茶話會來賓確定禮儀大綱
茶話會的與會者,除主辦單位的會務人員之外,即為來賓。邀請哪些方面的人士參加茶話會,往往與其主題存在着直接的因果關係。因此,主辦單位在籌辦茶話會時,必須圍繞其主題,來邀請來賓,尤其是確定好主要的與會者。
在一般情況下,茶話會的主要與會者,大體上可被區分為下列五種情況:
其一,本單位的人士。具體來講,以本單位人士為主要與會者的茶話會,主要是邀請本單位的各方面代表參加。意在溝通信息,通報情況,聽取建議,嘉勉先進,總結工作。有時,這類茶話會亦可邀請本單位的全體員工或某一部門、某一階層的人士參加。有時,它也叫作內部茶話會。
其二,本單位的顧問。以本單位的顧問為主要與會者的茶話會,意在表達對有助於本單位的各位專家、學者、教授的敬意。他們受聘為本單位的顧問,自然對本單位貢獻良多。同時,特意邀請他們與會,既表示了對他們的尊敬與重視,也可以進一步地直接向其諮詢,並聽取其建議。
其三,社會上的賢達。所謂社會賢達,通常是指在社會上擁有一定的才能、德行與聲望的名界人士。作為知名人士,他們不僅在社會上具有一定的影響力、號召力和社會威望,而且還往往是某一方面的代言人。以社會上的賢達為主要與會者的茶話會,可使本單位與社會賢達直接進行交流,加深對方對本單位的瞭解與好感,並且傾聽社會各界對本單位的直言不諱的意見或反映。
其四,合作中的夥伴。合作中的夥伴,在此特指在商務往來中與本單位存在着一定聯繫的單位或個人。除了自己的協作者之外,還應包括與本單位存在着供、產、銷等其他關係者。以合作中的夥伴為主要與會者的茶話會,重在向與會者表達謝意,加緊深彼此之間的理解與信任。這種茶話會,有時亦稱聯誼會。
其五,各方面的人士。有些茶話會,往往會邀請各行各業、各個方面的人士參加。這種茶話會,通常叫做綜合茶話會。以各方面的人士為主要與會者的茶話會,除了可供主辦單位傳遞必要的信息外,主要是為與會者創造出一個擴大個人交際面的社交機會。
茶話會的與會者名單一經確定,應立即以請柬的形式向對方提出正式邀請。按慣例,茶話會的請柬應在半個月之前被送達或寄達被邀請者之手,但對方對此可以不必答覆。
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