办公室工作人员如何接听电话
办公室工作无小事。办公室起着上传下达,协调各方的作用,接听电话是办公室的一项重要工作。接听电话看似简单,如果工作不细心,出了差错,就会影响工作,影响机关形象。
在接听电话时,首先要说,“您好,这里是某某单位,请问您有什么事?请问您找谁?”。接到的电话主要有以下三种情形。
一是上级或有关单位下达通知。接电话人员必须认真聆听,并做好记录。如果是会议通知,要将“会议时间、地点、内容、参加人员、下发通知的单位和人员”等六要素记录清楚,缺一不可,有模糊不清的,要及时询问,记录清楚后要及时向办公室主任汇报。
二是群众咨询政策或反映问题。对群众咨询的政策,能够当即予以解答的,要认真给予解答,对有关政策掌握不准的,要告知不能解答的原因,不能信口开河。可以告知群众有关业务科室的电话,为群众进行进一步的解答。对群众反映问题的,要认真进行记录,并记清楚群众的姓名和联系方式。群众反映问题报有关领导或科室解决后,要及时对群众进行信息反馈。
三是接听找领导的电话。办公室经常接到找领导的电话,特别是长途电话,这些电话一般就是问,您这儿局长是谁?或是某某吗?他在不在啊?他手机号是多少啊?这样的电话必须慎重处理,要先用“请问您怎么称呼?、您有什么事吗?”问清对方的姓名及单位,先后说“您稍等,我看看领导在不在”之类的话,去请示有关领导,看看领导是否接听电话,如果领导不便接听,可以用“我们领导正在开会,我们领导出差了”来婉拒,如果对方还要领导手机号码的话,可以用“对不起,领导的电话不方便告诉您,有事您就打办公室电话吧”来推辞。贸然然将领导的有关情况告知陌生人,可能会给领导造成被动。特别是推销产品的,如果经常给领导打电话,就会浪费领导很多的时间,让领导烦感。
总结接电话必须做到:认真仔细、谦逊礼貌、机敏灵活。
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