公文概述(补充)
一、含义
公文,即公务文书的简称,属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文,是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文,是指党政机关处理公务时所使用的公文。
二、分类
公文按其行文方向,可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文,如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文,如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文,如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。
公文按其时限要求,可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求,需迅速传递办理的,称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种,紧急公文应随到随办,时限要求越高,传递、办理的速度也就要求越快,但要“快中求准”。随着社会的发展,对公文的时效要求越来越高,即使常规公文,也应随到随办,以提高办文效率。
公文按其机密程度,可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件,是指内容涉及党和国家的机密,需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高,传达、阅办、保管的要求也越严。
三、公文的行文关系
(1)行文关系,是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系,一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系,同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系,不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。
(2)建立正确的行文关系,遵守必要的行文规则,有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理,避免行文混乱,防止“公文旅行”,克服文牍主义,提高工作效率。一定的行文关系,规定和约束了公文按照一定的方向运行,通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中,根据组织关系和工作需要,可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。
(3)遵照以下规则:按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。
(4)行文其他注意事项:主送与抄送应准确得当;一般应一文一事;准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文,应在公布时注明。
公文种类
公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定,公文种类主要包括:命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具,体现着组织的意志,表达着组织的主张,显现着组织活动的行为目的。因此,公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时,必须从实际需要出发,根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的,正确使用文种。在机关单位,除了应用公文之外,经常用到的还有常用文书。常用文书包括:计划类、总结类、讲话类和信息类等。
制作公文,是推行公务必要的工具,如何将处理公务的意思,表现出来,是初任公职者最头痛的问题;现职者可以翻阅档案,可以请教同僚;甚至于经由主管的修改,揣摩公文制作的道理,久而久之,自然成为“案牍老手”。
由于时代的进步,未来利用网络传递公文,乃必然的趋势。因此,凡在网络传送上,可能产生扞格之处,必须所有调整。身为现代的公务员,除了要掌握撰拟公文的原则及要领外,也要对网络传递、排版技巧、档案运用等相关计算机常识,所有认识,才能让公文成为提高行政效能的工具。
