规章制度:公司办公自动化管理规定
1 目的
为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效运行,信息及时处理和反馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理,提高工作效率。
2 适用范围
本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。
3 术语和定义
电子公文:电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如:(决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等)。文秘部落
4 职责
4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门,对公司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负责对永久保留的信息备份工作。
4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。
4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门,对解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门,对解放服务站办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。
5 管理要求
5.1 电子公文管理规定。
5.1.1 电子公文与纸质公文关系。
各部门须指定专人负责办公系统管理,按纸质公文办理程序处理电子公文。
电子公文行文关系,与纸质公文的行文关系相同。
除特殊注明外,电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。
电子公文的公文要素与纸质公文基本一致,包括:公文版头、秘密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。
电子公文的办理分为收文和发文办理,其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。
5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令,并保守秘密,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。
5.1.3 对机密级以上(含机密级)的文件和篇幅较长的转发附件,仍以纸质方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复工作仍在办公系统中进行。
5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看"待办事宜",并签署意见。
5.1.5国家秘密级以上(含秘密级)和集团公司机密级秘密公文不得以电子公文形式在网上传递。
5.1.6各部门在收到电子公文后,有必要复制成一份(经发文机关批准可复制成多份)纸质公文,应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章(电子公文复制专用章图样附后)注明复制单位、日期、份数,然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。
5.1.7 电子公文处理和存储,必须采用专用的计算机和存储设备,由收到电子公文的人员负责管理,确保有关设备的安全。
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