領導審判員培訓講話
首先歡迎各位審核員參加培訓研討會,感謝大家對公司工作的支持,感謝大家XX年為中設做出的貢獻。今天多佔用大家一些時間談三個方面的問題,除了對大家提出的一些疑難問題談談個人看法外,還想對審核員提一些要求和期望。
一、對審核員的要求和期望
公司審核員的素質總體來説是好的,受審核方是滿意的,國家認可委對76家認證公司的審核員素質進行了顧客滿意調查,中設排在第12位。但是受審核方對我們的審核員抱有很大的期望,在此提幾點希望和要求。
1.明確當審核員的目的是什麼
是為了謀事還是為了牟利。我認為要先謀事,是為了做好認證事業,只有做好了認證事業後獲得的利才能心安理得。中設的名字叫做“中設認證服務有限公司”,這“服務”二字是我加進去的,就是要強調中設是為顧客提供服務的,不是審判員、裁判員,不要唯利是圖、不要見利忘義。
2.認真學習學習iso 19011,關注審核員的準則
3.要勤奮學習,
要勤奮,當一天審核員就要學習一天。要學習《中華人民共和國認證認可條例》,這是温總理親自簽發的國務院文件,是中國認證認可的基本法。要學習標準,要學習gb/t19001、gb/t24001、gb/t28001,標準要求的含義很深,要不斷地總結經驗,提高審核技巧;要善於總結,注意學習他人的長處。
4.要遵紀守法
遵守認可規範和有關審核的法規,在此重審幾點要求:
a)處理好組長與組員的關係。組長對現場審核負責,組員必須服從組長的決定。審核組內有不同意見可以在內部會上討論,不得將審核組內部矛盾暴露在受審核方面前。
b)與受審核方的溝通由組長負責。
c)不得在受審核方處報銷與認證審核無關的任何票據。
5.要謙虛謹慎
審核員是為受審核方服務的,不是裁判員,和諧的氣氛要靠審核組去創造。不要不懂裝懂,不合格報告開的要有道理,不能搞得無法處置。
6.要有防範風險的意識,要有憂患意識
認證是有風險的,如果審核結論與事實不符,要承擔的風險很大,有憂患意識才能精益求精。
針對XX年反映出的問題,我重審上述6點要求。這是我的職責所在。
二.有關審核的一些原則性問題的認識
分組討論中大家就審核技術提出了一些問題,我認為不要就事論事,要上升到原則來認識,就審核的原則談幾點意見:
1.審核必須保持客觀公正性
審核的客觀公正性體現在以下三個層面上:
a)認證機構的運作方針要公正,中設有管委會確保運作方針的公正;
b)審核過程要公正;
c)認證決定要公正,由與審核無關的人員作出認證決定。
我重點説一下確保審核過程的客觀公正問題。為了確保審核過程的客觀公正,必須做到:第一,審核計劃要經過受審核方確認;第二,開出的不合格報告要得到受審核方確認;第三,末次會議之前要與受審核方領導溝通,允許受審核方對審核組的評價提出異議。
2.關於標準在審核實踐中的應用
認證依據的標準是gb/t19001-XX,不能説iso9001:XX,標準在審核中的應用一定要結合各個組織的具體情況,不能生搬硬套。標準是在完善的市場經濟環境中制定的,不可能考慮到中國的國情。而我們審核中應用標準就不能不考慮國情。
3.關於認證審核的基本方法
認證審核的基本方法是抽樣,抽樣要有代表性。我們抽取的樣本是審核結論的依據,通過樣本取得客觀證據,獲得審核發現,做出審核結論。
4.關於審核記錄
審核各個過程的目的是獲取證據,記錄是取得的客觀證據,報告是審核發現,宣佈的結果是審核結論。審核記錄不是為了讓專家組通過,而是為了審核組取得信心,記錄的詳略程度只要能取得客觀證據即可。
三.疑難問題解答
針對兩個小組討論提出的疑難問題談談我個人的意見。
1.中設的審核組長應具備什麼能力
審核員是個崇高的職業,不是什麼人都能當的。目前中設有“蜀中無大將,廖化做先鋒”的現象。合格的審核組長應具備駕馭整個現場審核全過程的本領。具體表現為以下幾點:
a)對審核方的管理體系要比較熟悉,對產品實現過程要比較熟悉,這一點在到達審核現場前就要做到;
b)要有一定的綜合分析能力 ,要有科學的邏輯思維;
c)要有親和力。與審核組成員、受審核方都要有親和力,才能創造和諧的環境;
d)要有較高的口頭表述能力和文字寫作水平;
e)要有較強的溝通能力,包括內外部的溝通;
f)要有決斷能力,包括處置突發事件的能力。
2.關於審核範圍的描述
審核範圍體現在若干文件上,文件之間的描述可能存在差異,這是多種原因造成的。但是,證書上描述的範圍與實際不同那就是大問題了。
請組長看看認證範圍的分類,認證範圍用的術語要用國家規定的術語。審核組長要仔細察看推薦表和認證證書內容確認表的描述,表述一定要細。
現場審核時,受審核方臨時提出擴大範圍,審核組在現場無權批准,因為還要執行一系列的程序。如果僅僅是表述不同而不涉及擴大,要向公司彙報並得到批准,並在審核報告裏説明。
3.對貫標多年的組織,如何審核最高管理者才能確保有效性
對最高管理者的審核一定要結合組織的實際情況,要了解該組織的基本概況,不要受標準檢查表的約束或誤導。另外審核時間長短要適宜。要重點關注質量方針的適宜性和質量目標的考核結果,還要關注組織機構、管理職責的變動情況和人力資源的改進情況(請人力資源部門提供資料為好)。如果最高管理者變更,要關注其對質量方針、質量目標是否予以確認。對管理者代表可詢問其對體系改進提了哪些建議,實施了哪些改進以及內審的策劃等。
4.監督審核和複評的抽樣如何掌握?
