会展活动商务邀请函的写作大纲
商务邀请函的基本内容包括:会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的;主办机构和组织机构;会展活动的内容和形式、特点等;主要参加或参与对象;会展活动的相关收费标准;联络方式以及其他需要说明的事项。
会展活动商务邀请函(信)结构与写法
⒈ 封面 通常会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函(信)封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主;而特殊的商务邀请函(信)。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。
⒉ 标题 由会展活动名称和“邀请函(书)或(信)”组成。
会展活动名称可以分为三个部分:基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如:第十届中国家电产品博览会邀请函(信)、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函(信)。
⒊ 称呼 邀请函的发送对象有三类情况:
(1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。
(2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。
⒋ 正文 正文应逐项载明具体内容。
第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的;
第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍,包括的主办者、协办者、承办者等;
第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。
第四部分是会展活动的具体内容介绍。
主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容;第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式,包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”,亦可省略。
⒌ 回执 回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常会展活动的回执内容格式统一的会展组织者进行制定。包括了:参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。
⒍ 落款 会展活动邀请函的落款,通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办,则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函(信)的真实性与合法性。同时注明邀请函(信)的制作发布时间。
⒎ 附件 附件是会展商务邀请函(信)的附属资料,与商务邀请函具有同等的法律效力。附件主要包括会展活动的相关说明、规定、制度、报展注意事项、人员信息表、服务内容等相关文件。附件是商务邀请函(信)不可分隔的一部分。
重要提示:会议活动与展览活动、节庆活动的邀请函在写法上与内容上有很大差别,通常大型的展览活动设计到的内容较多。例如:布展规定、进场规定、商务租赁申请等;通常在大型展会活动邀请函(信)中,均包括在内。而会议活动,则通常在收到回执后,在发去相关的入场须知等信息。不同的会展项目需根据实际情况进行合理处理。切不可照本宣科。
-
参观的邀请函十三篇
参观的邀请函篇1尊敬的元通客户:自元通平台开通至今,一直受到了广大元通客户的支持与厚爱,如此之信任与理解,元通平台表示最衷心的感谢。为了加深元通客户与元通平台更近一步了解与沟通、排除部分客户对元通平台的疑惑与担心,在元通平台即将半年庆之际,特向元通客户...
-
澳洲探亲的邀请函(精选3篇)
澳洲探亲的邀请函篇1towhomitmayconcern:iamwritingthislettertoinviteour/myparents(nameandbrithdays)tovisitusinaustraliathiscomingmayforaperiodofmonths.itgoeswithoutsayingthatwewillcoverallexpensesduringtheirvisitinaustralia,whichincludesinter...
-
商会周年邀请函(精选3篇)
商会周年邀请函篇1尊敬的副会长╱常务理事╱理事╱会员:今年,我们迎来xx市电子商会成立十周年的历史时刻。为了全面展现十年来电子信息产业和我会会员企业的`发展成就与历程,共勉十年来会员企业与商会同舟共济、共同进步的精彩时空和重要事件,在商会成立十周年之际...
-
同学会经典邀请函示例范文(精选17篇)
同学会经典邀请函示例范文篇1同学聚会邀请函样本同窗汇——用心维系同学情!亲爱的同学们:同窗三载,温馨如昨,依然常驻心头;悲欢岁月,依稀如梦,但愿记得你我!国中一别,至今已近14载,当年同窗在挥手告别中各走一方。你是否时常忆起在学校时的青春岁月?是否记得十多前和你一...