管理规章制度4篇

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一、队长职责

1.履行好公司与客户单位签订的保安队服务合同，积极组织保安队员，全面深入地做好责任区的安全防范工作;

2.努力搞好保安队的行政管理工作和基层业务建设，及时传达贯彻公司和学院保卫处的工作指令;

3.做好队员的思想政治工作，组织队员进行法制，职业道德教育及相关知识和技能的培训，提高素质与业务能力;

4.督促、检查队员工作纪律情况，布署执勤任务、做好队员的考核，考勤工作及填好各种数据报表;

5.以身作则，做出榜样，对工作认真负责，关心爱护帮助队员、搞好全队团结、积极完成各项任务;

6.完成领导交办的其他任务。

二、副队长职责

1.带领保安队员认真执行学校保卫处有关保安服务管理规章制度;

2.严格要求保安队员遵纪守法，努力工作，履行职责、带领、督促保安队员积极完成各项日常执勤任务;

3.合理安排好工作，及时协调工作中的各种问题，发现问题及时汇报，并协助领导解决好问题;

4.组织队员开展安全思想教育学习，不断提高业务技能，同时开展健康文明向上的文体活动，保持良好的精神风貌;

5.管理全班的装备及用具，带领全班保安队员爱护装备，严格遵守使用规定;

6.坚持工作汇报制度，定期和不定期向分管中队长(大队长)汇报保安队的思想动态，工作表现和生活情况，并协助好队长处理日常勤务工作。

三、保安队员职责

1.保安队员必须遵纪守法、恪尽职守、熟悉业务、掌握技能、文明值勤、热情服务、诚信做人、爱岗敬业;

2.严格履行同客户单位签订的保安合同，努力完成各项保安工作任务，切实保障客户单位安全;

3.严格遵守公司和客户单位的各项规章制度，服从命令，听从指挥，坚守岗位，提高警惕，尽职尽责;

4.保安队员要努力学习政治，业务技能等各方面相关知识，发扬艰苦奋斗、不畏艰难的精神，树立工作的光荣感、责任感;

5.保安队在执勤时，应着公司统一的服装，佩戴值勤标志，做到文明执勤，礼貌待人，坚持原则，实事求是，既要敢于管理，又要善于管理;

6.对发生在执勤区域内的刑事案件和治安灾害故事，及时报告公安机关和客户单位，并采取措施保护好案发现场，协助公安机关维护发案现场秩序;

7.落实防火、防盗、防爆炸、防破坏等治安防范措施，发现执勤区域内的治安隐患，立即报告客户单位和公安机关主管部门，并协助予以处置;

8.保安员要严格保守客户单位的安防机密，保护客户单位的安全。

四、岗位职责

1 .门卫职责

(1)、.执勤中的对出入学校的外来人员进行严格的检查登记，严禁无关人员进入;

(2)、.对出入学校的车辆、物资进行检查，严禁易燃，易爆等危险物品进入学校;

(3)、疏导出入车辆和行人，清理门卫责任区内的无关人员，保证进出车辆畅通，人员出入有序无阻;

(4)、.做好岗位执勤工作;

(5)、提高警惕，在执勤中发现可疑人或可疑物，尤其是犯罪线索要及时报告公安、保卫部门，并主动配合工作;

(6)、认真搞好值班室内、外卫生。

2.巡逻职责

(1)、维护学校区域内和保护目标周围的治安秩序;

(2)、巡逻时发现可疑人员、车辆，对其进行询问，对有作案嫌疑的，送交公安机关或保卫部门处理;

(3)、对正在发生的不法侵害行为，应采取相应措施，予以制止，将不法行为人送交公安机关或保卫部门处理;

(4)、检查发现报告并及时消除各种不安全隐患，如发现异常情况，立即采取有效措施处理;

(5)、保护好不法侵害案件或灾害事故现场，应及时报告公安机关，并协助处理;

(6)、平息巡逻中发现的突发事件和各种意外事件。

五、 监控职责

按规定操作使用监控、维护器材，发现设备故障要立即通知值班保安员加强防范。

1、24小时严密监控学院区域内的各种可疑情况或安全隐患，及时通知当班保安人员处理，并向队长汇报有关情况;

2、要认真仔细地记录当班的监控情况，严格执行交接班制度;

3、负责接听学校内各种警情电话，并立即通知值班队长及时处理。

六、 行政办公楼岗位职责

1、着装要求规范整齐，注意仪容仪表，站姿威武，坐姿端正;