不論監審還是複評都必須覆蓋所有的產品,但是產品實現的過程可以抽樣。對每個條款審核的深度也可不一樣,如:監督審核7.3設計和開發,不一定從7.3.1到7.3.7都檢查到,一般情況下各設計所的7.3.4都一樣,查一處可見全局。因此,編制審核計劃時條款要列細一點。
5.如何解決好現場審核時檢查記錄與顧客溝通的矛盾
現場審核的方法有多種,問、看、記都要使用,現在的問題是我們只用了“記”這一種方法,忙於記錄而少於溝通。審核時要邊記邊溝通,查設計部門最好到設計室裏去看看並與設計人員溝通,不要給員工造成審核是領導的事與基層無關的印象。記錄要簡明扼要,可能形成不合格的事實要記錄到一定的深度,其它事實只記錄看到了什麼證據,可不記錄具體內容。
在每個部門審核結束前都要做個小結,肯定成績、指出問題。切忌搞突然襲擊,在部門審核時不做小結,最後出具了不合格,讓對方難以接受。
6.與領導層主要溝通什麼?
末次會議前一定要與領導層溝通,溝通的內容主要有三個方面:
1)確認不合格;
2)介紹將在末次會議上宣佈的評價意見和結論;
3)説明沒有構成不合格,但發展下去可能構成不合格的問題以及改進的建議。
溝通前一定要做好準備,形成溝通提綱,可以與質量主管部門事先溝通,取得共識。
7.文審時發現以前文審沒有提出的問題,可不可以提出?
可不可以提,關鍵是提的對不對,對審核方有無幫助。目前存在文審不到位的問題,不論以前是否提過,只要提得正確就應該提出。但對一些枝節性的問題在現場進行溝通就可以了。
8.抽樣數量如何掌握?
設計項目的抽樣要覆蓋設計的不同階段,沒有抽2個樣本的規定。審核設計不同階段的側重點不同,高階段關注策劃、評審;施工圖階段側重點在人員配置、設計驗證、設計確認(施工圖審查)。綜合設計所在查7.3時就能涉及到4.2.3、4.2.4等內容。
9.關於房地產開發公司7.3、7.5.2的審核深度如何掌握?
房地產開發公司的7.3設計是分包給設計院的,施工是分包給施工單位的,但房地產公司要對設計結果和工程質量負責,這兩個條款不能刪減。要檢查房地產公司對分包方是如何控制的,控制要求應在分包合同中做出規定。對設計院的控制第一應關注設計策劃,第二應參與設計評審,第三應負責設計確認。
標準7.5.2《生產和服務提供過程的確認》條款中所説的過程是指“當生產和服務提供過程的輸出不能由後續的監視或測量加以驗證”的過程,包括“僅在產品使用或服務已交付之後問題才顯現的過程”。這類過程要做到萬無一失,過程的輸出就是合格品。過程實施之前先要按照策劃的安排(包括人員、設備和程序)製作樣品,並且作破壞性試驗,這就是對過程的確認。審核這類過程重點要查是否做了確認,如破壞性試驗,要能提供實施確認的證據,再查現場是否按照己經過確認的要求(人員、設備、程序等)實施了。建築工程施工是重複發生的過程,這些過程已經通過編制相關的施工規程規範予以確認,有強度要求的焊接有規程,砼澆注也有規程,檢查時要關注是否明確了適用的規程規範,是否執行了規程規範即可。
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