收款日常管理制度

为了进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范。

一、建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录：

二、事前控制：(签约到发货)

从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易。

对客户的审查内容(5w)：

1、who 人员素质，销售业绩，社会关系

2、where 地理位置，物流配送情况

3、when 从事本行业的时间，何时开始合作，有否合作经历

4、what 信用档案，有无不良纪录

5、why 关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景

对客户的评定等级

a 类客户，回款2个月内

b 类客户，回款5个月内 (最好预付一部分货款)

c 类客户，回款8个月内 (必须预付一部分货款)

d 类客户，回款时间相当长，不可靠 (必须货款两清)

签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收账款追收的根本依据。

在销售合同中应明确的主要内容 ：

1、明确交易条件，如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等;

2、明确双方的权利义务和违约责任;

3、确定合同期限;

4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章(避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章);

5、电话订货，最好有传真件作为凭证。

合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。

三、事中控制：(发货到收款)

1、发货查询，货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对;公司在销售货物后，就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系。(由销售人员和客服中心进行全程跟踪)

收账策略如下：

a 类客户，按常规合同

b 类客户，最好预付一部分货款

c 类客户，必须预付一部分货款

d 类客户，必须货款两清

2、回款记录，账龄分析。财务要形成定期的对账制度，每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清;并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析。

有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。

1、产品结构为多品种、多规格;

2、产品的回款期限不同，或同种产品回款期限不同;

3、产品出现平调、退货、换货时;

4、客户不能够按单对单(销售单据或发票)回款;

以上情况会给应收账款的管理带来困难，定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死账现象，同时对账之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。

四、事后控制：(欠款到追收)

1、欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位。原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收账款的最后期限，不能超过回款期限的1/3(如期限是60天，最后收款期限不能超过80天);如超过，即马上采取行动追讨。