兹先将公文的基本概念,分述如下:
一、公文的意义:
公文程序条例第1条规定:“称公文者,谓处理公务之文书……。”由此得知,公文必须具备以下两个条件:
1、实质条件:须为处理公务所制作的文书,才能称之为“公文”
2、形式条件:处理公务所制作的文书,必须具备公文程序条例所规定的程序与格式。
二、公文的类别:
公文程序条例第2条规定,公文分为6类:
1、令:公布法律、任免、奖惩官员,总统、军事机关、部队发布命令时用之。
2、呈:对总统有所呈请或报告时用之。
3、咨:总统与国民大会、立法院、监察院公文往复时用之。
4、函:各机关间公文往复,或人民与机关间之申请与答复时用之。
5、公告:各机关对公众有所宣布时用之。
6、其它公文。
三、公文的区分:
为了印信的使用及彼此称谓与用语,公文仍有必要依照发文者与受文者之间的关系,区分为“上行文”、“平行文”、“下行文”三种。
1、上行文:下级机关对上级机关有所请求或报告时所使用。
2、平行文:同级机关或不相隶属机关间行文时所使用。
3、下行文:上级机关对所属下级机关有所指示、交办、批复时所使用。
四、文书处理程序:事务管理规则第10条规定,文书处理程序分为下列各步骤:
1、收文处理:签收、拆验、分文、编号、登录、传递。
2、文件签办:拟办、送会、陈核、核定。
3、文稿拟判:拟稿、会稿、核稿、判行。
4、发文处理:缮印、校对、盖印及签署、编号、登录、封发、送达。
5、归档管理:依档案法及其相关规定办理。
五、制作公文的基本原则:公文程序条例第8条规定:“公文文字应简浅明确,并加具标点符号。”兹分述如下:
1、简:就是简单之意,公文应力求言简意赅,切忌累赘繁琐、言不及义,甚至于能用一段完成者,不必硬分为2段、3段,能用一个字者,绝不用两个字;能用一句话者,绝不用两句话。
2、浅:就是浅显之意,公文应力求简浅易懂,切忌舞文弄墨、艰深费解。
3、明:就是清楚之意,公文应力求正确清晰,切忌偏差歪曲、文义晦涩。
4、确:就是肯定之意,公文应力求语气坚定,切忌模棱两可、似是而非。
5、现代公文应正确使用标点符号,以免受文者曲解文义,贻务公务。
※附记:公文虽分为令、呈、咨、函、公告、其它公文6种,但一般机关极少用呈及咨2种公文;再者,其它公文中也仅常用签及书函2种。
六、公文用语及用词
(一)语词:
1、条文中如仅有一连接词时,须用“及”字;如有二个连接词时,则上用“与”字,下用“及”字;不用“暨”字作为连接词。
2、条文中之“某某某地政府”或“某某政府及直辖某地政府”用语,均改为“某某(某地)政府”。依此体例将“某地某地政府”改为“某地(某地)政府”;将“乡、镇公所”改为“乡(镇)公所”;将“乡、镇(某地辖某地)公所”改为“乡(镇、某地)公所”;将“乡、镇(某地)、区公所”改为“乡(镇、某地、区)公所”。
3、引用他处条文,其条次系连续者,则用“至”字代替中间条次,如“第三条、第四条、第五条”,改为“第三条至第五条”。项、款、目之引用准此。
4、条文中“第*条之规定”字样,删除“之”字,改为“第*条规定”,项、款、目准此。
(二)标点符号:
1、标题不使用标点符号。
2、有“但书”之条文,“但”字上之标点使用句号“。”。
3、“及”字为连接词时,“及”字上之标点删除。
4、“其”字为代名词时,其上用分号“;”。如“其组织以法律定之”,“其”字上,须用分号“;”。
(三)法律统一用字及用语:
公文亦属广义法令的一部分,凡是法律所规定之事项,公文最好也能加以遵守。依照《事务管理手册》规定,拟订法律条文,某些争议文字及用语,须使用统一用字及统一用语。有关法律统一用字,请参考“法律统一用字表”;有关法律统一用语,请参考“法律统一用语表”。
法律统一用语表
用字举例 统一用字 曾见用字 说明
公布、分布、颁布。 布 布
征兵、征税、稽征。 征 征
部分、身分。 分 份
帐、帐目、帐户。 帐 账
韭菜。 韭 韮
矿、矿物、矿藏。 矿 鑛
厘订、厘定。 厘 厘
使馆、领馆、图书馆。 馆 舘
谷、榖物。 榖 谷
行踪、失踪。 踪 踪
妨碍、障碍、阻碍。 碍 碍
剩余。 剩 剩
占、占有、独占。 占 占
抵触。 抵 抵
雇员、雇主、雇工。 雇 雇 名词用“雇”。
雇、雇用、聘雇。 雇 雇 动词用“雇”。
赃物。 赃 赃
黏贴。 黏 粘
计画。 画 划 名词用“画”。
策划、规划、擘划。 划 画 动词用“划”。
并。 并 并 连接词
声请。 声 申 对法院用“声请”。
