文时,可用商务公函。又如下级向上级机关询问或请示一般性问题,以及上级机关对这些一般性问题给予答复或批准时,由于询问、请示、答复、批准的问题比较简单,可不必使用“报告”、“请示”与“批复”,可用商务公函行文。
商务公函的分类
按行文方向分,可分为去函(又称“来函”)、复函。去函,即主动发出的函;复函,即被动发出的函。按内容分,函有商洽函、询问函、答复函、请示函、知照函、催办函、邀请函、批准函等。商务公函中的请示函、批准函,一般用于机关、企业单位与主管业务部门之间(相互不存在隶属关系),请求批准某一事项时使用。这类函,不能误用为报告、请示、批复,需要注意。
商务公函格式与要求
公函是平行文。在写作时,一般包括四大部分:标题、行文对象、正文、落款。
1.标题一般采用公文规范标题法,即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。
2.行文对象是指公函受文者,写在事由之下的第一行左边,顶袼,后面加冒号。
3.正文是公函的内容即事项,是发函者要告诉对方的具体事情,由三部分组成,即发函因由,发函事项以及结语等,事项部分基本上是叙述和说明的方法,如有要求部分则要根据行文内容来安排,不可过多。结语多使用“特此复函”。
4.落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。
撰写公函的注意事项
(一)函的主旨要集中
一般要求一函一事,当然也可写出此“事”的几个方面,但函件宜短不宜长。去函要有鲜明的目的性,复函要有明确的针对性,不要把一些不相关或离题较远的事写进去,显得主旨不突出。
(二)行文要开宗明义
函件来往都要开门见山,直陈其事。开头要注意礼貌用语,但也要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞无味的套话。表达要简洁明快,直奔主题。
(三)语言要有分寸感
函件应注意措辞,语气要委婉、平和、恳切、分寸得当,不可强人所难,既要符合本机关职权身份,又要尊重对方,讲究礼节,忌用指令性语言。
致 函
致:X小姐经纪人
事由:双方合作愉快谨表谢意,并诚挚表达继续合作之意愿
您好!
Y企业作为品牌代言需求方,能与著名演员X小姐合作,一直深感荣幸。双方在两个合同期间均合 作愉快,在此谨深表赞赏,并诚挚表达谢意!
X小姐演艺精湛,形象健康,一直备受社会各界赞誉。作为品牌形象代言人,X小姐的加盟一定程 度提升了Y品牌的美誉度,也促进了产品的整体销售。因此,无论是从X小姐的社会影响力,还是从Y品牌的持续性和深入性发展来考虑,本公司都诚挚希望双方能够继续合作。
合作求共赢,双方互促进。Y企业作为中国Z行业的高端品牌,是知识产权优势企业。双方合作以 来,在家装建材的铝门窗领域,Y已发展成为消费者首选品牌之一。随着家装市场的蓬勃发展,Y门窗产品已经进入了千家万户。作为品牌形象代言人,X小姐的形象也更为广泛的得到展示,其魅力也更为长期而深远的得到传播。
适逢今年是Y企业进驻中国五周年之际,公司将进行面向全国的大型宣传及促销活动,并且在随后 的几年里将大量品牌宣传与投入持续进行下去,Y品牌将进入跨越式高速发展阶段。Y企业再次诚挚邀请X小姐加盟,但鉴于公司营销规划的预算,希望双方仍旧能以上一个合同期的价格继续合作关系,双方互惠互利,共同发展。 五周年庆活动开展在即,如果未能得到X小姐的合作认同意向,为了工作的需要,为了品牌发展, 只能作出更换形象代言人的选择,实非首选,请予考虑。 Y公司
某年某月某日
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