承办的要求
承办应严格遵循以下要求:
(一)确认承办范围
部门(人员)接到收文后,首先要确认是否属于自己的承办范围,对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文,应当及时退回交办的文秘部门,并说明理由。通常需承办的公文有:上级机关或本机关的指示,有的需向下传达贯彻,有的在本机关内部执行;上级领导交办的事项或需要办复的公文;来自下级机关的请示或重要的报告;平行机关或其他不相 隶属机关要求协作的函电、合同等;人大代表的议案、建议和 政协委员的提案。
(二)按批办意见办理
承办部门(人员)收到交办的公文后,应认真阅读,掌握 公文内容、发文意图及领导的批示意见,按照批办意见认真组织办理,不得自行其事,或者寻找理由推诿。但当遇到批办意见与实际情况不一致,或随机出现了新情况而不能按批办意见执行时,可以请示后按批示意见办理;情况紧急的,可在一定的条件下,采取相应措施。两个或两个以上部门联合办理公文时,被定为牵头单位者,应担负起主办责任,并负责将有关单位提出的意见归纳整理,报请本单位领导审批。协办单位要积极配合,不得借故推诿。
(三)及时快捷办理公文
任何公文都具有时效性,对需要承办,而本身没有明确规定办理时限的公文,承办人员应根据公文的性质与重要程度及以往惯例,确定办理的时限;对于紧急公文,应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。通常,特急件应随到随办。尽快在当时或在一日之内办理完毕;急件原则上也是随到随办,最迟不超过三天;对于限时完成的公文,应在限定的时间范围内必须办理完毕,不能延续。
(四)依据规章办理公文
承办中应遵循有关的方针政策、法律法规,依据惯例及实际情况,办理公文。同时,承办工作要实行岗位责任制,对公文承办人员要明确职责,提出具体的要求与指标,做到目标明确、各司其职、权责相符,赏罚分明,以保证承办工作准确、及时、安全。凡被指定为牵头单位者,具有主办责任,但不得独自行事,而应在法定职权范围内召集会议,组织协调,并负责将有关单位提出的意见归纳整理,拟写办理意见。
(五)签注公文的承办结果
为了日后查考公文承办的过程、方式、结果以及承办的责任者,便于维护正常的承办工作秩序,防止出现重复办文的现象,需简要注明公文的办理经过与结果,包括发文承办的,注明复文号、复文日期;会议承办的,注明会议名称、会议时间、议定事项;电话回复的,注明时间、地点、人员、主要内容;当面解决的,注明时间、地点、解决方式方法,措施与结果等。
在公文办理完毕之后,承办人员应清晰、工整地在《公文处理单》的相应栏目内,填写承办的经过与结果,并应填写承办人姓名与日期,以备日后查询。
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