公司檔案保密制度示例
第一條 各級保密人員要相互協調配合,應主動為公司和公司各業務部門服務,公司各業務部門應自覺接受保密部門的指導、監督和檢查。
第二條 在對外交往與合作中,對方以正當理由和途徑要求提供屬於公司機密事項時,將由公司保密委員會立會研究決定後,方可提供。保密委員會嚴格執行國家的保密規定,該提供的提供,不該提供的堅決不提供。
第三條 對公司下發的保密文件及重要會議材料各單位進行妥善保管,並進行登記管理,不得亂扔亂放。
第四條 保密文件的複製必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批准的份數,不得擅自多印留存。密碼電報一律不得複印。複製文件應按原文密級進行管理,複製中形成的廢頁應作為密件銷燬。
第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經公司領導批准,並履行登記手續。未經同意,不得擅自複印、翻印和摘抄。
第六條 保密文件在發送裝封時應按批准份數認真清點、裝封,切忌將不同密級的文件混放於同一信封中。密級的信封上要以戳記標明文件的密級。封口時,不應用釘書釘封口的方式,應採用密封的方式。
第七條 涉及國家機密和公司商業祕密的文件,原則上不用傳真方式發送,確因緊急情況需要時,要用密碼傳真傳送,不允許用普通傳真機和電子郵件傳送;絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸;不得以明碼電報拍發祕密文件,也不得明電密電混用。
第八條 保密文件接收時應由公司保密人員拆封,其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號,要與一般文件分開進行。
第九條 傳閲保密文件時,必須由指定的人員統一掌握。不經過領導批准,不得擅自擴大祕密文件的閲讀範圍。公司工作人員應在辦公室閲讀祕密文件,公司領導確需在家中閲讀祕密文件時,應按照有關規定,做好保密工作。傳閲或借閲文件,要嚴格堅持登記制度。
第十條 保密文件必須存放在有保密設施的辦公室及設備中保管,並經常檢查。常用的祕密文件隨手入櫃加鎖。
第十一條 建立公司保密文件清退制度,每逢重大節假日前兩天各部室需將所傳閲的保密文件清退給辦公室。如發現遺失,要及時追查處理。
第十二條 如保密人員因工作調動或其它原因而長期離開崗位前,必須把自己經營的祕密文件全部移交清楚。移交時,要造冊、清點、核對,並且要履行簽收手續。
第十三條 保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全,對有查考價值的要整理立卷,其他文件可按有關規定處理。調閲公司的保密檔案,須經公司主管領導批准。
第十四條 保密文件銷燬前,必須逐一登記,並在報領導批准後派兩名以上工作人員進行銷盡。絕密文件應指定專人在公司內銷燬。
第十五條 以上保密文件擬製、處理、管理的各個環節,要建立嚴格的登記制度,在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談論文中的機密事項,不讓無關人員隨意瀏覽,不得在無保密措施的無線電話中談論機密事項等等。
第十六條 公司印製各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發表的稿件、信息,承辦人應經公司主管領導審批,不得涉及和泄露國家及公司祕密。
第十七條 公司工作人員在外出訪問、涉及業務技術談判、學習交流展覽演示等公務活動中,不準隨身攜帶密級文件、資料,要嚴格遵守保密紀律,在預案中應採取措施,防止泄露事件發生。
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