写感谢信需要注意哪些事项
感谢信是各级机关、企业事业单位、社会团体和个人,对帮助、支持过自己的单位或个人表示感谢的信函。感谢信是机关常用事务文书的一种,也是个人常用的一种应用文书。通常在需要表示谢意的事件完成之后,或在新年、春节等年度转换的时候,写给对方。
从感谢信的定义可以看出,感谢信的送出方和受予方可以是单位也可以是个人。一般情况下,单位送给单位、个人送给单位的感谢信居多,单位和个人感谢个人的感谢信,多数也送给被感谢者的单位或单位领导。因为写感谢信的目的,除了表示不忘对方的关心与帮助,肯定对方的事迹和风格,表达自己的感激心情和谢意之外,还在于要弘扬这种精神,对其他人起到示范和引导作用。
感谢信有两大突出特点:一是真实性;二是感召性。
感谢信的内容要真实,表现在两个方面:一是感谢的对象要真实,如果是感谢单位,要写清楚具体的单位名称,做到准确无误。如果是感谢个人,要写清楚本人的单位、职务或所在岗位,越具体越好。二是叙述的事情要真实,时间、地点、经过、结果等。对事情的描述要清楚、简练、精当,避免夸大或缩小。
感谢信要写得具有强烈的感召性。既是感谢信,首先要表达的就是感激之情,因此通篇的语言要情真意切,充分表达内心的感受,恰当的使用赞美之词,要使被感谢一方从中受到鼓舞和鞭策,感谢一方从中受到教育和激励,对其他人也有一定的感染力和号召力。
感谢信的标题大致分为三种:
一是以文种作标题,如“感谢信”,首行居中书写,适当放大字号。
二是用公文式标题,发文机关+事由+文种,如“远大公司对翔远美工室协助布展的感谢信”。首行居中,注意断文准确。
三是用双标题——正标题和副标题,正标题可以生动形象一些,副标题是给某单位的感谢信。
称谓最好用全称,以表示给予对方的尊重,顶格书写在标题下一行。称谓前可加修饰语,如“尊敬的”等。
正文在称谓下一行,空两格书写。内容主要是简要回顾对方的事迹,向对方表示赞美和学习,表达感谢之情等。正文的结尾要写上致敬语,一般情况下用“此致敬礼”。
落款和成文时期与其它文书相同。
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