公司档案管理规定（精选6篇）

公司档案管理规定 篇1

一、公司管理档案的范围及管理权限的划分

1、公司级档案管理范围，由公司专人管理并负责一切借阅、复印、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：

(1)公司设立、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料;

(2)业务来往方面的文件材料(含合同、对方资料、银企联系函件等);

(3)政府、项目批文、合同;

(4)上级机关发来的本公司有关的决定、决议、指示、命令、条列、规定、计划等文件资料;

(5)公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项文件流程、公司决定等);

(6)工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;

(7)公司月度、年中、年度工作计划;

(8)公司签订的各类合同;

(9)公司有效证件、印章;

(10)公司重要的会议材料、包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等;

(11)公司大事记及反映本公司重要活动的简报、相片、录像等;

(12)其他具有法律效益力及保护价值的文件。

(13)各项目相关资料分类存放。

2、档案管理范围，有指定专职文书管理。档案文件如下：

(1)报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表等;

(2)相关业务单位函件管理;

(3)公司媒体宣传资料;

二、公司档案管理准则

1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制，即坚持收集、管理文件材料的制度。由负责人主体档案的管理，并对档案管理工作进行督促和指导。设立专门档案柜，配备专人分管档案工作。

2、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的规范范围，收集管理本部门的文件材料。

3、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每极度末前应将归档文件材料归档完毕。

4、承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记。

三、档案管理、归档文件整理

1、部门以公司名义制作的规划规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、项目方案等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档、抄送综合办档案室存档。

2、归档时限

各部门专职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。

3、归档文件的整理

1) 归档材料必须时办理完毕的正式材料。

2) 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起。

3) 归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。

4) 不同年度的文件分开存放。

5) 合同按内分开，分别分为工程合同、设计合同、申元合同、申德合同。

四、档案的销毁

1、个人非经允许不得销毁公司档案资料。

2、对于多余、重复、过时和和无保存价值的或是盗了销毁期限的档案，由总经理批示后执行。

五、档案保管

1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;

2、保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防强光的工作，门窗应结实牢固。

3、随时对档案进行清理，清除不必要保存的材料;对破坏褪色的材料进行修补和复制。

公司档案管理规定 篇2

1、 总则

为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本规定。

2、 适用范围

归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价 值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。

3、 原则

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽 存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

4、文件材料的收集管理

坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

5、办公室收集

凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

6、主管部门收集

6.1 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

6.2 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

6.3 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。

7、各部门专(兼)职文书的职责

7.1 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

7.2 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份

前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

7.3 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

8、归档范围

8.1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

8.2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

8.3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

8.4 本公司的请示与上级机关的批复。

8.5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

8.6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

8.7 信访工作材料。

8.8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8.9 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

8.10 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

8.11 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

9、平时归卷

各部门者要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

10、案卷目录

各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

11、资料送交

公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

12、登记

专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

13、案卷质量

为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

案卷质量的基本要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

14、归档资料

归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。

15、档案检查

档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

16、本规定自布之日起施行。

公司档案管理规定 篇3

一、 目的

为规范公司档案资料管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同(包括劳动合同)、工程资料、业主/客户资料、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案资料管理员

公司的档案资料管理由总经理/副总经理指定档案资料管理员负责，各部门资料如各部门负责人指定档案资料管理员负责。

四、档案管理员的职责

1、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

2、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

3、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

4、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

5、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、 公司的归档资料实行“及时归档”及“年度归档”制度，即：日常工作时间公司来往文件/业主资料的归档及每年二月份为公司档案资料归档。

2、各主管部门负责人应积极配合与支持档案管理员各主管部门收集应该归档的原始资料。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以

上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用性实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类根据公司的实际情况及档案资料的查找实用性归档。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案资料的保存期限?

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：?

