辦公室主任如何當好領導的參謀助手

辦公室是政府（企事業單位）的綜合辦事部門，其主要職責是參與政務、管理事務、搞好服務。因此，辦公室既是單位工作正常運轉的樞紐，是溝通上下、聯絡各方的橋樑和紐帶，又是領導決策的參謀部。辦公室的地位和作用顯而易見。

當好領導的參謀助手，要在如下幾個方面下功夫：

一、着力抓“三辦”，演好重頭戲

“三辦”，即辦文、辦會、辦事。這是辦公室工作的主要任務，是辦公室的看家本領。“三辦”的工作效率和工作質量如何，不僅直接反映出辦公室的工作水平，而且直接影響到政府機關或單位在公眾社會的形象。

（一）辦文。即公文辦理，在“三辦”工作中分量最大。因為不但辦會、辦事離不開辦文,就是參與政務、管理事務，搞好服務，也要通過公文來實現。所以，辦文在辦公室工作中有着舉足輕重的作用。公文辦好了，是辦公室參謀助手作用發揮的一個重要表現。

如何辦好公文？總的原則是:嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》和《廣西壯族自治區國家行政機關公文處理辦法實施細則》的要求規範辦理。

公文的草擬和審核，是衡量辦公室人員工作能力和水平的尺碼，也是對辦公室工作人員文字能力和政策理論水平的檢驗。

公文毛病在各級行政機關中普遍存在，企事業單位公文不規範的問題更是屢見不鮮。最常見的是公文格式不規範、亂用標點、錯用文種等，這是屬於“低級錯誤”的一類。還有的是屬於文字表述和語法、修辭等方面的“高級錯誤”。

請看下面例子：

例1.為下一步工作的開展奠定並創造了良好的條件和基礎。<蓮~山 課件>

例2.此問題在性質上和違法犯罪決然不同，應慎重處理。

例3.有了家政行業，家庭清掃、淨菜配送、兒童接送、糧油購買、費用結算、照顧老人、護理病人、家庭廚師等等瑣碎雜事可以請家政管理人員為你統一安排。

例4.思想和品德修養好壞是青少年健康成長、一生有所作為的重要條件。

例5.這樣做是為了教育他，避免他今後不再犯錯誤。

例6.在某市政府向社會發布的一份《通告》中，有這樣的內容表述：“依法將海域還給當地羣眾”。

例7.某市質監繫統技術機構整合工作方案，對“整合的意義”寫了4點，其內容都是對現狀問題的羅列，沒有一句涉及“意義”的話，且整篇結構邏輯混亂，是一篇典型的“問題公文”。

公文的擬辦，是考驗辦公室工作人員能否當好參謀助手的試金石。

（二）辦會。即會議的籌備、組織工作。開好各種會議,辦公室負有重要責任,也是當好參謀助手的具體體現。

籌備組織會議的工作(包括接待工作)是否慎密，各個環節、細節考慮是否周全，決定着組織工作的成功與否。成也細節，敗也細節。

實踐説明，不斷提高辦會的質量和效率，是辦公室履行“參謀部”職責的必然要求。

(三）辦事。如何處理好辦公室具體事務，為領導正確決策提供參謀助手服務，是辦公室的主要職責之一。辦公室工作事無鉅細，經常面對繁雜的事務，大事、小事、雜事纏身，要把事情都辦好確實不容易。把該辦的事情辦好，要把握好如下原則：

第一，不因事小而不為。辦公室工作無小事。抓小事要做到：一是知大知小；二是小中見大 ；三是舉輕若重。

第二，不因事多而亂為。

第三，不因事急而盲為。

第四，不因事難而怕為。

二、凡事重協調，多方解難題

協調是辦公室的一項重要職責。辦公室的協調工作無時不有，無處不在。

做好協調工作，要從如下幾個方面入手：

（一）要把握好協調原則。

1.依法、依規協調原則。

2.實事求是、客觀公正原則。

3.立足全局、服從總體目標原則。

4.統一領導、統籌兼顧原則。

5.為領導服務與為基層服務相一致原則。

（二）要講究協調藝術和方法。

1.以落實有關政策為切入點進行協調。

2.運用思想政治工作方式進行協調。

3.以“避其鋒芒，以柔克剛”的方式進行協調。

4.用“熱加工”的方式進行協調。

5.用會議形式進行協調。

6.用個別商談的方式進行協調。

這些方法總括起來講，就是“軟硬兼施”，“冷熱並用”，“明暗齊上”。協調問題特別是複雜的問題，往往要用幾種方法。開什麼鎖用什麼鑰匙，這就是運用協調藝術的原則。

（三）協調要注意的幾個問題。

第一，抓好三個環節。一是做好協調前的準備工作；二是組織好協調會議；三是抓好協調後的督查落實。

第二，處理好三個關係。一是協調工作快與慢的關係；二是領導與領導的關係；三是務實與務虛的關係。

第三，民主協調，科學決斷。

第四，要講究協調中的語言藝術。

三、深入搞調研，決策提建議

調查研究的目的，是要為領導分析問題、作出決策、指導工作提供及時、準確、全面的情況材料，更好地為領導決策服務。這應該是辦公室發揮參謀助手作用的一項基礎性、經常性的工作。要圍繞改革發展中出現的矛盾，特別是領導關注，羣眾關心的、急需解決的熱點、難點問題，適時開展調查研究，提出解決問題的建設性建議和意見，為領導決策提供服務。

