会议质量控制
会议质量的高低主要取决于下列因素:会议的召开是否必要;召集会议的单位是否具备必要的行政权力;会议准备是否充分;与会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流;会议期间能否排除各种相关的干扰;主持人、与会者的学识、业务水平、工作作风、心理状态等条件;环境卫生条件;技术设备条件;议程是否合理科学;对会议决议的执行是否实施有效的监督等。
要做好会议的质量控制,应该注意下列几个方面的问题。
1.注意会议的人员构成
与会者应组成合理的知识和智能结构。据说有这样一件事:一家大公司决策层开会讨论一些事情,第一个议题是关于购买一项新技术的事,由于大部分人对这项技术根本不懂,听了职能部门的汇报后,只有一个人提出价格高了些,别人都不发言,这个议题只好不了了之。第二个议题是讨论公司迁址问题,大家发言异常踊跃,气氛非常热烈,讨论效果很好,提出了不少积极的建议。两个议题讨论的不同结果说明:会议成员的群体结构对会议质量影响很大。选择与会人员应多考虑那些具备相应专长、有能力发表见解的人。
2.严格控制参加会议的人数
会议效率与参加会议人员的数量成反比,即在实现相同的会议效果的前提下,参加会议的人越少,会议效率就越高,所以开会往往不是规模越大越好。人员增多,不仅表现为会议效率降低,而且必然带来沟通的困难和协调的问题。所以会议人数应尽量控制在能有效交流信息,并形成有效决议的限度内。
3.不开可开可不开的会
要树立效率观念,就应该在处理每个会的时候先来3个自问:一问能不能取消?可开可不开的会应该坚决不开。二问能不能与其他会合并起来开?合并将意味着时间的节省和效率的提高。三问能不能以更有效的途径、更简便的方法达到同样的目的?遇事择优是生活和工作中的一般常识。
4.做好充分的会前准备
要做到让大家有备而来,注意使每一位与会者在会前明确会议的目的、议题和要求,掌握有关的文件材料,并做好发言的准备,不开“空手会”、无准备之会或准备不足之会。仓促行事是最容易出问题的。
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