七點技巧讓會議達成目的
一、假想對方的反對意見會議中,在某人發言之前,必須假想他可能提出的反對意見,並準備好答案,便可從容不迫地應對。
二、選擇最佳時機一天當中什麼時候才是最佳時機呢?實踐證明,在下午最佳,這或許和與會人員經過午餐後的休息,心情比較舒坦有關。但也有人認為,在一天的工作告一段落之後,比較適合舉行會議,這與人們因工作告一段落,心情較輕鬆有關。值得注意的是,如果下班時間已到,而工作卻尚未告一段落,正在焦慮不安時,卻不宜開會,否則可能產生反面效果。總之,在做會議準備工作時,須根據與會人員的業務關係和個性來決定正確的時機。
三、注意人際關係為使會議能順利進行,平時應注意擴大人際交往的範圍。因為如果彼此之間已經有充分的瞭解,對方自然會傾力相助。
四、正面發言正面發言,是指在會議上該你發言的時候毫無保留地,堂堂正正地把觀點和意見發表出來。不滿的情緒凝結,防止的辦法只有一個,即在會議上經常採取正大光明的發言方式,彼此保持卓有成效的溝通和“聽”與“説”的勇氣。
五、提出並強調問題在尋找集中精力於會議議題的途徑時,主持人既要保證有達到會議當前目的的技巧,又要保證有達到會議整體目的的策略。會議的議事議程的頭幾條最好包括:
1.註明會議的遠期目的。
2.註明主要事項的當前目的,保證所有討論,促進這些目的的實現。
六、鼓勵積極的發言會議主持人除了努力維持會議目標和討論主題外,適當的時候,還應該是一個仲裁者,保證在聽取雙方意見的前提下作出決定。會議中所需要的和能接受的是強硬的爭論和發言,而不是侵略性和攻擊性的發言,但二者經常被混淆。高效率會議主持人應保證“祕書工作”是會議可以接受的,而侵略性發言是不被接受的。
七、克服脾氣發脾氣是與會者時常出現的情況,作為主持人,除非是有意,最好不要發脾氣和表示出厭煩情緒。
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