淺淡風景名勝區照片檔案的管理範例
檔案是人類活動的真實記錄,是人們認識和把握客觀規律的重要依據。藉助檔案,我們能夠更好地瞭解過去、把握現在、預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面,是一項崇高的事業。檔案事業作為人類文明發展的記憶工程,作為社會主義服務的公益事業,作為文化教育的陣地之一,是我國社會主義大文化建設的一個重要組成部分。照片檔案作為檔案的一種特殊載體,以其特殊的形式,生動、詳實、形象地再現了歷史的一個個精彩瞬間。因此,照片檔案有着文字材料無法替代的作用。對於一個風景名勝區來講,照片記錄着它的發展過程,記錄了它每個時期不同的風光面貌。如何更好地保存好這些照片,開發利用好照片檔案信息資源,服務於風景區的開發建設,有着十分重要的作用。因此,我們必須建立照片檔案管理制度,完善照片的收集、整理、歸檔、保管工作。下面就本人從事風景區照片檔案工作淺淡一些看法。
一、 風景名勝區檔案的收集範圍。
風景名勝區照片檔案收集的範圍主要涉及到景點風光風貌照片,景區內舉辦的活動形成的照片,中央、省、市領導來景區考察形成的照片,景區內重大會議形成的照片,重點工程項目竣工、景點落成的照片,國外遊客(主要是韓國)來景區遊覽、參觀形成的照片等。
二、 風景名勝區照片檔案的整理、歸檔。
照片檔案的整理,應以有利於保持照片檔案的有機聯繫,有利於保管,便於為利用者提供服務為原則。照片檔案包括底片、照片和説明三部分,底片應單獨整理和存放,照片和説明應一同整理和存放。照片檔案的裝具,應按照《照片檔案管理規範》的要求,專用國家標準的照片檔案裝具。卷皮的格式可採用文書檔案的卷皮或專用卷皮。按照全宗號、目錄號、案卷號的順序排列案卷,上架保存。
1、 鑑定歸檔的照片。作為歸檔的照片一定是反映風景名勝區區容區貌、建設工作成果、舉辦重大節慶活動、領導和著名人物考察等具有保存價值的照片。
2、 照片檔案的分類。根據風景名勝區的特點,將照片檔案分為五大類:風光風貌類;建設成果類;節慶活動類;領導考察類;外賓來訪類。
3、 底片的整理。底片應單獨整理和存放。底片放入底片袋內保管,底片袋的右上方應標明底片號。底片號應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊外。對於大底片,應在藥膜面墊襯柔軟的中性紙張後,纏在捲筒紙芯上,外面再用襯紙包裝並註明底片號。底片裝袋後,按照底片號順序將底片插入底片冊。
4、 照片的整理。根據風景名勝區照片檔案的五大類,按照年代進行整理、歸檔。照片必須固定在芯頁正面(裝訂線右側)。每張照片應標明編號,編號遵循在照片冊內編制流水號的原則,每卷內都從“1”開始,流水順延,不重不漏;同時,應標明相應的底片號,以便查尋。照片必須輔以文字説明,文字説明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。文字應簡潔、語言通順,一般不超過200字,可寫在照片的正下方,也可在照片的右側或左側書寫。
三、 風景名勝區照片檔案的保管。
照片檔案的保管工作與其他載體檔案相同,也是以維護檔案的完整與安全,延長檔案壽命為基本任務。但是,照片檔案的保管條件比其他載體檔案的要求相比要高。因此,應嚴格按照國家標準來保存照片檔案,建立獨立的照片檔案庫。庫房要安裝防光窗簾,防止太陽光中的紫外線對照片的破壞。庫房和櫥具應嚴密防塵,採用機械通風時應加防塵罩,因為灰塵不但會污染照片,而且更容易使底片損壞。庫房內應安裝空調、除濕機、加濕器,使温、濕度達到要求。保存底片的適宜温度為13℃~15℃,相對濕度為35%~45%;保存照片的適宜温度為14℃~24℃,相對濕度為40%~60%。庫房內晝夜温度變化不應大於±3℃,濕度變化不能大於±5%。另外,對照片檔案應定期進行檢查,發現照片出現褪色、圖像不清等現象時,應儘快採取複製等措施。
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