辦公室主任的辦事觀提綱
辦公室主任處於繁雜的事務中,大事、小事、雜事纏身,辦事,是辦公室主任的主要職責之一。
一、不以事小而不為
辦公室工作無小事,是從辦公室性質特別,職能重要而言的。事物本身有大小、主次之別,必須突出重點抓要事、幹大事,不能眉毛鬍子一把抓、西瓜芝麻一起揀。辦公室主任面對大量繁雜的事務,立足於抓大事、學會抓大事、善於抓大事是明智的,但對一些小事也不能不顧及,小事不抓,日積月累,就會釀成大事,貽誤工作。特別是對那些看似小事,抓不好就可能影響工作、影響團結、影響領導情緒的,更不能束之高閣,聽之任之。這也是辦公室工作無小事的內涵之所在。小事,對辦公室主任來説,不存在該不該抓的問題,只有抓的角度、力度的區別。要抓小事,就要做到:(1)知大知小。辦公室主任要胸有全局,用大局的天平來衡量謀劃辦公室的工作,分清主次、大小、難易,這樣,才可避免指揮一盆漿,工作一團麻。(2)小中見大。小事孕育着大事,這是辦公室的顯著特點。如值班、會議通知、座次安排、後勤服務、接待等等這些“小事”,稍有不慎就會捅大漏子。辦公室主任必須增強宏觀把握的能力,做到政治敏感,頭腦冷靜、眼光鋭利,小中見大,以大帶小,以小促大。(3)舉輕若重。對有些看似小事的經常性工作,要用笨功夫去抓,建章立制,寫在本上,貼在牆上,記在心上,抓在手上,形成規矩;用巧功夫去抓,從中找出規律性的東西,舉一反三,抓一項帶動幾項,管原則不管具體,督結果不查細節;用韌功夫去抓,明確專人,盯死不放,直到辦完辦妥為止;用細功夫去抓,按部就班,嚴細縝密,不出庇漏。
二、不以事雜而亂為
辦公室工作頭緒很多,任務瑣碎繁雜。要避免東一榔頭西一棒子,頭腦裏必須有一張清晰、規則的運行圖,哪個該為,哪個不該為,哪個是重點,哪個是次要,應一清二楚,不能亂為。不亂為,就要知重知輕,避免力量均衡使用,重要工作沒抓住,次要工作用過了勁,使過了頭;不亂為,就要知上知下,吃透了上情,辦事才有方向,才有主心骨。摸透了下情,辦事才有的放矢,才會迎刃而解;不亂為,就要知書知禮。知書就是要求辦公室主任多讀書,多學習,不僅理論水平高,政策懂得多,而且還通曉方方面面的知識,這樣才能把握事物的本質,辦事得心應手。知禮,是指工作方法多、講藝術。不僅辦了事,還能使大家心悦誠服,各方面都滿意;不亂為,就要知規知矩。沒有規矩不成方圓。辦公室是規矩之室,辦公室主任更應成為講規矩的楷模。不管事情再多再雜,採用什麼方法解決,都不能忘了規矩,該請示的要請示該當家的要敢拍板,該反饋的不截留。切勿忘乎所以,授人以柄。
三、不以事急而盲為
辦公室固定式、程序化的工作多,但意料外、突發性的事情也會隨時出現。辦公室主任是急事和突發性事件的第一知情者,處置的第一道工序。在這種情況下,辦公室主任必須政治敏感、頭腦冷靜,不能盲為。一是要沉着應付,切忌慌了陣腳。不管事情多麼突然,多麼緊急,首先要冷靜地進行分析,根據上級要求和平時掌握的情況,及時提出解決方案,呈送領導,並按領導要求協調相關單位,組織力量處理。二是要胸有主見,切忌唯唯喏喏。面對急事或突發性事件,不能退縮,應大膽地往前站。必須胸有主見,既不能亂表態,亂許願,又不能唯唯喏喏,態度暖昧,以免為徹底解決問題埋下隱患。
四、 不以事難而怕為
在應付處置事務中,不乏一些超出預見,超出職責,難以料理的事情。對這些事,是上推下卸,繞着走,還是主動出擊,迎着上,這不僅反映辦公室主任的工作水平,更主要的是檢驗辦公室主任的職責感和工作態度。一個稱職的辦公室主任就必須堅持:不怕攬矛盾,敢於衝在前面,成為眾矢之的;不怕丟面子,個人受點委屈也無所顧及;不怕得罪惡人,將自己榮辱名利拋於腦後;不怕找麻煩,跑斷腿,磨破嘴,餓扁肚也心甘情願。要做到這些,這應要求自己:(1)講職責,義無反顧。辦公室主任是幹啥的,職責是什麼,只要心裏始終清楚,遇到的事情不管多難,都應義無反顧,挺身而出。(2)講品質,身先士卒。辦公室主任就是領導的延伸,在關鍵時刻,就應該代領導衝鋒陷陣,替領導分憂解愁,這是職責義務,更是對辦公室主任品質的檢驗。(3)講藝術,左右逢源。處理問題不能一個面孔、一個腔調、一種方法,要帶着感情做工作,大道理要講,小道理也不可不説,既講原則,又講靈活,因人因事施法。(4)講精神,敢碰硬茬兒。否則,一味追求和為貴,別人不把你當回事,協調蒼白無力,處事優柔寡斷,就會什麼問題也解決不了,什麼事也辦不成。
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