进出口管理系统规章制度(三)
(第三部分)
装船通知单
1.依照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开始作业,由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。
送货柜场者:共四联
第一联:寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。
第二、三联:
(1)寄有关外务员,在第二联上填妥确定出货日期、
净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理,再交装押助理协
调安排出货。
(2)如每一item超过美金5千元者,第二联交有关科长,第三联仍寄
交交外务员。
第四联:装押助理存查。
货送仓库者:填"送仓装船通知单",共二联
第一联:寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后,再送收发。
第二联:装押助理存查。
如重要订单未能如期交货,得填写"重要订单逾期追问单"交有关科长协助处理。
2.如境内订单规定收到l/c后才通知生产者,收到l/c当日即发出装船
通知单上注明"l/c已收到"船期通常以s/d期限前三星期为宜。(弹性应用)(schedule delivery)
3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者,当收到客户确认或回电时,由营业助理填写确认函交工厂,并将留底联交有关装押助理签收,并在境内订单装运联上登记后,再交回营业助理,以便安排船期。
4.如出口美、日地区,应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥,可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回,以便向"经济部"商品检验局申请产地证明书。
5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件,协调报关行后与有关工厂办理手续。
□ 催货
1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货,应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。
2.退税资料寄回本公司时,应先告知工厂填写承办人姓名,否则经常很多助理有同一家工厂的货,退税资料往往误传,而发生工厂不能退税的麻烦。
□ 收到仓库送来的进货单
1.装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合,如需更正即刻通知仓储科长处理。
2.收到进货单后,需通知助理前往仓库验货,并制订"营业部订单货款支付核准单"。 3.如未通知送货柜场而擅自送到仓库的,应扣运费。
□ 签订s/o
1.依据出货明细表及境内订单装运联所示大约材数计算体积重量。
2.向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到s/o(shipping order)。
3.船期如有提前或延后,应立即与工厂联系务必配合。
4.打s/o时须查核是否每张均打,如有漏打,应立即补上,以免报关行在船公司重打,浪费时间。
5.签s/o的时间应提早一星期或两星期,或事先以电话与船公司联络订船位。
6.如装整台货柜时,货物实际重量不可超过船公司所规定的重量,如超过时应立即请示主管经理处理。
□ 结关前
1.如由仓库装货柜出货者,应提前将出货明细表一份交仓储科科长,以便送货(货未到尚未验货,应在明细表上注明)。
2.如由仓库出卡车者,须在结关前二天将出货明细表交押汇科长,以便及时通知卡车,货未到或尚未验货必须在明细表上注明。
3.须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点,等确定时应立即通知报关行。
4.于船期结关前一日,确定出货明细表之正确项目、数量,如所出之货有配件印刷工厂的,须在出货明细表上注明。
5.打packing list六份,并于其中三份抬头改成invoice并于其上注明每家工厂正确全名,统一编号、发票号码,交营业助理核阅。并填写出口登记本四联,第二联(财务)连同packing list三份和invoice二份送交押汇科长盖章后,连同退税资料交报关行,一份交会计科长,其中另一份invoice自行留底。
6.出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期,应填写结关后七天,如有延误应写原因。
7.送货当天早上必须联络工厂确定出货时间,卡车号码及到达时间,等确定时立即通知报关行。
8.结关当天如没有工厂确定能够出货的把握者,须立即修改资料,勿将该货报关。
9.货如未依时间送达,所发生海关费用及规费应有记录,并于签订单支付核准单时填上应扣数目,注意清款时扣除。
10.装押助理如当日有结关之货,须算所有货确实到达并报关完毕,才可下班。
11.装押助理必须待进货柜场的货确实已送达无误才可制"营业部订单货款支付核准单"。
12.工厂的出货发票一定要开送货当天之日期、配件如分批出货,亦需于每一次出货(送货)即开当天的发票,不可延迟于送货后的日期。
13.工厂如在货未结关前,即已送达货柜场,而有需退货物税或关税者,清款时一律暂时保留50%,并于货款支付核准单上注明此点。
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