立卷整理歸檔制度
一、文書立卷整理是機關文書工作的一項基本制度。本所文書立卷工作由內勤人員進行負責。
二、本所檔案應編制整理類目,認真執行檔案管理辦法規定。
三、檔案質量應遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件的有機聯繫,區別不同價值,一事(問題)一件,便於保管和利用。
1、歸檔文件、材料的種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整,字跡模糊或易退變的文件應予以複製;
2、歸檔文件以件為單位,一般以每份文件為一件,文件正本定稿為一件,正文與附件為一件,原件與複製為一件,轉發件與被轉發件為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與覆文可為一件;
3、盒內文件材料應按先批覆後請示,先正件後附件,先印件後定稿的次序排列;
4、盒卷內文件應除去金屬物,已破損的應予以修整,託裱整齊,逐件用縫紉機裝訂並依次編頁號或件號;
5、填寫盒內目錄和備考表應符合有關規定,用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰;
6、聲像檔案應用文字標出攝像或錄音對象、時間、地點中心內容和責任者。
7、實物檔案應用文字標出授獎單位、獲獎名稱、日期、單位和載體種類;
8、會計檔案由財務部門收集齊全,按照會計憑證、會計帳簿、會計報表分類整理立卷,裝訂成冊,並在每冊封皮上註明保管期限,在財務部門管理一年後移交檔案室,並編寫會計檔案案卷目錄和移交清單一式兩份;
9、基建檔案由基建部門收集整理,按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份,工程完工驗收後移交檔案室;
四、文書書寫要求
1、書寫材料應用碳素墨水、藍黑墨水,除特殊行業規定外不能使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、複寫紙等。
2、文字書寫一律從左至右橫寫。
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