區法院加強檔案管理工作大綱
增強檔案管理意識 提高檔案管理水平
區法院加強檔案管理工作
根據省高院歸檔和檔案管理工作會議精神,法院依據《檔案法》的要求,堅持檔案工作“集中統一管理,維護完整與安全,便於提供利用”的基本原則和“為審判工作服務”的基本宗旨,不斷加強領導,完善措施,規範管理,有效促進了檔案管理工作。
高度重視,全員學習,提高檔案管理意識。一是強化檔案法規教育,培養全員檔案意識。今年以來,該院領導高度重視檔案工作教育,多次組織全院幹警學習檔案知識,反覆宣傳檔案管理法律法規,定期考查學習情況並分庭室進行評分,增強了全員檔案意識,提高了各庭室歸檔意識,營造人人關心檔案管理工作的強烈氛圍,形成全員重視、齊抓共管的良好局面。二是強化業務規範,提高檔案管理質量水平。該院將檔案工作納入法院工作的總體規劃,制定檔案工作管理目標,明確檔案工作責任制,與其它工作一起部署、一起檢查、一起考核;並調整了檔案工作領導小組、檔案鑑定領導小組及保密工作領導小組,嚴格負責檔案工作規劃的制定、檔案管理措施的落實以及檔案安全保管等有關事宜。同時每年派員參加區舉辦專職檔案員培訓班,進行檔案業務學習、指導,使檔案管理有條不紊地推進。
嚴格制度,着重落實,提高檔案管理效率。一是健全規章制度,規範檔案管理工作。該院根據檔案目標管理要求,建立健全了一整套檔案統一管理制度。(1)歸檔限期制度。制定了《立案歸檔制度》,訴訟案卷審結即移交檔案室,嚴格辦理移交手續,編制歸檔目錄,逐一檢查,逐一簽名,做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規範,提高歸檔率、完整率。(2)借卷審批制度。制定了調閲、借閲、查閲檔案規定,嚴格借閲訴訟檔案的管理,本院各部門借閲、查閲檔案的,應填寫借閲、查閲案卷函,經部門負責人同意,辦公室負責人審核批准後方可辦理。本院幹警借閲期限為3個月,到期未還需按規定辦理續借手續;如外單位或個人借閲,需經主管院長簽字批准後方可到檔案室借調檔案。《調閲、借閲、查閲檔案規定》的實施,一方面保證法院審理工作和檔案室管理井然有序,另一方面也保證了審判資料不流失、有效保護了當事人的祕密。 二是按章辦事,嚴格日常檢查,嚴把質量關。檔案人員按照檔案管理的要求逐份檢查,檢查的內容包括:檔案盒標註的名稱、內容是否正確、案卷封皮填寫是否正確、案卷數是否正確等等。每年集中歸檔期一結束,檔案人員把歸檔中發現的問題彙報給主管領導,在主管領導指導下及時糾正解決。三是注重開發利用,提高服務效果,充分發揮各類檔案的使用價值。為了充分發揮檔案的潛在作用,方便利用,該院檔案室注重編制檔案檢索工具,共編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號目錄4種以及檔案工具索引、庫房檔案存放示意圖等。注重彙編資料,將收集到的檔案信息重新組合,進行深加工,編製成芝山區法院組織機構沿革、大事記、各類案件結案基礎數字統計、基礎數字彙編、檔案統計台帳、案例編研等彙編資料,以確保利用檔案的各種需要。注重為各個處室提供良好的檔案服務,把“死檔案”變成了“活資料”。
加大投入,完備設施,改善檔案管理環境。該院領導經常到檔案室實地檢查,針對管理要求,下決心為檔案室添置、更新了部分設備,購置了電腦、增設了新檔案櫃、更新窗簾、温濕度計、滅火器等,使庫房達到防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠“八防”要求,優化了檔案室的管理環境。
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