1、永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及 股东会纪 录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)工程资料及业主资料档案;(10)其他经核定须永久保存的文书。

2、20xx年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存20xx年的文书。

3、5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。 4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

七、档案的借阅

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材

料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准;借阅详细的业主资料档案必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准后借阅。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司总经理/副总经理批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理

员催还。需要长期借出的，须经公司总经理/副总经理批准。

5、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污

文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

7、会计档案由财务部自行保管。会计档案一律不准外借。内部调阅应经财

务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公

文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

八、档案的销毁

1、 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交副总经理审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。

4、 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档

案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理/副总经理指定专人监督销毁。

九、罚则

1、无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍

拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

2、公司各部门员工凡泄露公司档案资料，经核实情况属实，并无其他正当

理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。对涂改、拆散或未经公司领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

3、公司各部门员工不按借阅期限归还档案资料的，限期归还并责令其当事

人写出书面检查。

4、公司各部门员工遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，

经核实情况属实，并无其他正当理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。

十、本管理规定自公布之日起实施。

公司档案管理规定 篇4

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，同时监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2. 步骤：

A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B. 整理 根据分类和成立时间整理。

C. 分类 根据下述分类方法分类。

D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条 过程管理：

1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案;

2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案;

3. 涂改、伪造档案;

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者;

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于公司各子公司、各部门及各员工。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门负责人。

公司档案管理规定 篇5

第一章 总则

第一条 制定目的和内容：为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。

第二条 本制度适用的范围，为会计档案管理部门。

第三条 本制度由公司财务负责人行使监察权力。

第二章 会计档案管理要求

第一条 会计档案由以下部分组成：

(一)会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;

(二)会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿;

(三)会计报表：包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书;

(四)会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料;

(五)其它会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第二条 会计档案的管理

公司会计人员为负责本公司的会计档案工作，负责会计资料收集、整理、装订和管理，并设置专门的会计档案室，指定专人保管。

第三条 会计档案的整理

会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。

一、会计凭证的整理

(一) 每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。

(二) 每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，每本凭证订牢不松。

(三) 每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰。

(四) 装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。

二、会计账簿的整理

(一) 在会计年度终了后的次年2个月内，应对各种账册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目的编号顺序和日期先后排列整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改对是否划红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定

结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不断。

(二) 账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。

(三) 电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。

三、会计报表的整理、装订

(一) 在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。

(二) 各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。

(三) 分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，盖妥装订人员的骑缝名章。

四、其他会计资料的整理 平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。

第四条 会计档案的移交与保管

公司的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计人员保管一年，期满之后，各种会计档案移交给公司会计档案室，不得自行封包保存。采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计

档案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。

第五条会计档案保存要求：

一、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。

二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。

第六条 会计档案的保管年限

第七条 会计档案的查阅

由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定：

一、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅申请单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅;其中，机密级以上档案经会计总监或总经理签字同意后，方可调阅。

二、审计、财税部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公文，并由公司接待部门填写“会计档案查阅申请单”，申请单经公司会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查阅;其中，机密级以上档案的调阅，须经会计总监批准。

三、公安、检察、法院、工商等部门因对理相关案件需调阅会计档案时，应出具 正式公文或介绍信，经公司法务部门审核认可后填写“会计档案查阅申请单”， 经会计档案管理负责人签章同意后，方可查阅。查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。

四、外单位人员调阅档案，需由会计部门人员陪同，查阅完毕，应立即归还档案室。向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及会计负责人签字批准，会计档案原则上不得借出。

五、查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原因。

第八条 会计档案的鉴定和销毁

一、会计档案的鉴定。每年年初应由会计档案主管部门和公司稽核部门对上年度会计档案共同进行一次综合鉴定。对债权债务未结清的档案应抽出重新装订，直到债权债务了结后再作销毁。如果保管期限不一致但装订在一起的会计档案应在上述两部门的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。

二、会计档案的销毁。 经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案主管部门和稽核部门审核后按法定程序销毁。

三、撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。

四、会计档案销毁时，会计档案主管部门和稽核部门应派专人到现场监督整个销毁过程。

第三章 会计电算化要求内容

会计档案包括书面档案和磁盘档案，内容是所有的会计文件和会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。

第一条 书面会计档案管理

一、会计档案存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

二、打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

三、机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，

操作人员在打印输出的账页上签字盖章，会计主管签字盖章认可。

四、任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏凭证、账册、报表等书面档案。

第二条 会计电算化具体要求

一、现金收付业务和银行收付业务要做到当日业务当日清，做到日清月结。现金帐页和银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章， 装订成册，年终将现金和银行日记账按照顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

