联合顾问会议
联合顾问会议即顾问委员会和董事会联合召开的会议,任务是对公司(组织、部门)的重大决策等重要事项进行讨论和作出决策。
组织联合顾问会议的原则和技巧
1。做好准备,会议主持人应对讨论主题的背景有全面充分的了解。事先思考与会人员的情况,以发现常见的可能出现的问题和反对者可能采用的论点
通过事先计划防止干扰。如有干扰电话,就要考虑更换开会地点;检查会务材料和视听设备,确保会议顺利进行。
要全面了解与会者中的每一个人,充分考虑与每个具有特殊个性的与会者的交流方式。为了让与会者感觉轻松,你不应做有威胁性的局外人。幽默和插话在这种场合应适当使用。
2。明确会议的目的。假如宗旨是解决问题,则用简洁而精确的话陈述问题,以使与会者确切地了解会议内容。要正确处理争论,避免争论白热化。同时要引导会议按规定的议程进行,讨论始终要围绕中心议题展开。要遏制某些人试图操纵会议的任何倾向。
3。避免材料不足,如果缺少必要的资料,在紧急情况下,可以考虑暂时休会。
4。不断核对回馈的信息,要问一下:“这些有道理吗?” 要确知与会者正以和你相同的目的行动。同时鼓励在友好协作的基础上进行生气勃勃的讨论。
5。选用直观器材,边讲述边演示用黑板记录小组成员的论点,这样可以避免离题,也可以帮助你归纳和作出结论。
6。扮演公平的调解人角色来缓和激烈的争论,或引导其他与会者介入讨论,以使争论主角冷静下来,或者宣布极短暂的休息,要创造性地利用不同意见。在还有其他观点需要聆听时,要限制某一个观点的发表时间。随时提防与会者注意力分散,保持会场气氛活跃。假如与会者开始烦躁不安,要设法让他们参加行动。
7。要有节制地使用直接问句,这种问句会产生一种学校教室的气氛,有可能阻碍与会者自由表达观点及看法。但直接问句可用于介绍一个特殊观点,中止离开正题的讨论,使漫不经心或腼腆的人介入讨论,缩短冗长独白。领导人意识到有某些意见与已经发表的观点相反的时候,应设法激发辩论。
8。要有耐心,要记住交流意见是需要时间的,当想法新奇或是有许多言外之意有待探索时尤为如此。要预先考虑到对与会者可能提出的意见进行回复。在任何会议闭幕以前,都要作出总结,归纳会议成果或着手行动。
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