企业总结的写作
工作总结是目前企事业单位使用率较高的一种综合性文字材料,一般情况下,企事业单位常常把工作总结当作本单位领导的工作报告使用(或者作为领导工作报告的蓝本),因此,写好工作总结是文秘人员年年不可推卸的一项艰巨任务,也是文秘写作中具有相当难度的大文章。写好这一综合性文字材料对于本单位积累经验、提高认识和改进工作等具有重要作用。笔者认为,写好总结应着重把握好以下几个方面:
熟悉业务。掌握资料。材料是一切应用文的写作基础,是文章的血肉。作者如不掌握足够的材料,写出的文章就不能达到内容充实,而会空洞无物。多数文秘人员为何一写总结就怵头,“不怕飞机大炮,就怕总结报告”,其根本原因就是“巧妇难为无米之炊”,不了解情况,对本单位在某一阶段所做的工作、取得的成绩等心中无数。因此,文秘人员要做有心人,平时做好写作准备,处处留心、时时在意,做好资料储备工作,奠定写作基础。平时要多参加本单会议和活动,掌握第一手资料,充分材料。此外,还要熟悉本单位的生产及业务知识、行业政策及动态,留心报刊上的重要信息,争当内行,这样才能说“内行话”,具有较高的鉴别力,居高屋建瓴之势,写出的东西才能管用,具有较强的针对性和指导性。
结构严谨,条理清晰。总结的结构形式可有多种,应根据文章内容确定文章形式。一般地,再开头部分应简要地交待一下基本情况,包括开展工作的背景、条件和主要成效。主体部分写成效、措施、经验或教训、今后工作打算或措施,并通过简述产生背景、达到的效果、出现的矛盾等,让读者或听众有一个总体印象。无论采用什么结构形式,都应做到层次分明,有条不紊,具有较强的逻辑性,符合人们的认识规律,这样才能深入人心。如果简单地堆砌材料,就有写成工作汇报之嫌。要通过合并同类项,分门别类地筛选、整理材料,把它们有机地贯穿起来,层层相连,环环相扣。还要通过分析材料,提炼主题,找出材料与材料之间的内在联系,恰如其分地表现主题,佐证观点。经验(体会)部分不可或缺,有的总结未有经验或教训部分,少了点睛之笔,这是对写工作总结的目的认识不够的表现。经验或体会是全文的目的和难点,写作水平的差的往往就在于能否把经验或教训提炼得准确到位,有一定的理论高度。任何工作都有可供探索的经验,“失败是成功之母”,教训也是反面的经验。一份好的工作总结,能够探索出规律性的东西,总结出经验或教训,完成从实践理论的升华,“有所发现,有所发明,有所创造,有所前进”。后半部分即工作安排部分的写作比较灵活,重点要做到观点明确、重点突出、措施得力。
点面结合,详略得当。详略问题关系到文章的繁简、长短,是不容忽视的老话题。工作总结要做到重点突出,既要避免以点代面、挂一漏万,又要防止面面俱到、事无巨细,平均使用笔墨,否则,就会淹没重点,使人看后如过眼云烟,难留印象。一些单位的工作总结常犯的毛病往往就是详略失当、重点不够突出,该详的未详,该略的未略,有的写了十件事,一件事也没说明白。这里,关键是掌握详略的原则,即重要的详写,次要的一笔带过,本单位所取得的新成就、新进展、新经验和新工作等一般都要详写——说明起因、措施、成效和问题等。至于哪些事情该详写,还须用辩证法的观点去分析、判断,新与旧、主与次都是相对的,没有旧就没有新,要经过纵横比较再做决断。从全文看,成绩和措施部分要详写,其它部分要略写。一般地,安排部分不象写《工作计划》那样细,它应该是粗放的,有的总结把安排部分写得过长,人为地拉长篇幅,这是不妥当的。
求实、求新、求精。工作总结首先要做到求实,避免假大空。一要内容充实,材料丰富,忌空洞无物,不得要领,泛泛而淡,贯用虚话、套话、空话。二要内容真实,实事求是,不掺杂使假,不回避矛盾,粉饰太平,作者要有强烈的责任心、使命感和求真务实的作风。三是文风朴实,语言平实,直陈其事,用语朴实凝重,“有真意,去粉饰,勿卖弄”。其次求新——新颖、独特,做到形式新、内容新、经验新。写总结也要善于创新,从相似中求不是,给人以新鲜感。如果总是习惯地沿用过去的老框框,“旧瓶装新酒”,贪图省事,改改数据、换换名词,那样就如千人一面,使人厌倦,影响表达效果。在行文时还要做到语言新,用鲜活生动的语言表达新的内容。关键还要做到经验新,要从本单位实际出发,写出本单位新鲜实用的经验,用以指导以后的实践,使本单位超越自我,实现新的跨越。写经验忌就事论事,宜就事论理,举一反三。有的经验(如实行“干部末位淘汰制”)也许其它单位早已实施,但对本单位来说可能就是新事物,就值得总结。应当注意的是,求新不是刻意标新立异,违背文章的写作规矩,如有的全年工作总结从一月份一直写到十二月份,把该单位全年的工作按时间顺序罗列起来,这样,文章就写成了流水帐。再就是求情,要做到语言精炼准确,避免重复哕嗦,力求文约事丰,不杂沓冗长,不凑合字数。从所用语言句式来说,总结部分要用事实说话,故大多使用陈述句,并适当进行议论(先叙后议或夹叙夹议),有的人为追求精炼认为这部分不能有议论,笔者认为不可缺少议论,没有适当的议论就有罗列材料之感,也不能把问题讲明白。安排部分大多使用祈使句。全文要注意用好省略句。除此之外,在成文之后还要反复修改、润色,进行精细深加工,写出高质量的精品来。
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