會議方案格式與範文
制定會議方案,要清楚發佈會所要達成的目標,發佈會的類型,以確定其規格、方向和基本風格。下面是會議方案格式與範文,歡迎參閲。
會議方案格式與範文1:大型會議策劃方案預算
會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言,會議預算包括以下幾個方面:
1、交通費用
交通費用可以細分為:
(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
2、會議室/廳費用
具體可細分為:
(1)、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。
(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司諮詢,以便獲得最適宜的性價比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。
(3)、會場佈置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業的會議服務商協商。
(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關係等。基於這些支持均為臨時性質,如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
對於這些單項服務支持,主辦方應儘可能細化各項要求,並單獨簽訂服務協議。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裏面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府税金的。對於會議而言,住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。
4、餐飲費用
會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很複雜,這取決於會議議程需要及會議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐,當然也可以採取圍桌式就餐,費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬於正餐,可以採取人數預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。
(3)、酒水及服務費
通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
(4)、會場茶歇
此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要額外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
(5)、聯誼酒會/舞會
事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認:
6、視聽設備
除非在室外進行,否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關係效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較複雜,包括:
●設備本身的租賃費用,通常按天計算
●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理
●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委託代理
c、演員及節目
通常可以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看錶演的人數正相關——專場或包場除外。
d、其他——點心、水果及調製色酒
5、雜費
雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與嚮導、臨時商務用車、匯兑等等。雜費的預算很難計劃,通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
那麼,展覽的預算與會議預算相比有什麼不同呢?
展覽預算與會議預算有相同的地方,也有不同的地方——
相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
不同的地方:展覽場地租賃、展覽佈置、展品運輸與倉儲、小型新聞發佈會或者酒會。
展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行,那麼展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那麼場地租賃的預算就很難預測了——通常面議,按日計算,價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。
■邀請
不管什麼樣的會議或者展覽,主辦者當然希望適宜的對象(客户)參加。作為主辦者,邀請的方式非常重要。通常情況下,邀請包括信息發佈、回執處理、確認通知等3個程序。
信息發佈——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發佈包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等,有些還附送會議(展)企劃書,可以讓參與者瞭解參加的意義及對會展的期望。
回執——對於主辦者來説,回執是對會展企劃活動成功與否的判定標誌之一。回執收到後,通常需要統計(在這之前,需要提醒的是回執單的設計非常重要,應當是合理且圓滿的,應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯繫方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標誌),接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排,回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是,如果會展課題允許,應該考慮到參與者的特殊要求,譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等,如果回執清楚,那麼對會展的有序安排會起到很大幫助。
確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認,可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。
■簽到與入住安排
如果是小型商務會議,簽到相對簡單,僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽,那麼簽到就是一項複雜的工作。
