大学生经济学研究会办公室制度
一 活动前准备工作:
(1) 与宣传部,组织策划部,网络技术部联系好,确定本次活动所需的材料及费用(如海报纸,墨水,图钉钉),提前做好准备工作。
(2)做好本部的准备工作。(茶叶,水杯,鲜花,稿纸,签到表,相机,电池,话筒胶带,铁钉等),在活动前对必须物品进行检查,以免再活动当天临时去买。
(3) 做好本部工作。分配责任倒水,签到,做会议记录的干事,如人手不够,可以从其他部调借。
(4) 确定每次例会通知到每一个人。
(5) 活动前期通知到每个会员参加活动,而且要调动会员的积极性。
(6) 要提醒部长和干事保管好发票,以供会后统一报帐。
(7) 会前与组织策划部协调好,注意会议流程的变动,以做应急,并为会议记录作准被。
(8) 完善请假制度,迟到和请假要说明原因,办公室备案,以作日后评比依据。
(9) 信息共享,各部门及时地把应该公布的信息公布,既可急中生智,也可查漏补缺。
二 活动当天
(1) 在布置会场时,我们应积极配合组织策划部的工作。
(2)在活动开始前一小时,准备好茶水、茶叶、茶杯、席卡以及会员签到表。负责签到的干事要开始准备签到,负责倒水的干事要在嘉宾入场后及时送上茶水,负责做会议记录的干事要提前找好位置,提前入座,准备记录。
(3) 在互动环节中,如有冷场我们要积极提问。
(4) 在活动开始后,如有需要,负责签到人可以负责维持会场秩序。
三 活动结束后
(1)首先做好会议记录的总结。简报须三份,一份在活动举办三天内送到院学生社团联合会,一份送到系里,一份办公室存档。简报和活动总结都有固定的模式,特别是署名,有严格的要求,不能出现丝毫的差错。(简报要做成电子档,配合好照片,交到团委)
(2) 把活动前期和活动中的所有的材料备份,以便以后查阅。
(3)实行会后报帐制度,每一笔帐都应有发票,以便系领导的查阅。在报销是要有报销人的签名。每一笔帐都要有备份,以便在学期末写财务报表是查阅。
(4) 请柬,海报,会议记录等都要注明嘉宾的职位,级别一定要弄清,切记出错。
(5) 会议简要内容,概要以电子形式交给网络技术部,上传充实网站。其他相关内容也要及时送交网络部。
(6) 任务分工协作,互相帮助。
(7) 学期末到团委报帐,须到国税局或地税局开正规发票。
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