2、热情礼貌接待来访人员，仔细询问并填写好来访登记;

3、维护好行政楼前的车辆停放秩序，保持车辆畅通，人员出入有序;

4、携带物品外出，必须登记，并凭保卫部门出具的相关证明方可放行;

5、办公人员下班后，保安员必须检查每层楼的门窗，水电是否关好，排除安全隐患，并作好相关记录。

七、 执勤职责

1、保安员勤务通常分常规性勤务和临时性勤务。常规性勤务是负责学院的日常勤务工作，临时性勤务是学院根据需要临时安排的勤务工作;

2、保安员在执勤时要听从指挥，服从命令;

3、执勤时按规定着装，保持容貌严整，举止端正，并携带好防卫器械;

4、执勤时，要坚守岗位，履行职责，严格遵守纪律和岗位操作规程;

5、执勤时要保持高度警惕，熟悉各种紧急情况的处理预案;

6、执勤时，必须分工明确，责任到人，团结协作，圆满完成工作任务。

八、上岗操作交接制度

1、提前15分钟到达执勤岗位，按规定交接对班，并作好值班记录;

2、班长对上岗人员按要求逐一检查，强调工作纪律;

3、交接班时，交班和接班人员要互相敬礼;

4、交接班时，如有遗留事项，必须妥善处理，并作好记载，告之接班人员。

九、 请销假备勤制度

1、队长因事外出，3小时内需向副队长请假，6小时内需向保卫处长请假，除特殊情况，一般不得延假，若延假，归队时需作出书面说明;

2、事假不得超过3天，病假视情况而定，丧假7天，婚假5天;

3、请长假需提前3天，提出书面申请，由队长审批，方可离队;

4、请假人员，请销假必须填写《请销假记录本》，由队长批准;

5、为了有效的应付处置突发事件，控防事态发展，每天各班必须安排一定的备勤人员值班;

6、备勤人员必须按时到岗备勤，不得无故缺勤，若有事需要离开，需有班长批准;

7、如遇突发事件，接警后，必须第一时间赶到案发现场处置;

8、完成领导交办的其他事情。

十、 训练学习制度

为了提高队伍的战斗力,凝聚力,增强队员的业务技能水平,组织纪律观念,培养队员的责任感。

1、每日定期组织训练和学习法律常识,公司和客户单位的相关管理制度;

2、训练和学习纳入队员考核评比,无故不得请假;迟到,早退,有事需请假,经班长批准,方可离开;

3、训练和学习的过程中,必须听从班队长和教官的安排;

4、队员必须在规定的时间内完成训练和学习任务,每月评比3-5名训练学习标兵;

5、队员在训练和学习前,必须按要求作好相关准备。

十一、处置突发事件原则

突发事件指:发生在执勤范围内的抢劫、窃、凶案、爆炸、火灾、车祸、顾客急病或受伤,及交通事故等。

1、快速反应原则:保安班队在接警后做到闻警而动,快速反应在5-10分钟之内赶到现场,及时向公安机关和学院保卫部门报告,并保护好事发现场;

2、服从命令原则:全体参战保安人员要服从统一指挥,听从公安机关和学院保卫部门负责人的命令;

3、分工协作原则:保安员处理突发事件时,要团结一致,即有分工又有协作,形成合力,尽快控制现场局面;

4 、奋力拼搏原则:保安员在处理突发事件时,需履行职责,发扬无私无畏和顽强拼搏精神,敢于同违法犯罪嫌疑人和治安灾害事故作斗争;

5 、灵活处理原则:保安员在处理突发事件时,要因地制宜,一句客观事件的变化,灵活处理有可能引发的其他突发事件;

6、 善始善终原则:保安员在处理突发事件时,要坚守岗位,直至事件处理结束之后再收队。

十二、 寝室内务管理制度

为了营造一个清洁,文明的寝室,让大家拥有一个整洁,舒适,健康的生活环境,特制定如下制度,规范寝室内务卫生管理。

1、寝室成员轮流值日,打扫寝室卫生,值日生早7:30必须打扫干净寝室卫生,包括打扫,抹窗,拖地,寝室内无灰尘,杂物视为打扫干净;

2、寝室成员必须把自己的被子、鞋子、行李等生活物品摆放整齐有序;

3.、寝室成员不得乱丢垃圾,如有吸烟人员,必须自备烟缸,不得乱弹烟灰、烟头等;

4、寝室成员必须勤洗澡,勤洗衣物、被单、床单、鞋袜;