通常情況下,會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂,必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉説明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能,儘量使用計算機作簽到。一般情況下,簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。
如果事先將回執的項目設計得很周全,對於簽到及入住安排有很大幫助。
■餐飲安排
一般而言,展覽不統一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客户除外),會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會議,對於成本的控制非常重要,自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求),可以事先制訂餐標及餐譜,嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬,特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較複雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有:開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是,會議前期考察時注意餐廳及用具的衞生情況,不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐,可採取那桌夠人數那桌開席的做法,以保證就餐者的權益。
■交際/酒會
交際/酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關係及客户感情聯誼,所以氛圍十分重要。
交際/酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有:樂隊(或者音響、音源)、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。
重點:場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。
由於酒會的規模及目的不同,沒有完整的標準酒會模式,只能借鑑一些已經舉辦過的酒會實例。
■新聞發佈會
新聞發佈會議形式包括記者招待會、新聞發佈會、酒會等。一般來説,酒會更自由、隨意一些,非正式一些,氣氛也相對輕鬆一些,它可以單獨召開,也可以附屬於其它形式,比如,有的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的,以“答記者問”為主要特色。另外,新聞發佈會由公關負責人執行即可,而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中,最為常見的是新聞發佈會。
新聞發佈會要素:
●目的
●信息發佈的目標受眾
●擬邀請對象
●發佈會規模
新聞發佈會涉及到的事情大同小異,一般來説,包括這幾大部分:
1、活動策劃與主題確定
2、節目策劃與議程安排
3、資料準備
4、與會人員邀請、溝通與確定
5、時間、場地落實與場景佈置
6、產品展示、演示與信息發佈
7、現場氣氛控制
會議方案格式與範文2:全縣商務工作會議籌備方案一、會議時間
定於4月8月上午,會期半天。
二、會議地點
××縣招待所二樓會議室。
三、參會人員(218人)
1.縣領導:周輝、樑永泉、舒恆生、杜再文、易延鳳、張曉波、陳秋生、黃和平(8人)
2.各辦事處、鄉鎮,縣直單位主要負責人、各辦事處分管領導(160人)
3.縣內外來投資骨幹企業負責人(30人)
4.重點“萬村千鄉市場工程”農家店負責人(10人)
5.縣骨幹流通企業負責人(10人)
四、會議議程
主持人:縣委、常務副縣長易延鳳
1.陳秋生副縣長作全縣商務工作報告。
2.縣委、副縣長張曉波宣讀表彰決定。
3.頒獎。
(1)表彰20xx年度招商引資工作先進單位(20個)
(2)表彰20xx年度招商引資工作先進個人(33個)
(3)兑現20xx年度新辦招商引資企業税收獎
(4)兑現20xx年度招商引資中介人獎
(5)表彰20xx年度“萬村千鄉市場工程”標準示範農家店及骨幹流通企業先進單位(10個)
4.各辦事處、戰線遞交20xx年度招商引資目標責任狀
5.縣長樑永泉講話。
6.縣委書記周輝講話
五、工作分工
下設四個工作組:
1.協調組:組長:陳銀堂,副組長:李波 、謝燕
負責整個會議的組織協調
2.祕書組:組長:覃海光,副組長:陳俊江、政研室、經調室各一人,組員:譚勇軍、戴小春
負責周書記、樑縣長及陳副縣長的講話材料及易副縣長主持詞的起草,負責“招商引資年”活動實施方案,負責表彰文件的起草及工作和目標責任書的製作。
3.會務組:組長:樑禮澤,成員:張曉平、賀金菊、武豔、左麗君
負責材料的收集分發,報到,會場佈置,電視報道等工作。
4.後勤保衞組:組長:汪洋,組員:向斌 翟令華
負責經費、食宿安排,獎品資金,會議人員患病就醫及保衞工作等。
六、會場設備和用品的準備
準備會議所需的投影儀、白板和音像設備。
由公司前台祕書負責。
七、經費預算
1.會場租用費:680元
2.材料打印費:4000元
3.獎金:
(1)先進單位獎金:20×20xx=40000元
(2)先進個人獎金:33×600=19800元
(3)20xx年度“萬村千鄉工程”標準化示範農家店:10×300=3000元
4.食宿費用:10000元 (共77480元)
會議方案格式與範文3:工作會議籌備方案一、會議時間:×××年××月××日××,會期半天
二、會議地點:縣人口計生委會議室
三、參會人員:縣委,縣政協主席,縣人大黨組書記;市委駐縣組織員,縣級理論教員;各鄉鎮 黨委書記,分管黨務的副書記;縣委各部委室校主要負責人,縣級部門黨組織負責人,紀檢組長(員);××中、職中、進修校黨組織主要負責人。
四、會議主持:××
五、會議議程:
1、縣委、組織部長××總結安排全縣組織工作;
2、縣委、紀委書記××傳達省、市紀委全會精神,總結安排全縣黨風廉政建設和統戰工作;
3、縣委、宣傳部長××總結安排全縣宣傳思想工作;
4、縣委、縣政府副縣長××通報××年度執紀執法部門行風測評結果;
5、頒獎表彰
(1)頒發黨的建設單項目標獎××名(一等獎×名,二等獎×名,三等獎×名),
(2)對××年度執紀執法部門行風測評前三名單位(文體局、發改委、民政局)進行授牌頒獎,
6、縣委、縣政府與鄉鎮黨委、縣級部門黨組織簽訂黨風廉政建設責任書;
7、縣委副書記、縣政府縣長××安排政府系統廉政建設工作;
8、縣委書記××作重要講話。
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