二、转账凭证的输入和保管，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，妥为保管。

四、科目汇总表、账簿打印时间。

(一)现金、银行日记账每月打印一次。

(二)银行余额调整表每月打印一次。

(三)总分类账和各种明细分类账每年打印一次。

(四)会计报表、计算表、分析表，按要求和时间打印。

第三条 电算化数据备份管理

一、必须经常进行会计核算数据的备份工作，避免意外和人为的错误造成数据丢失;发生会计数据丢失时，必须及时用备份数据进行恢复。

二、需要做备份的文件包括系统设置文件、科目代码文件、

期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

三、凭证及总分类账、明细分类账、报表等需要备份的数据视同会计资料按月备份，交会计档案保管员分别放置在不同的地方妥为保管。

四、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件和购买的商品化会计核算系统软件，以及上述软件的备份磁盘，必须作为会计档案保管。

五、必须加强会计档案的保密工作，任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘等。

看了

公司档案管理规定 篇6

一、目的

为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理制度。

二、管理职责

人力资源部人事档案管理职责：

1、 负责制订、修改和完善人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范;

2、 负责本制度在实施执行的具体指导和监督检查;

3、 负责公司全体员工人事档案管理工作;

三、人事档案内容

人事档案是全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

1、 履历材料(包括个人的简历资料);

2、 学历和评聘专业技术职务材料;

3、 奖励及处分材料;

4、 培训记录及外训协议材料;

5、 劳动合同、保密协议、录用、聘用、离职材料;

6、 身份证、毕业证复印件;

7、 照片一张;

8、 文件档案资料移交明细表。

四、人事档案编号

必须按照统一的编号(员工为：W，职员为：M)进行编号，档案按部门分类做标记方便查找。

(由其他部门转入的员工档案，仍按照其原来的员工编号进管理，并分类存档管理。)

五、人事档案的收集

1、 新进人员的人事档案必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理，

并交由人力资源部人事档案保存管理的人员统一归档。

① 前台文员：新员工报到后，收齐新入职员工的身份证件复印件、学历证、学位证及其他

相关资质证件、技术职称相关证件、健康证复印件、一寸照片、填写《员工入职登记表》后，统一装订，并在《员工入职登记表》下方写上员工编号、员工姓名、入职日期、转正日期，办理完后将以下档案交至招聘专员。

② 招聘专员：收到以上资料后，将《应聘人员面试登记表》(必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署)及相关部门试题统一装订后存档。

2、员工办理转正手续时

员工转正手续完成后，人事专员必须将《人事异动表》、《员工转正考核表》收集后归入该员工的人事档案袋内。

3、员工办理异动手续时

人力资源部门在完成员工异动手续三个工作日内，将员工异动手续资料存入该员工档案内，具体资料有：

1)《人事异动表》;

2)《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》《待办工作(事宜)移交明细表》

4、员工办理离职手续时

人事专员在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料存入该员工的档案并移出在职人员人事档案，存入离职档案内。

六、人事档案的借阅与移交

凡借用人事档案，原则上到人力资源源查阅即可，特殊情况必须填写《人事档案借阅申请表》，由人力资源部经理核实理由，方可借出，借出的档案必须在一天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

1、 借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失，严禁涂改、圈划、抽取、撤换和污损

档案资料;

2、 不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证，必须事先经人力资源部

经理审核同意;

3、 查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处;

4、 人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

七、其他规定

1、 凡是公司工作人员(正工员工、试用员工和临时员工)都必须建立档案;

2、 人事档案(电子档)一年输出两次纸本，并于每年的6月30与12月30将档案资料交

档案室存档;

3、 档案管理人员应具有良好的思相素养，在工作中须严格遵守保密制度;

4、 不得擅自处理或销毁档案资料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁(离职

人事档案保存五年，主管以上及特殊人员档案资料长期保留);

5、 人力资源部经理定期或不定期对人事档案管理工作进行检查与督导。

八、支持表格

《人事档案借阅申请表》

九、相关表格

《应聘人员面试登记表》

《员工入职登记表》

《人事异动表》

《员工转正考核表》

《文件档案资料移交明细表》

《物品资产移交明细表》

《客户资料移交明细表

其它：人力资源部对本规定拥有修订权和最终解释权。

人力资源部

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