5、不准随地吐痰,影响他人身体健康;

6、 除公共物品外,使用他人物品时,必须先征得他人的同意,才能使用。脸盆、桶、洗发水、洗衣粉等生活必备品,必须人人自备;

7、按时就寝、起床，保证睡眠时间。不允许在寝室内不大声喧哗,影响他人休息;

8、团结一致,齐心协力,全体寝室成员努力争创文明寝室。

十三、 保安队公用财产保管使用制度

1、公司和学校保卫处发放的公用财产需登记造册，安排专门人员负责保管;

2 、队员领取公用财产必须登记，由班长审核，队长批准;

3、公用财产必须是在上班期间使用，不得私自挪用;

4、故意损坏公用财产，加倍赔偿，遗失需照价赔偿。

十四、队伍会议制度

1、每月召开队长会议1次，全体队员大会1次，如有特殊情况另行通知;

2、例会时间不得无故迟到、早退、缺席;

3、会议召开由队长主持，安排专人负责会议记录;

4、会议召开具体形式为总结上期工作，布署安排下期工作。

十五、奖、惩考核办法

为了规范队伍管理，加强队伍的纪律性，坚持从严治队的方针，加强对全体保安队员进行职业道德，职业责任和职业纪律的教育，树立高度的政策法制观念，组织纪律观念和群众观念，为了建设一支赏罚分明，纪律严明，素质过硬，保障有力的准军事化保安队伍，特制定如下奖惩考核记分办法：

〈一〉奖励

奖励的目的在于激发广大保安队员的工作积极性和主动性，发扬不怕艰难困苦。不怕流血牺牲的无私无畏精神，为维护学院利益和治安秩序。努力完成各项工作任务。

(1)、坚守岗位，模范执行纪律，文明执勤，文明管理，优质服务，埋头苦干，廉洁奉公，成绩显著者;

(2)、工作积极主动，能及时发现和制止各种刑事，治安案件，灾难事故，消防事故，使学院和师生免遭损失，成绩显著者;

(3)、 工作中认真负责，善于思考，及时发现安全隐患，提出合理建议，并采取有效措施处置;

(4)、工作中遇到犯罪嫌疑人挺身而出，勇于斗争，不惧危险，克敌制胜，表现突出者;

(5)、密切与师生关系，为师生办好事，拾金不昧，保护公私财物，事迹突出者;

(6)、其个人在考核评比中<全月，季度，半年，全面>无违纪情况。表现突出者，给予奖励;

(7)、全班组织纪律严明，队员团结。圆满完成各项工作任务或者有突出立功表现的班队，视情况给予集体立功奖励;

(8)、其它方面有突出成绩或者较大贡献者，视情给予奖励，并申报立功。

〈二〉处罚

处罚是维护保安队伍的纯洁性，加强组织纪律性的一种手段，目的在于教育违纪，搞好本职工作，提高保安队伍的战斗力和声誉。

(1)、着装不整齐，不符合本质工作的，不按规定佩戴标志和警用器械，违者给予3-5分处罚;

(2)、上岗迟到早退，不按时交接班者，5分钟以内罚1分，5-15分钟罚2分，15分钟以上视情节给予3- 6分处罚;

(3)、上岗执勤时，干与工作无关的事，例如：看书、看报、睡觉、手机短信聊天，视情节给予1-10分处罚;

(4)、不按规定私自换班，未经请假擅自离队，请假超时，违者给予5-10分处罚;

(5)、执勤时精神面貌差，不积极主动，不认真负责，消极怠工，违者给予3-5分处罚;

(6)、执勤时对来访人员，车辆解答询问不耐心，不礼貌，表现厌烦情绪者，给予3-5处罚;

(7)、无故不参加集体劳动，学习，训练，队伍会议，未消假者给予5-10分处罚;

(8)、参与赌博，上班期间酗酒，内部不团结，打架斗殴视，视情节给予20-50分处罚，情节严重者作开除处理;

(9)、利用职务之便，谋取个人利益，上班玩忽职守，违规操作，造成客户单位损失，视情节给予20-50分处罚，造成较重经济损失的自行承担后果，并追究其法律责任，并作开除处理;

(10)、.寝室内务卫生打扫不干净，物品摆放不整齐，不符合要求，给予2-5分处罚;

