進出口管理系統規章制度(三)
(第三部分)
裝船通知單
1.依照境內訂單的規定交貨日期1個月至1個半月前開始作業,由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯繫後填寫裝船通知單。
送貨櫃場者:共四聯
第一聯:寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字後再送收發。
第二、三聯:
(1)寄有關外務員,在第二聯上填妥確定出貨日期、
淨重、毛重、體積、未能如期交貨原因後寄回經理,再交裝押助理協
調安排出貨。
(2)如每一item超過美金5千元者,第二聯交有關科長,第三聯仍寄
交交外務員。
第四聯:裝押助理存查。
貨送倉庫者:填"送倉裝船通知單",共二聯
第一聯:寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字後,再送收發。
第二聯:裝押助理存查。
如重要訂單未能如期交貨,得填寫"重要訂單逾期追問單"交有關科長協助處理。
2.如境內訂單規定收到l/c後才通知生產者,收到l/c當日即發出裝船
通知單上註明"l/c已收到"船期通常以s/d期限前三星期為宜。(彈性應用)(schedule delivery)
3.如境內訂單規定須等樣品確實通過才生產者,當收到客户確認或回電時,由營業助理填寫確認函交工廠,並將留底聯交有關裝押助理簽收,並在境內訂單裝運聯上登記後,再交回營業助理,以便安排船期。
4.如出口美、日地區,應將經濟部商品檢驗局的原料來源加工處所切結書空白數份填妥,可隨同第一聯裝船通知單寄往工廠或交外務員蓋章填寫後寄回,以便向"經濟部"商品檢驗局申請產地證明書。
5.需確實注意出口貨品是否含有須辦衝退税進口零件,協調報關行後與有關工廠辦理手續。
□ 催貨
1.送貨櫃場之裝船通知單發出後一星期內如無迴音交貨,應立即會同營業助理向工廠或外勤業務人員催貨。
2.退税資料寄回本公司時,應先告知工廠填寫承辦人姓名,否則經常很多助理有同一家工廠的貨,退税資料往往誤傳,而發生工廠不能退税的麻煩。
□ 收到倉庫送來的進貨單
1.裝押助理收到進貨單應立即核對所列之嘜頭、數量、包裝情況是否與境內訂單符合,如需更正即刻通知倉儲科長處理。
2.收到進貨單後,需通知助理前往倉庫驗貨,並制訂"營業部訂單貨款支付核准單"。 3.如未通知送貨櫃場而擅自送到倉庫的,應扣運費。
□ 簽訂s/o
1.依據出貨明細表及境內訂單裝運聯所示大約材數計算體積重量。
2.向擬裝運之船公司或報關行查詢是否確實簽到s/o(shipping order)。
3.船期如有提前或延後,應立即與工廠聯繫務必配合。
4.打s/o時須查核是否每張均打,如有漏打,應立即補上,以免報關行在船公司重打,浪費時間。
5.籤s/o的時間應提早一星期或兩星期,或事先以電話與船公司聯絡訂船位。
6.如裝整台貨櫃時,貨物實際重量不可超過船公司所規定的重量,如超過時應立即請示主管經理處理。
□ 結關前
1.如由倉庫裝貨櫃出貨者,應提前將出貨明細表一份交倉儲科科長,以便送貨(貨未到尚未驗貨,應在明細表上註明)。
2.如由倉庫出卡車者,須在結關前二天將出貨明細表交押匯科長,以便及時通知卡車,貨未到或尚未驗貨必須在明細表上註明。
3.須密切注意倉庫出貨時間、車號、嘜頭、數量及送貨地點,等確定時應立即通知報關行。
4.於船期結關前一日,確定出貨明細表之正確項目、數量,如所出之貨有配件印刷工廠的,須在出貨明細表上註明。
5.打packing list六份,並於其中三份抬頭改成invoice並於其上註明每家工廠正確全名,統一編號、發票號碼,交營業助理核閲。並填寫出口登記本四聯,第二聯(財務)連同packing list三份和invoice二份送交押匯科長蓋章後,連同退税資料交報關行,一份交會計科長,其中另一份invoice自行留底。
6.出口登記本上所列規定送件日期及預計入帳日期,應填寫結關後七天,如有延誤應寫原因。
7.送貨當天早上必須聯絡工廠確定出貨時間,卡車號碼及到達時間,等確定時立即通知報關行。
8.結關當天如沒有工廠確定能夠出貨的把握者,須立即修改資料,勿將該貨報關。
9.貨如未依時間送達,所發生海關費用及規費應有記錄,並於簽訂單支付核准單時填上應扣數目,注意清款時扣除。
10.裝押助理如當日有結關之貨,須算所有貨確實到達並報關完畢,才可下班。
11.裝押助理必須待進貨櫃場的貨確實已送達無誤才可制"營業部訂單貨款支付核准單"。
12.工廠的出貨發票一定要開送貨當天之日期、配件如分批出貨,亦需於每一次出貨(送貨)即開當天的發票,不可延遲於送貨後的日期。
13.工廠如在貨未結關前,即已送達貨櫃場,而有需退貨物税或關税者,清款時一律暫時保留50%,並於貨款支付核准單上註明此點。
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