職場禮儀:別讓老闆覺得你格格不入
禮貌就如同服裝,是職場基本的自我包裝。
現在年輕人比較自我中心,不願遵照社會傳統的遊戲規則,但專家認為,就算覺得職場禮儀很彆扭,也得硬着頭皮適應,最好還沒踏出校門就養成習慣,「最起碼先把請、謝謝、對不起掛在嘴邊。」
對於職場新人來説,下列基本禮儀一定要掌握:
1.轉接電話,要確認接聽成功
無論接電話或撥電話,都應該主動先打招呼,依序報上公司名稱、自己職稱及名字,再詢問對方要找誰或説明來意。
與其一來一往的問答,不如在接起電話的第一時間就講清楚説明白,快速確認是否有撥錯電話。
而在電話轉接時,不是把電話按了分機號碼就算完成,得要確認分機是否有人接聽;如果對方要找的人不在,或是無法接聽,必須再把電話轉接回來,請對方留話,這才是負責的做法,千萬不要按了分機號碼就「砰」的一聲掛斷。
2.接待訪客,人人有責
接待不只是前台人員的事,每位來訪的客人都有可能是客户,會影響公司業績,也會影響自己的薪水,不能説接待事不關自己的事。
有客人來訪時,必須先詢問對方找誰,向對方請教一張名片,並引導對方到會議室等待,千萬不要讓客人到處走動,一來會讓客人無所適從,二來會影響辦公室內其他人工作。
接着端上茶水,如果需要等待,告知客人大約需要多久,可以提供報紙雜誌讓對方打發時間。
3.不要輕忽遞名片小動作
職場禮儀專家強調,「掏名片要『比快』,以展現自己的誠意和積極度。」但一般而言,通常是職位低的、或是主動拜訪的一方要先掏名片。
無論遞名片或收名片,都必須用雙手奉上;遞名片的同時,應該一併説出「您好,我是某某公司的某某某」,同時眼神要注視對方。名片文字的方向,要便於對方正着讀,而不是倒着讀。
在談話過程中,不要忘我地把玩對方名片,這是很不禮貌的舉動。
4.別直呼長官或客人名字
即使老闆或上司很親切或洋派,也不可直呼其名字,還是要加上職稱,例如「林總經理」或「吳董事長」。
不要以為只要是外國人,就可以直呼英文名字,其實歐洲人相當重視禮儀,無論是稱呼誰,一定要加上先生、小姐。
5.電子郵件 宜用正式書信體例
在職場發送電子郵件,宜用正式的書信體例,稱呼、招呼語、結尾敬語等,都不要擅自省略,也千萬不要隨便用注音文或火星文。
信末記得要附上聯絡方式,不要讓對方還得翻箱倒櫃找你的電話號碼。
發送電子郵件後,不要理所當然以為對方就會看到,最好再撥電話確認一下,以免被歸類成垃圾信件。
6.開會時,管好你的手機
許多人人手機不離身,但會議時請把手機調成靜音;如果可以,最好不要把手機帶入會議室,而是放在辦公室請同事代為接聽或留言。
7.與長官同行 方位右尊左卑
不要以為幫老闆或客户開車門是馬屁精的行為,這是職場的基本禮節。
搭車時,一般都會幫老闆開關車門,自己再繞到車子左側上車。
「右尊左卑」是基本規矩,如果老闆走中間,就要讓長官站在老闆右邊,自己在左側;同事開車時,前座的人下車,自己一定要換到副駕駛座,不要讓同事變成司機。
而長官請吃飯時,就挑菜單裏面中間價位的菜色,選最便宜的會讓對方沒面子,選貴的會被認為貪小便宜。
職場禮儀千頭萬緒,但職場禮儀專家強調,「只要懂得尊重別人,就會注意細節,自然就會有禮貌。」
不要大小眼,對老闆上司有禮貌,對同事、祕書、總機、司機也都一樣要有禮貌,否則別人看在眼裏,就不是有禮貌,而是裝模作樣拍馬屁了。
學會職場禮儀,雖然開始會覺得彆扭矯情,但掌握並適應這個職場規則,總有一天,你會發現到處都有貴人閃現喔~
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