(11)、在工作中不服从命令，不听从安排，与队长副队长发生争执，违者给予10-15分处罚，情节严重者给予开除。

公司移动存储保密管理规章制度2018管理规章制度（2） | 返回目录

第一条涉密和非涉密移动存储介质由局内统一购买，并建立台帐，登记配发。局技术人员负责涉密和非涉密移动存储介质的日常管理和维护维修。

第二条涉密移动存储介质不得在非涉密计算机上使用。

第三条涉密移动存储介质未经批准不得擅自带离本单位，确因工作需要携带外出的，须履行登记备案手续，并经单位负责人批准。

第四条严禁将涉密移动存储介质借给外单位或他人使用。

第五条涉密移动存储介质需维修的，由单位技术人员送至有保密资质的单位现场监修，严禁维修人员擅自读取和拷贝其存储的国家秘密信息。如涉密移动存储介质无法修复,必须按涉密载体予以销毁。

第六条非涉密移动存储介质不得存储任何涉密信息。

第七条非涉密移动存储介质不得连接涉密计算机。

第八条不再使用或不能使用的涉密和非涉密移动存储介质要及时上交局办公室，由技术人员对要报废的涉密和非涉密移动存储介质进行进一步确认，并与领取时的类型、电子（产品）序列号、编号等进行核对，填写销毁登记表，经单位领导批准后，送有保密资质的单位进行销毁。

第九条任何部门和个人不得擅自销毁涉密和非涉密移动存储介质。

新公司培训管理规章制度2018管理规章制度（3） | 返回目录

1目的

为加强对员工培训工作的规范管理，提高公司员工队伍整体素质，结合我司员工的结构状况及经营特点，制定本管理办法。

2适用范围

本办法适用于公司全体员工。

3职责

3.1综合事务部是员工培训工作的归口管理部门，负责公司员工培训计划的编制与组织实施。

3.2各相关部门(单位)提供员工培训需求计划，并做好支持配合工作。

3.3凡参加外训的，培训完成后到综合事务部办理培训总结登记手续。

4工作内容

4.1培训目的、对象、种类、形式及方法

4.1.1培训目的

为不断提高员工的素质和能力，满足公司及员工个人发展，适应市场竞争的需要，提高工作效率，树立良好的企业形象，必须有计划地组织员工进行各种培训。

4.1.2培训对象

凡与公司签订劳动合同的员工，无论新录用员工或在职员工均为受训对象。

4.1.3培训种类

包括岗前培训、在职培训和专业培训

a、岗前培训：对新进员工和转岗员工进行上岗前培训，使其掌握必要的岗位知识和技能。

b、在职培训：根据公司规模的扩大，技术和环境的变化，对各级在职员工进行知识和技能更新的培训。

c、专业培训：对公司现有专业技术人员与中高层管理人员进行提高专业技术和管理才能的培训。

4.1.4培训形式

包括脱产、半脱产和不脱产业余培训。

4.1.5培训方法

主要包括以下几种方法：

a、公司自身组织、聘请外部专家、学者或公司内部专业技术管理人员举办专题知识讲座;

b、员工利用业余时间参加职称或学历教育;

c、公司根据业务开展的需要，有计划选派员工参加各类专业技能培训班;

d、通过与高等院校和科研院所联合办学的形式，举办各类进修班或研究生班等;

e、有计划地遴选业务骨干或中层以上管理干部出国参观、学习、考察培训。

4.2培训的组织与管理

4.2.1培训的计划与落实

a、年度培训计划一般由各部门于上一年度年终提出，由人力资源部统一编制，报公司经营班子审批。

b、 各部门应根据公司培训计划的安排与要求，负责本部门员工培训工作的落实。

4.2.2新员工岗前培训

新招聘生产岗位人员，一般必须经过培训考试合格后才能安排上岗，不合格者实行一次性淘汰，作辞退处理。培训期视工作需要，一般为56—240课时。

4.2.3在职员工业余培训

a、公司鼓励支持员工利用业余时间参加学习与接受培训，但以不影响本职工作为原则。

b、凡在公司工作一年，符合报考条件，可以报考与本人工作岗位对口的各类成人大、中专学校。

c、凡在公司工作满两年，符合报考条件，可报考在职或脱产研究生。

4.2.4统一培训

4.2.5外出培训

派往省外、国外有关单位和学校接受培训的人员，必须是公司的业务骨干或中高层管理人员。派往国外考察培训的人员需满足以下条件：

a、公司的业务骨干，或者是公司的中高层管理人员;

b、在公司工作满一年或一年以上，且年终考评为优秀;

c、具有大学专科或以上学历且有一定外语基础;