申请。 申 声 对行政机关用“申请”。
关于、对于。 于 于
给与。 与 予 给与实物。
给予、授予。 予 与 给予名位、荣誉等抽象事项。
纪录。 纪 记 名词用“纪录”。
记录。 记 纪 动词用“记录”。
事迹、史迹、遗迹。 迹 迹
踪迹。 迹 迹
粮食。 粮 粮
搜集。 搜 搜
烟叶、烟酒。 烟 烟
尽先、尽量。 尽 尽
麻类、亚麻。 麻 麻
电表、水表。 表 表
擦刮。 刮 括
拆除。 拆 撤
磷、硫化磷。 磷 磷
贯彻。 彻 澈
澈底。 澈 彻
祗。 祗 只 副词
(四)公文用语是制作公文的基础,除须按规定使用外,如何运用,兹分述如下:
1、期望用语:
“期望用语”就是发文者对受文者表达期望的用语,依规定,期望用语以用在“主旨”为宜,不在“说明”、“办法”内重复加以使用。期望用语是由“请”、“希”两字,配合“查照”、“鉴核”(“核示”)、“备查”(“核备”)、“照办”、“办理见(惠)复”、“转行照办”......等交叉汇编而成。包含以下12个期望用语:
请查照:表示发文者行文给受文者,请受文者查明后依文中所述办理,此一用语多在平行文。
请照办:表示发文者行文受文者,请受文者依文照办,此一用语多用在下行文。
请办理惠复:表示发文者行文受文者,请受文者办妥后回复发文者,此一用语多用在平行文或上行文。
请办理见复:表示发文者行文受文者,请受文者办妥后务必回复发文者,此一用语多用在下行文或平行文。
请核示:表示发文者行文受文者,请受文者核定,以便发文者依核示事项办理,此一用语多用在上行文。
请鉴核:与“请核示”意思相同。
请核备:表示发文者为尊重受文者的关系,在决定从事某项事情之前,行文受文者报备,受文者同意后,再进行工作,此一用语多用在上行文。
请备查:表示发文者为尊重受文者的关系,在决定从事某项事情之前或同时,行文受文者报备,此一用语多用在平行文或下行文。
请转行照理:表示发文者请受文者转行其所属之单位办理,此一用语多用在平行文或下行文。
希照办:表示发文者行文受文者,希受文者依文照办,此一用语多用在下行文。
希办理见复:表示发文者行文受文者,希受文者办妥后务必回复发文者,此一用语多用在下行文。
希转行照办:表示发文者希受文者转行其所属之单位照办,此一用语多用在下行文。
2、称谓用语:
(1)直接称谓用语:表示发文者行文受文者,如何称呼受文者,又如何自称。
有隶属关系之机关:上级对下级称“贵”;下级对上级称“钧”;自称“本”。例如:考试院对铨叙部称“贵部”,自称“本院”;铨叙部对考试院称“钧院”;自称“本部”。
对无隶属关系之机关:上级对下级称“贵”;下级对上级称“大”;平行称“贵”;自称“本”。例如:考试院对内政部称“贵部”,自称“本院”;内政部对考试院称“大院”;自称“本部”。又如:考试院对行政院称“贵院”,自称“本院”;内政部对考选部称“贵部”;自称为“本部”。
对机关首长间:上级对下级称“贵○长”,自称“本○长”;下级对上级称“钧长”;自称为“职”。例如:行政院院长对内政部部长称“贵部长”,自称“本院长”;内政部部长对行政院院长称“钧长”;自称“职”。
机关(或首长)对属员称“台端”。例如:局长对本局职员称“台端”,自称“本局长”;职员对某地长称“钧长”;自称“职”。
机关对人民称“先生”、“女士”或通称为“君”、“台端”。机关致民众公文,男性称“先生”,女性称“女士”;来文所署姓名无法分辨性别时,称“君”。至于本文内无论男女,均可称之为“台端”。
机关对对团体称“贵”;自称“本”。例如:某地政府对消基会称“贵会”,自称“本府”;消基会对某地政府称“贵府”;自称“本会”。
(2)间接称谓用语:所谓“间接称谓用语”,就是发文者行文受文者,文中提及第三者(机关或个人)时,如何称呼第三者。
对机关、团体称“全衔”或“简衔”,如一再提及,必要时得称“该”。例如:行政院行文内政部提及行政院环境保护署,可称“行政院环境保护署”(全衔)或“环保署”(简称);如一再提及,可称“该署”。至于简称须习用有素,不可任意称之,例如:行政院原子能委员会简称为“原能会”,不称“原委会”或“能委会”;行政院公平交易委员会简称为“公平会”,不称“公交会”。
对职员称“职称”。例如:考试院行文内政部提及行政院新闻局某位科员,可称“行政院新闻局(或新闻局)科员○○○”;如一再提及,可称“该员”。
对个人一律称“先生”、“女士”或“君”。例如:考试院行文内政部提及民众李四,可称“李四先生”或“李四君”;如一再提及,可称“该先生”或“该君”。
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