調查研究的實踐説明：加強調查研究工作，圍繞中心工作為領導出謀劃策，是辦公室當好參謀助手的又一重要體現。辦公室工作是大有作為的。

在事務多的情況下，辦公室如何搞好調查研究？

第一，要見縫插針擠時間。

第二，要選好調研課題。一是要選擇領導關注的問題。二是要選擇羣眾普遍關心、急需解決的熱點、難點問題。三是選題既要注重現實性又要注意預見性。

第三，要組織安排好人力。

第四，要撰寫好調研報告。撰寫調研報告應注意三點：一是內容要實，材料要真，要實事求是，正確反映事情的本來面目。二是觀點要鮮明，事例要典型，文字要簡練，對問題的分析判斷要有説服力。三是提出的意見和建議要可切實行，具有操作性。

四、廣泛收信息，當好諮詢員

為領導提供信息諮詢，是辦公室當好參謀助手的又一重要職責。

信息諮詢是一種基於對各種信息的有效利用和反饋的業務活動。它通過利用各種信息處理技術，對各類信息進行蒐集、加工、整理、分析、傳遞，向決策者充當顧問、參謀和外腦的作用。

辦公室是承上啟下、聯繫各方的中心樞紐，每天都有大量的信息通過，有可能捕捉到更多的有重大價值的信息。

隨着改革發展的不斷深入，信息工作的任務將越來越重，搞好信息諮詢工作已成為辦公室做好參謀助手工作的一項突出任務。

(一)信息收集的基本要求。

1.準確。真實、準確是信息的生命，只有真實準確的信息，才能使領導決策建立在科學的基礎上。

2.及時。信息的時效性決定了信息的生命力在於流動，信息流動的速度越快，它在實踐中獲得的價值就越高。

3.廣泛。在收集信息時，必須從上下、左右、四面八方各不同的角度，廣泛收集。

4.適用。即要有針對性，適合領導利用。

5.綜合。綜合就是根據領導的需要，對一些重大問題、牽涉面廣的問題，收集相關信息，從總體上進行系統地歸納、整理、綜合處理，以專題的形式，形成較為全面、系統的材料。

（二）信息收集的內容及加工。

1.經濟社會性信息。

2.政策性信息。

3.科技性信息。

4.經驗性信息。

5.民生性信息。

信息的加工有如下幾種方法：

一是“點”、“面”結合法。

二是定量、定性結合法。

三是反映、預測結合法。

信息傳遞要把握好時機和速度。

信息的傳遞是指把篩選和加工後的信息通過各種傳播途徑，提供給領導使用。

信息傳遞要注意兩點：一是要迅速；二是要保密。

五、隊伍須過硬，“班長”要稱職

作為領導“參謀部”的辦公室，發揮好參謀助手作用，要有一個特別能戰鬥的團隊。這個團隊有如下幾個特點：

第一，政治上堅定。

第二，思想上敏鋭。

第三，業務上精良。

第四，工作上勤奮

第五，作風上嚴謹。

第六，從政上廉潔。

有了一支政治上堅定、思想上敏鋭、業務上精良、工作上勤奮、作風上嚴謹、從政上廉潔的團隊，就沒有打不勝的仗。

辦公室主任作為這個團隊的領頭人，應具備如下素質：

第一，要有較高的政策理論水平。

第二，要有較深的文字功底。

第三，要有較強的協調能力。

第四，要有相當的組織才幹。一是善當“不管部長”；二是要“有忍有謀”；三是既要會“搬道岔”，又要會“彈鋼琴”；四是態度上要做到“殷勤而不自卑”;五是在工作方式上要做到：謀劃上求早，步調上求快，方法上求活，作風上求實。

第五，要有較廣的知識面。

第六，要有良好的個人修養。

一是要有胸懷全局、愛崗敬業的觀念。

二是要有“三從”“四得”的服務意識。“三從”，即服從、聽從、侍從； “四得”，即吃得苦、受得氣、坐得住、管得嚴。

三是要有“三心”“四勤”的熱情。“三心”，即對同志要熱心、誠心、耐心。“四勤”，即對工作要充滿自信，腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。