文书处理

1、文书处理的涵义

文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

2、文书处理的原则

及时；准确；安全；统一规范。

3、文书的行文关系

是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越级行文。

4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则：

（1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。

（2）一般情况下不得越级行文。

（3）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。要正确确定抄送机关。

（4）需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。

（5）必须正确使用文书种类，确保行文质量。

（6）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。

5、收文处理程序

公文处理程序，具有确定性、连续性与规范性的特点。

（1）签收。指对收文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续并接收公文的活动。要求认真核对公文的收文机关、公文数量与检查公文封装的情况以及是否按规定时限送达等。在确认无误后签字（盖章）井注明收文时间。

（2）收文登记。公文登记的形式有：簿式、卡片式、联单式及电脑登记等。

（3）分办。指根据一定标准和要求将收文分送给有关部门或人员阅办的活动。分办为公文确定运转方向，关系到公文能否得到准确迅速而有效办理的决定性程序。分办公文，要求分清主次缓急，分清阅件与办件，明确界定办文单位。分办时应专门履行登记手续；并应附上“公文处理单”与“公文传阅单”。

（4）拟办。拟办，文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，共领导人批办时参考。

（5）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

（6）承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

（7）催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

（8）注办。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明。主办也称办复。

6、发文处理程序

（1）拟稿。拟稿就是公文的起草工作，它是发文办理过程的起点。

（2）会商。会商是指公文内容涉及有关机关（部门）的职权范围得其同意和配合时所进行的协商活动。它有利于维护公文的合法性、有效性，维护政令的一致。会商由发文部门主动组织，应注意协商的对象齐全没有遗漏，可采取“跑会”、“函会”以及召集会议等多种方式集中意见。如未就有关问题取得一致意见，应及时向上级机关反映，不得擅自按照自己意见对外行文。

（3）审核。又称核稿，指对送领导人签发的文稿所作的全面审核与修正。审核的重点是：

审核是否需要行文，发文的名义是否恰当；

控制发文的方向，检查文种是否正确，有无多头主送、滥抄滥报、随意越级行文的现象；

审核文稿内容是否符合法律、法规与方针政策；是否真实准确、符合实际、界线清楚、前后一致、切实可行；

语言表述是否准确、简明、得体。是否符合语法、逻辑；人名、地名、时间、数字、引文是否准确，标点是否正确，字迹是否工整规范，字迹材料是否耐久等；

文件、文件格式是否正确、规范；是否层次清楚，详略得当；

是否经过会商或履行了必要的讨论、审批手续。

（4）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

（5）缮印。缮印就是将经领导签发的文稿制作成书面文件的工作。缮印包括缮写和印刷。

（6）校对。校对就是对校对清样或誊写的文件进行全面核对检查、纠正错漏的一道工序。

（7）用印。用印就是在文件上加盖印章。用印是保证公文具有权威性和发生效力的一项工作。除会议纪要外，公文都应当加盖印章。联昔上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。用印要履行批准手续并做好记录。印章要盖在成文日期或发文机关和成文日期中间。以领导人名义发出的公文，则是由领导人亲笔签署或用签字章。

（8）登记。登记就是公文分发传递前进行发文项目的登录工作。包括对文件名称、拟稿单位、审核人、签发人、发文字号、成文时间、印刷时间、共印份数、发送对象范围、发送方式等，一一加以登记，以保证公文传递及时准确，同时方便单位统计和日后查考。发文登记通常用簿册记水帐式登记，由专人负责。

（9）分发。分发就是对公文进行分装发出的工作，这是将制作完毕的公文及时有效地传递给受文者的最后一道工序。先由收发人员对文件进行清点分拣和装封，再将已封装完毕的公文用一定的形式传递给受文者，包括邮寄、电信、机要通信、机要交通、文件交换、专人送达等方式。文件封装发出要根据不同公文的不同传递要求而区分处理，有保密要求的要通过机要通信、专人送达等方式，而不能用普通邮寄等方式。此外，发文办理还包括立卷、归档、销毁等程序。