档案三合一制度模板（通用3篇）

档案三合一制度模板 篇1

一、目的

为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。

二、适用范围

适用于公司档案资料的管理。

三、管理职能

（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。

（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：

1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；

2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；

3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；

4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；

5、建立档案检索索引；

6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；

7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；

8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；

9、遵守保密制度。

（三）各部门管理职责

1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；

2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；

3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。

四、资料归档管理

（一）归档资料范围

1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料；

2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；

3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；

4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；

5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；

6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；

7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；

8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；

9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；

10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；

11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；

12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；

13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；

14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；

15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料；

16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；

17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；

18、其他具有保存价值的资料。

（二）归档资料收集

1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；

人事档案由人事管理部门管理；

生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；

其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。

2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；

如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。

3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；

4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。

5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。

6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。

（三）资料归档要求

1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。

2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。

3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；

具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

（四）归档时间

1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。

3、报刊于次月初从各部门收回归档；

杂志、图书资料于次年二月收回存档。

4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。

（五）归档移交

1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。

2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。

3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

档案三合一制度模板 篇2

1、认真学习马列主义、毛泽东思想和专业知识，贯彻执行《档案法》及《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作的'各项规章制度。

2、负责本单位档案资料的收集、征集、分类、鉴定、整理、组卷、归档、编目、排列、上架、保管、借阅、销毁等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3、负责本单位各职能部门，下属单位档案工作监督指导，业务培训工作。

4、参加本单位基本建设项目工作的鉴定、验收工作的签字、盖章。

5、负责档案库房各项管理制度的落实。

6、每年按计划要求拟定两种以上编研材料，记录单位大事记、总结档案利用效果，积极提供利用档案、资料，为领导决策及各项工作提供优质服务。

档案三合一制度模板 篇3

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3.3平行文:信函，会议纪要。

4、文件格式

4.1发文统一使用以上文件类别之一。

4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

5、文号

5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

6、用印

6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

7、文件管理

7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的`，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。