個人檔案管理制度
一、目的
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案:個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案:將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關係,死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的性、性核查,如有虛假,可不予錄用和解聘。
1.3對人事檔案按入職分類歸檔,按在職人員、離職人員整理,並登記於《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號,人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等),應將資料複印件交人力資源部歸檔,原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續前調閲檔案。在其報到新崗位前,對調入或新的檔案都應登記。
1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性,歸檔的材料鑑別,材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的,應在蓋章、簽字後歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查,存檔,檔案保存原則上三年後方可銷燬(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放,員工編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閲。
2、檔案的查、借閲
2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閲,只能在檔案室閲覽,外借;非保密級檔案因工作需要查、借閲,須填寫《查、借閲人事檔案單》(附件三),行政人力資源部經理批准後方可查、借閲。
2.2任何垮查、借閲人事檔案,下級員工查、借閲員工的人事檔案。
2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閲員工人事檔案。
2.4所有批准後借閲的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閲後到期未歸還者、歸還損壞、私自複印檔案者、
遺失者依照公司檔案管理的規定。
2.5人力資源部查、借閲登記,並在《人事檔案借閲登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閲檔案注意
3.1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自複印、拍攝檔案內容,如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閲者擅自泄露檔案內容,違反者視情節嚴重,予以懲處。
4、檔案的銷燬
4.1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷燬期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》(附表五),經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4.3經批准銷燬的人事檔案,人力資源部須核對,將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔,登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後,由人力資源部實施,修訂和廢止亦同。
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