d、身体健康，作风正派。

4.2.6培训审批程序

员工确需参加某种培训时，须办理有关手续并遵循以下程序：

a、个人书面申请→部门经理同意→综合事务部审核→总经理批准→办理报名手续。

b、申请书应详细注明培训内容(或报考专业)、培训时间、培训费、脱产等情况，并将培训简章、申请书批件等材料交综合事务部备案。

4.3培训期间待遇及培训假期、费用处理

4.3.1培训期间待遇

培训期间的待遇按公司有关工资福利待遇办理。出国学习人员的待遇，按照国家有关政策执行。

4.3.2培训假期及费用处理

培训假期及费用，按如下情况分别处理：

a、员工参加职称考试前培训，应在业余时间学习，如占用工作时间，一律按事假处理，但考试时间除外。其培训、考试费用由受训员工自理。

b、员工接受学历教育，原则上应以业余学习为主，如确实需要脱产学习(离岗6个月以上)的，经总经理批准后，应与公司签订服务年限与补偿协议，否则，应办理辞职手续。

c、参加大学本科以下学历教育的员工，其学习费用由受训员工自理,部门副经理以上由总经理审批报销。

d、攻读研究生的员工，在取得毕业证和学位证后，公司给予报销50%的学费(但最高不超过10000元人民币)。若未能取得毕业证或学位证，其所用学费由受训员工自理;

e、上级部门要求组织参加和由公司组织的岗前培训，各类专业技术培训其费用由公司负责。但受训员工本人因私人原因中途缺课，不参加考试(或考试成绩不合格)未能取得合格证，其费用由受训员工自理。

4.4培训结果的考核与反馈

4.4.1培训作为公司的一项战略性与长远性投资，必须考虑培训成本与收益的关系，因此，员工培训后必须进行考核或提交个学习总结。

4.4.2每一期培训班结束或个人参加(一个星期以上的)学习期满，要有考核成绩或书面材料向综合事务部汇报。

4.2.3员工培训后的定岗，由综合事务部和业务部门确定，报经营班子批准。

4.5最低服务年限与赔偿费规定

4.5.1凡由公司出资录用和培训的员工，都必须为公司服务一定的年限，具体标准参照下表或按双方签订的劳动合同(协议)执行：培训类别 最低服务年限

出资录用和有偿分配的毕业生 五年

各类学历进修 五年

各类专业知识、业务技能和相关知识培训，累计时间超过3个月者 三年

各类专业知识、业务技能和相关知识培训，累计时间在1—3个月者 一年

4.5.2服务年限从培训结束后上班的时间算起，接受多种培训的应累计其服务年限。

4.5.3凡公司派往境外培训的员工，出境前需与公司签订有关服务协议书。

4.5.4员工在一个劳动合同周期内，参加培训的费用超过一万元人民币，服务年限按每超过三千元增加一年累计。培训费指综合费用。

4.5.5员工劳动合同期限已满而服务期限未满，双方协议后不再续签劳动合同的，员工须按服务年限协议书中规定，赔偿培训费用后，方可离开公司。如本人提出辞职，或因违反劳动合同或公司规章制度被辞退，必须按协议规定赔偿培训费。个人赔偿培训费额度，按以下公式计算：

个人赔偿额=公司实付培训费总额×(1-已服务年限/应服务年限)。

5附则

5.1本办法由综合事务部负责解释、修订。

5.2本办法如有与国家政策、法律、法规有关规定相抵触的，则以国家规定为准;如有与公司以前相关规定相抵触的，则以本办法规定为准。

5.3本办法自发布之日起实施。

上级部门要求组织参加统一安排的培训，须报人力资源部备案，其时间及费用由公司安排和负担。

文秘档案管理规章制度2018管理规章制度（4） | 返回目录

1.目的作用

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

2.管理职责

2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：

2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

3.归档资料的范围、内容

3.1计划性文件资料

包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

3.2批示性文件材料

包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3.3法规性文件

包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。

3.4公司的重大决议

包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件

包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料

包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7汇报性材料

包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等

3.8劳资人事资料

包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料

包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料

包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

3.11证件性文书资料

包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

3.12馈赠行资料

包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

4.文件资料的立卷归档

4.1档案的收集

4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。

4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

4.2立卷归档的时间

4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

4.3立卷归档的要求

4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签后各执一份。

4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,迹应清楚、准确。

4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。

4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘档案的借阅

5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。

5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

6.文秘档案保密要求

6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

7.超期档案的销毁

7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签。