秘书信访值班教学设计
秘书资格证考试的基本知识信访值班的教学课程应该如何设计?下面本站小编给大家介绍关于秘书信访值班教学设计的相关资料,希望对您有所帮助。
秘书信访值班教学设计教学目标:
知识目标: 1.掌握值班工作的主要内容 2.了解值班工作的主要程序 3.掌握值班工作的基本要求
能力目标:能够按着值班工作的程序值班
教学重点:值班工作的主要程序
教学难点:值班工作的基本要求
教学方法:讲授法、实训法
课时安排:1 课时
教学过程
【导入新课】
我们到单位去联系工作,第一关遇到的是什么?值班室的查询。可见值班室是单位的门户,值班人员的形象就是单位人员形象的缩影。作为秘书如何才能管理好值班室的工作呢?
【讲授新课】
一、值班的主要工作内容
1.办理领导临时交办的事项
(1)传达临时性的会议通知。
(2)查问有关部门的某项批示或交办的事项的完成情况。
(3)做好接待各种来客来访的工作。
(4)向有关人员转达领导交办的事项。
(5)了解掌握在本地区、本组织基层单位考察检查工作的领导的行踪及生活接待情况,掌握本单位上司的去向,以便随时保持联系。
2.认真处理好来电、来函和各种文件
值班室要负担起假日各种急电、急件和电话的处理,应及时把电话、电报和函件内容通知给承办部门,或及时向分管领导报告,听取领导的批示。值班人员一般只管电话、函电内容的上传下达,不能随意的答复有关的请示。不能随意表态,对一些私人信函和秘密信函不错拆误拆。
3.处理信息,共同内外
值班室对于上级和领导的各项指示、通知和下级部门的各种请示、汇报要认真登记,及时汇报和处理,时刻保证组织信息渠道的畅通,保证领导对组织指挥控制的有效性。对于单内部的突发性事件,值班人员是组织对外联络的窗口,上级部门或外单位领导来了解情况、检查工作,下级单位来汇报工作、反映情况,外单位的人员来参观访问、联系洽谈工作,对于各方的来宾,值班人员都要认真接待,并介绍给有关的部门和领导,安排好会见会谈的时间。
4.随时掌握领导的外出活动情况
值班室要详细记录领导外出的情况,尤其是领导出差视察在外,值班人员要掌握领导外出所在地的地址、手机和电话号码,以便遇紧急事件时能随时和领导保持联络,保证工做的开展。
5.负责安排值班人员并记录好值班日志
对于一些没有固定值班人员的企事业单位,节假日值班多由业务部门轮流,值班名单由值班室具体编写,经和有关部门协商后再报领导审定执行。
6.协调安全保卫工作
值班人员要认真检查进出人员的身份、证件,定时对单位的周边环境和基本情况进行巡查,协助保安人员和专职保密工作人员做好防火、防盗、防窃密、防破坏的工作。
二、值班工作的主要制度
1.交接班制度
值班人员交班要交值班日记,交值班情况,交各种钥匙,接班人员未到,不得擅自离岗。
2.请示汇报制度
值班人员对于各种信息要及时上传下达,遇问题多请示、汇报,吃透领导的意图,少表态和答复,以免给领导的工作造成被动。
3.记录归档制度
值班人员对值班过程中的电话、来访都要认真做好记录。接待来访时要坚持"一听二记三问四分析"的方法。
4.值班督促检查制度
对于值班人员要加强领导,落实责任,使值班工作更加规范化、制度化。
三、值班人员素质要求
1.坚守值班岗位,熟练掌握各项业务。值班人员要牢固树立爱岗敬业的思想,在规定的值班时间内,做到人不离岗,人不离机(电话机),始终保持通信联络的畅通。
2.认真处理好值班时的各项事务。
值班室的工作琐碎、繁杂,无规律可循,处理起来麻烦、枯燥、单调。但是,每项工作都来不得半点马虎大意,因为这些所谓的小事常常是"牵一发而动全身"的关键要害之处,如果要传达的信息被延误,需办理的事情未办理好,就可能会影响整个组织的工作效率。甚至给组织造成不可挽回的损失或影响。
3.认真做好值班记录。
值班记录包括:电话记录,接待记录,值班日记,大事记,热情接待外来客人。
4.热情接待外来客人。
对于因事来值班室接洽联系的外来人员,要主动热情,要认真登记。对于其合理的要求,只要不涉及组织机密和利益的,都要尽力满足。
5.加强安全保卫,完善保密制度。
值班人员既要热情接待来客,又要严格执行制度,如遇可疑人员和突发事件,要及时向领导和有关部门报告,迅速处理。处理电话、电报、信函时要遵守保密规定。
【课堂反馈】 实训操作:
分组实施。每个组选一个人作为值班人员,其他组员作为来访人员,针对具体的来访单位的,设计不同的来访目的,提不同的问题,让值班人员处理。实训过后组员组内评点,找出与课堂讲授的值班内容和要求不符合的地方。
【课堂小结】
值班室的工作琐碎、繁杂,无规律可循,但是,每项工作都来不得半点马虎大意,因为这些所谓的小事常常是"牵一发而动全身"的关键要害之处,如果处理不及时或者处理不当,就可能会影响整个组织的工作效率,甚至给组织造成不可挽回的损失或影响。值班室的工作无"小事",值班人员是多种角色:联络员、收发员、接待员、信息员。
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